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Dojoコラム

業務マニュアルの作成は「エクセル」と「ワード」どっちが良い?

企業が業務効率化を図る上で、業務マニュアルの作成は重要な仕事です。業務マニュアルの作成ツールにはさまざまな種類がありますが、一般的には「エクセル」か「ワード」が活用される場合が多いです。しかし、自社にとってどちらがより効果的なのか判断するためには、両者の違いを理解しなければなりません。代表的な特徴としては以下があります。

・ワードが向いている場合:文章中心で印刷する可能性があるもの
・エクセルが向いている場合:図形やグラフを用いて、複数のデータを管理するもの

そこで本記事では、業務マニュアル作成における両者のメリット・デメリットについて解説します。

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マニュアル作成の流れと分かりやすいマニュアル作りのコツ

マニュアルとは、業務に関する情報を網羅的に記載した文書のことです。業務を行う手順、規則、経営方針・理念などが記されており、企業が業務改善を図る上で重要です。

本記事では、組織のマネージャーや教育担当者の方に向けて、マニュアルを作成するメリット、作成の手順、分かりやすいマニュアルにするポイントなどを解説します。業務品質のばらつきや新人の教育コストなどに悩まれている場合は、ぜひご確認ください。

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マニュアル作成に重要な構成(目次)の作り方と作成のポイント

分かりやすいマニュアルを作るためには、あらかじめ目次や構成を考えることが重要です。最初に骨組みとなる部分を作ってから本文を執筆することで、ユーザーが必要な情報を見つけやすい「検索性の高いマニュアル」になります。この順序を守らずに作成した場合、マニュアルの品質が下がるだけでなく、作成に必要な工数も増えてしまいます。

そこで本記事では、マニュアル作成における目次や構成の重要性、具体的な作成方法、注意点などを解説します。業務効率化・業務改善を検討している組織のマネージャーの方などは、ぜひご確認ください。

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マニュアル作りが上手い人の特徴は?作成のポイントや便利なツール

効率的に仕事を行う上で「業務マニュアル」の作成と活用は非常に重要なポイントです。業務マニュアルを作成することで、新人教育の効率化や業務効率の向上、作業品質の確保などのメリットが期待できるからです。一方で、作り方のノウハウがなければ簡単には完成しません。

そこで本記事では、マニュアル作りが上手い人の特徴、意識すべきポイントとコツ、作成前の事前準備などを解説します。マニュアル作成の工数を削減できる便利なツールもご紹介するので、マニュアル作成を検討中の管理者・研修担当者などは、ぜひご確認ください。

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マニュアルを作成するときの参考例|サンプルと便利なツール

業務マニュアルを作成すれば、従業員の業務標準化が期待できるだけでなく、新入社員の教育コスト削減にもつながります。属人化の解消や業務改善を図ることも可能であり、マニュアル作成のメリットは非常に大きいといえるでしょう。

そこで本記事では、良いマニュアルの特徴、具体的な作成手順の例、効率的にマニュアル作成できるツールを解説します。マニュアル作成のノウハウがなく悩んでいる方や、作成の手間を減らしたい方は、ぜひご確認ください。

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操作マニュアルとは?制作する目的やわかりやすいマニュアルの作り方

業種に関わりなく、業務効率の向上は喫緊の課題です。施策はさまざまですが、1つの方法は業務の属人化を避けて「仕組み化」することです。その目的を実現するために効果的なのは、操作マニュアルの作成といえるでしょう。
ここでは操作マニュアルの意味や目的、操作マニュアルを作成する方法のほか、作成する際の負担を減らすポイントについて説明します。これまでもマニュアルを作成してきたものの、なかなかコストに見合った効果が見られていないと感じる担当者の方はぜひお役立てください。

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マニュアルの目次の役割やメリットとは?作成時のポイント

業務マニュアルや手順書の作成において、中身の説明はもちろん「目次」もマニュアルの品質を決める重要なポイントです。実は目次には、ユーザーの疑問を解決する情報が記載されているか、業務フローや機器の操作手順が理解できるか、判断する大切な役割があります。

文字のスタイルや書式の統一も重要ですが、まずは目次構成から整理して作成することで、ユーザーにとって活用する価値があるマニュアルとなります。マニュアルの見出しの作り方とコツについて理解し、ぜひ実践してみてください。

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運用マニュアルとは?意義や目的と作成の負担を軽減できるツール

運用マニュアルを作成する際、各業務や工程の説明をひたすら記載するのみでは、ユーザーが抱えているトラブルや疑問解決につながりにくくなります。運用マニュアルは、ユーザーにとって検索性が高く、かつ参照することで業務やシステムの全体像がつかめる内容であることが重要です。

そのためには作成者自身も対象の業務やシステムについて、ユーザー目線で理解する必要があります。運用マニュアルの概要と目的、具体的に、ユーザー目線に立つコツや作成ルールについて見ていきましょう。

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マニュアルとは?手順書との違いや役割、作成の流れとポイント

会社の業務改善を実現するには、業務のマニュアル化が重要です。ミスの発生を防止するほか社員個人の業務負担を軽減し、業務品質の安定を図るためです。一方、既存のマニュアルが形骸化して、現場で機能していない会社も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、マニュアルの意味と作成することによるメリット、具体的な作成方法について解説します。効率的なマニュアル作成を支援するツールも紹介しますので、業務効率化や教育コスト削減を検討している方は、ぜひご確認ください。

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