業務改善の施策に取り組んだら、まずは成果をあげることが一つのゴールとなります。改善にともない一定の効果が見られたら、その後は業務改善の詳細を文書にまとめて、社内外へ報告する段階に入ります。そこで作成するのが「業務改善報告書」です。本記事では、業務改善報告書の書き方のコツを解説します。記載例付きテンプレートや、文書作成のポイントまでご紹介するため、報告書の作成時にぜひ参考にしてみてください。
1.業務改善報告書とは
業務改善の施策で得られた成果は、報告書の形式をもって会社やステークホルダーへ知らせる必要があります。初めに、業務改善報告書に関する基礎知識をお伝えします。従業員が報告書を作成する目的について、改めて確認してみましょう。
1-1.業務改善報告書の概要
「業務改善報告書」とは、業務改善への取り組み結果を報告する書類のことです。業務改善の施策における成果を報告する際に、責任者が作成します。書類を作成するタイミングは、主に業務改善の取り組みの完了時や、中間報告時などです。
1-2.業務改善報告書を作成する目的
社内用の業務改善報告書は、結果を報告し組織で成果を共有する目的で作成します。ノウハウを蓄積し、さらなる改善を目指す上で、報告書を役立てられるでしょう。その一方で、社外用の報告書は、顧客や提携先、公的機関へ改善結果の報告のために作成するのが一般的です。
2.業務改善報告書の書き方と記載例
ここでは、業務改善報告書の書き方と、具体的な記載例をご紹介します。業務改善報告書は、社内外の多くの人から読まれる可能性がある報告書です。そのため、読み手の視点で文章をチェックしながら、わかりやすく簡潔な内容を意識して作成しましょう。
2-1.業務改善報告書の書き方
業務改善報告書は、一般的にMicrosoft Wordのようなビジネス用の文書作成ソフトを使用して作成します。文書の修正や保存がスムーズにできるのはもちろん、手書きよりも読みやすいフォーマットで効率的に作成できるため、ぜひツールを活用しましょう。
報告書の主な記載項目は「業務改善の背景と目的」「実施内容」「実施前後の状況」「結果」「考察と展望」などです。社外用の報告書の場合は、ステークホルダーへの謝罪を表明するために文書を作成するケースもあるでしょう。その際、上記に加えて文頭や文末に謝罪の気持ちを伝える文章を含めるのがポイントです。なお、社外用の報告書では、組織内の問題や課題について、必要以上に言及することがないよう留意しましょう。社外秘に該当する情報が含まれる可能性があるため、公表可能な情報を見極めることが大切です。
2-2.業務改善報告書のテンプレートと記載例
以下は、社内用の業務改善報告書の記載事例です。業務改善の取り組みの詳細を、事実に即して具体的に記載しましょう。特に、改善方法や改善点のような重要な部分は、上司が現状を的確に把握できるよう、内容を充実させることが大切です。
日付:[○○年○○月○○日]
報告者:[山田○太郎]
提出先:[○○部○○課○○部長]
タイトル:業務改善報告書
1.改善の背景と目的
当社の営業部門では、顧客管理に関する問題が発生していました。顧客データが複数の担当者によって管理されていたことから、情報共有の効率が悪化して、組織内の連携に課題が生じていました。また、登録情報に重複や欠落が生じ、データの正確性に懸念が生じていました。この問題を解決するために、顧客管理システムの導入を行いました。
2.改善策の実施内容
顧客情報を一元管理する目的で、下記の顧客管理システムを導入しました。
・システム名：○○○○○○○○
・システムの概要：○○○○○○○○
3.改善前後の状況
・改善前
複数の担当者が顧客データを個別に保管している状態だった。顧客情報の共有不足が原因でサポート対応が遅れ、顧客からのクレームが複数回にわたり発生していた。また、顧客データの内容に誤りが含まれていたため、正確な顧客対応を実施する上で支障をきたしていた。
・改善後
顧客管理システムを導入したことで、社内の顧客データを一元管理できるようになった。最新の顧客情報がリアルタイムで反映され、連携強化によりサポート品質が向上した。また、システムに搭載されたチェック機能を活用して、データの重複や欠落を防止できるようになった。顧客対応後の報告がシステム上で自動化され、担当者の作業負担が軽減された。
4.改善の成果
顧客管理システムの導入により、サポート対応のスピードと正確性が向上し、顧客からのクレームが◯％から◯%まで減少しました。また、事務作業の効率化にともない担当者の負担が軽減されて、営業部門内の残業時間が週◯時間から週◯時間まで削減されました。
5.考察と展望
今回の業務改善により、顧客管理に関する多くの問題を解決できました。顧客データの管理体制を整備し、サポート品質が高まったことで、顧客満足度の向上にも寄与したと考えられます。また、システムの機能を活用することで、業務効率化やヒューマンエラーの防止などの効果も見られました。同様に、下記の業務プロセスの問題点についても、業務システムの導入で改善できる見込みがあります。
・会議資料の作成で残業が発生している
・交通費精算の金額誤りによる差し戻しが多発している
今後もシステムの運用を継続し、さらなる業務効率化を図ってまいります。
3.業務改善報告書を作成するときのポイント
最後に、業務改善報告書を作成する際のポイントや注意点を解説します。報告書はビジネス文書であるため、完成後は内容の見直しを行い、提出前に改めてチェックしてみましょう。
3-1.具体的な内容を記載する
報告書を作成する際は、まず文頭で目的を明確に示した上で、目的に沿って全体の構成を考えます。冗長な説明は避けて、必要な情報だけを簡潔に伝えることが大切です。主観的な表現は避け、実施した改善策や成果などの事実を、具体的かつ正確に記載しましょう。その際、客観的に記述することで説得力が増し、読み手に信頼感を与えやすくなります。数値データや図表を用いてわかりやすく伝えましょう。
3-2.適切な表現方法をする
報告書での言葉遣いは、提出先に応じて適切な表現を選択しましょう。自社の社員が読む社内用の報告書と、外部のあらゆる人が読む可能性がある社外用の報告書では、読み手の立場が大きく異なります。例えば、社外用の報告書を書く場合、仕事の専門用語や略語のような、一般的に多くの読み手が理解しにくい表現は使用しないなどの配慮が求められます。
3-3.社内で共有を行う
社内用の報告書を作成した後は、全社的に情報を共有するのが望ましいでしょう。全従業員に取り組みの内容を周知して、業務改善を実現する重要性への理解を得られると理想的です。社内にノウハウやナレッジが広まることで、新たなアイデアや改善案の創出につながる可能性があります。こうしたメリットを踏まえて、業務改善の事例は社内で広く共有するようおすすめします。
4.業務改善の成果は報告書で社内外へ共有しましょう
ここまで、業務改善報告書の書き方について解説しました。業務改善の施策に取り組んだ成果は、報告書の形式で社内外へ知らせます。社内にノウハウやナレッジが広まると、さらなる改善が期待できるのがメリットです。報告書に情報を記載するときは、内容に具体性や客観性を持たせ、読み手の立場を考慮して表現方法を調整することがポイントです。ご紹介した報告書の書き方や記載例を参考に、業務改善の成果をわかりやすくまとめましょう。
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