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業務効率化の基礎知識まとめ|役立つフレームワークやツールを紹介

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現代の日本が抱える問題の一つが「少子高齢化による労働力人口の減少」です。慢性的に人手不足・労働力不足であるという企業は珍しくありません。この現状を打開するために、業務効率化を課題としている企業の経営者や管理部門の方も多いでしょう。

業務効率化の実行には、生産性向上やコスト削減など、さまざまなメリットがあります。効率化を成功させるには、どのような手法を取り入れたら良いのでしょうか。自社に合う方法を探して実践してみましょう。この記事では、業務効率化の基礎知識や役立つフレームワーク、実践時のポイントなどを解説します。具体的なアイデアやおすすめのツールなどもご紹介するため、ぜひ参考にしてみてください。

1.業務効率化に関する基礎知識

業務効率化イメージ
業務効率化とはどういった意味を持つ言葉なのでしょうか。ここでは、業務効率化の基礎知識や、類似の言葉である「業務改善」との違いについて解説します。

1-1.業務効率化とは?

「業務効率化」とは、現在行われている業務から「ムリ」「ムダ」「ムラ」を可能な限り排除し、より一層効率よく業務を行うための取り組みです。それでは、ムリ・ムダ・ムラとは具体的にどのようなことを指しているのでしょうか。いくつか事例を紹介します。

【業務におけるムリ・ムダ・ムラの具体例】

ムリ ・仕事量が膨大で従業員1人あたりの負荷が大き過ぎる
・スケジュールが過密でかなりの残業をしなければ業務をこなせない
ムダ ・業務に取り組むまで腰が重く、必要以上に時間がかかってしまう
・形式的な業務や省略可能な業務など、本来必要ない業務に時間を割いている
ムラ ・特定の人物やチームにのみ負荷がかかる業務が多い
・年間で業務の量に波があり、閑散期と繁忙期の業務量差が激しい
会社の業績を上げるためには、限られた時間・資金・人材を有効に活用し、コストを抑えつつスピーディに成果を出す必要があります。しかし、事例に挙げたようなムリ・ムダ・ムラが多く存在している企業では、時間的・経済的・人的コストが多くかかるため、業績アップの実現は難しいでしょう。生産性を高めて業績を向上させるためにも、既存の業務を見直した上で業務効率化を進めることをおすすめします。

1-2.業務改善との違い

「業務改善」は業務効率化と同じ意味で使われやすい言葉ですが、厳密には異なります。業務改善とは、業務上の課題や問題を発見して解決し、業務フローを改善していくことです。

業務効率化も業務改善も、最終的な目標は利益の向上であるといえます。ただし、利益向上へ至るために必要な業務効率化の実現には、業務改善が必要となります。業務改善はあくまでも業務効率化という「目的」を達成するための「手段」です。両者はよく似ていますが、「目的」と「手段」に分けられる点が大きな違いといえます。

関連記事:業務改善のアイデア5選|アイデア出しのポイントと実践時の注意点

2.業務効率化を行うメリット

本格的に業務効率化を進めるためには、既存の業務をすべて洗い出して整理し、マニュアルを作成したりITツールを導入したりするなど意外と手間がかかります。しかし、業務の効率化を適切に進めることができれば、取り組みの際にかかった手間を十分にカバーできるほどのメリットを享受することが可能です。

また、業務効率化の恩恵は会社側のみが受けるものではありません。従業員一人ひとりにも大きなメリットがあります。業績アップにすぐにつながるものではないものの、将来的には企業の利益となり、成果は従業員に還元することが可能です。

業務効率化を図ることで得られるメリットには、どのようなものがあるのでしょうか。ここでは、業務効率化によって得られる4つのメリットについて解説します。

2-1.コスト削減

会社で行われているすべての業務には何らかのコストがかかっています。必ず行うべき業務や行ったほうが良い業務に関しては、リソースを割くことが重要です。しかし、ムダな業務にかかるコストは、削減しなければ業績を下げることにつながります。

書類の作成を例に挙げ、考えてみましょう。書類を作成する従業員にかかる人件費や、書類作成にかかる紙代やインク代、光熱費などの金銭的コストだけではなく、労働時間や従業員の労力もかかっています。

本来であれば行わなくても良い業務が業務効率化によりわかることで、ムダなコストを支払わずに済み、ほかの事業へリソースを回すことが可能です。コストを削減して業績アップを図れるということは、業務効率化の大きなメリットの一つといえます。

2-2.生産性向上

生産性の向上が期待できることは、業務効率化を進めるメリットの一つとして挙げられます。業務効率化とは、既存業務のムダを省いたりムリやムラを改善したりすることで、業務にかかる時間や費用を最小限に抑えることです。一方、生産性の向上は、可能な限り少ない労働力やコストで、大きな成果を上げることを意味します。

業務効率化と生産性を上げることは、イコールの関係ではありません。しかし、業務効率化を進めてムダの排除を続けることで、結果的に生産性の向上にもつながります。生産性を上げて業績をアップさせたいと考えている方は、ぜひ業務効率化に取り組みましょう。

2-3.ルーチン化によるミス低減

業務効率化と聞くと、無駄な業務を削減することに目が行きがちです。しかし、必要な業務をよりシンプルに進められるよう、環境を整えるという側面があることを忘れてはなりません。

業務効率化のために行うマニュアル作成やワークフロー制定などのルーチン化には、業務をスピーディに遂行できる以外にも、ミスを減らせるというメリットがあります。
ミスを低減できるということは、リカバリーにかかるコストや従業員の負担を減らせるということです。また、ミスの低減により、顧客からのクレームや信用の低下といったリスクを減らすことにもつながります。

2-4.従業員のモチベーション向上

業務の効率化によってムダな業務を削減し、業務にかかる時間や手間を減らすことができれば、従業員の残業や休日出勤を減らせます。そうすれば、人件費や光熱費といったコストを削減することが可能です。

一方で、従業員にとっては時間外労働の削減により、ワークライフバランスの実現が可能となります。また、ムダな業務にかかっていたコストの一部を社内環境の整備や福利厚生に活用すれば、従業員の仕事に対するモチベーションが向上し従業員の満足度も高まるでしょう。業務効率化の実施によって、従業員が気持ち良く業務に取り組む環境が整うことで、将来的には業績アップや企業の利益にもつながります。

3.業務効率化の取り組みに活用できるフレームワーク

PDCAイメージ
以下では、業務効率化に効果的とされるおすすめのフレームワークをご紹介します。フレームワークを活用して社内のムリ・ムダ・ムラを見つけ、改善策を考えていきましょう。

3-1.BPMN

BPMNとは「Business Process Model Notation」の略で、「ビジネスプロセスモデリング表記法」とも呼ばれます。業務の開始から終了までのステップなど、業務フローを図式化する方法です。

図式化することによって、長い工程や複雑な作業なども全体像を可視化することができます。部門をまたいだ業務のように、連携が必要な業務の見える化にも有効です。適切な図式化を実現できれば、業務フローの課題発見・解決を見込めます。業務の改善や効率化、最適化を図れるでしょう。

また、BPMNは決められた表記法があり、誰が見てもわかりやすい図式を作成できることも特徴です。社内での情報共有の際にも役立つでしょう。

3-2.PDCAサイクル

PDCAサイクルとは、Plan「計画」・Do「実行」・Check「評価」・Action「改善」を繰り返しながら業務効率化を図る方法です。Plan・Do・Check・Actionの頭文字を取りPDCAサイクルと呼ばれています。特に中長期的に取り組みたい施策では、PDCAサイクルを意識しておくことがおすすめです。一連のステップを繰り返すことで継続的な改善が期待できるでしょう。
PDCAを実施する場合、しっかりと目標を定めておくことが重要です。最初の軸となる「Plan」を具体的に決めておきましょう。はっきりとした目標があれば、定期的な効果検証を行った際にも進捗を把握でき、改善点を見極めやすくなるはずです。

3-3.KPT

KPTとは、Keep「成果が出ていて継続すること」・Problem「改善するべき問題点」・Try「改善策や挑戦したいこと」の3つの要素をもとに業務効率化をする方法です。Keep・Problem・Tryの頭文字を取りKPTと呼ばれています。業務プロセスやプロジェクトなどを振り返り、継続すること・改善するべき問題点・改善策を検討し、次の業務フローの成功へつなげることが特徴です。

KPTは定期的に、何度も繰り返すことで徐々に業務の効率化が見込める方法とされます。チームメンバーで意見交換しながら良かったことや改善点などを抽出し、次に実践すべきことを定めていきます。

4.業務効率化のアイデア例

業務効率化を図るときは上記のようなフレームワークを活用しながら、業務マニュアル作成や優先度の決定なども行うことがおすすめです。必要に応じて専用ツールやシステム、外部業者なども利用しましょう。ここでは、業務効率化に役立つ主なアイデア例をご紹介します。

4-1.業務マニュアルを作成する

業務効率化を実現するためにおすすめできる方法の一つが業務マニュアルの作成です。マニュアルがあれば教育の人員や手間、時間を省くことができ、業務効率の向上へつなげられます。

業務マニュアルは、従業員へ新しい仕事を任せるときに有効活用できます。例えば、新人の従業員に仕事を教える際も、わかりやすいマニュアルがあれば、教育係を付きっきりで配置せずに済みます。マニュアルがなければ新人従業員もメモを取る手間や時間がかかりますが、そういった作業も減らせるでしょう。

業務でわからないことがあった場合にほかの従業員に質問をせず、マニュアルで確認できる点もメリットです。質問する側・される側が業務の手を止めずに済むため、作業効率の低下を防げるでしょう。

ただ、わかりやすいマニュアルの作成はコツが必要で、担当者の労力も時間も求められます。マニュアル作成作業を効率化するなら専用ツールを活用しましょう。その際は、自動マニュアル作成ツール『Dojo』がおすすめです。累計3,000社以上の導入実績があるDojoは、慣れない方でも手軽に高品質なマニュアルを作れるツールです。豊富なテンプレートや素材を利用可能で、操作内容やキャプチャは自動で取得・編集できます。ぜひお気軽に無料トライアルをお試しください。

参考サイト:https://tepss.com/dojo/

4-2.期日を踏まえて業務の優先度を決める

締め切りから逆算し、業務の優先順位を決めて、優先度の高い業務から処理すると業務のムリ・ムラ・ムダを省きやすいといわれています。例えば、優先度の低いものは時間に余裕のある人にお願いする、時間に余裕のあるときに行うなどの対処をすることもできます。限られた業務時間の中で、適切なタイミングで業務を完了できるようになるでしょう。期限内に業務が終わらない事態を回避することも可能です。

また、日によって業務量に違いがある場合、優先度順に着手することで日ごとの繁閑の差を軽減できることもメリットです。「作業すべきことが多いため残業したものの、翌日は手を持て余してしまった」といった無駄な時間も削減できるでしょう。

4-3.一部の業務をアウトソーシングする

社内リソースの確保が難しい場合、特定の業務をアウトソーシングすることで業務効率を高められることがあります。例えば、ノンコア業務は外部の人材へ委託して、自社の従業員はコア業務に注力することが可能になります。自社内にノウハウが蓄積されていない専門的な業務をアウトソーシングすることでも効率化を図りやすいでしょう。アウトソーシングには費用がかかりますが、業務効率改善によって削減が見込めるコストと照らし合わせ、メリットが大きい場合は導入することがおすすめです。

5.業務効率化に活用できるシステム・ツール

自社に合った方法で業務を効率化することには、コストカットや生産性アップ、従業員のモチベーション向上などさまざまなメリットがあります。メリットが多く存在するため、業務効率化の推進を具体的に考え始めている方もいるのではないでしょうか。

業務効率化を本格的に進める場合、ITを活用したシステムやツールを活用することがおすすめです。ここでは、業務効率化で導入すべきシステムやツールを3つ紹介します。業務効率化を進める際には、ぜひ検討してください。

5-1.RPA

データ処理や定型作業など、デスクワークの中には人間の思考力や創造力を必要としない業務があります。このような業務は、RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)というシステムで自動化することがおすすめです。

RPAとは、プログラムや人工知能によって、人間が行っている業務を自動化することです。RPAは請求書の作成業務や大量のデータ入力など、作業量が多く単調な業務と親和性が高いとされています。RPAを利用することで、人力で進めるよりも短時間で処理することが可能です。

また、人間は長時間同じような作業を行っていると集中力が低下し、作業スピードが落ちたりミスが多くなったりするおそれがあります。一方、RPAは機械上のシステムであるため、24時間365日一定の能率で仕事をこなすことが可能です。

このように、単調な定型業務などをRPAに対応させて自動化することで、業務スピードが上がります。さらに、従業員はよりクリエイティブな業務に時間を使い、本来の能力を発揮できるようになるでしょう。

5-2.クラウドストレージ

クラウドストレージとは、インターネット上にある保存領域のことを指します。クラウド上に保存することで、会社だけではなく外出先や海外などインターネットが接続できる場所であれば、どこからでもファイルにアクセスすることが可能です。パソコンだけではなくスマホ・タブレットからもアクセスできるというメリットもあります。

業務に使用するデータファイルを各従業員のパソコンや会社のサーバーに、保存している企業が多い傾向です。社内でのデータ保存にはセキュリティ性が高いなどのメリットがありますが、「担当者しか閲覧・編集できない」「社外からアクセスできない」といったデメリットもあります。

既存業務の中には、多くの従業員が関わっている業務や外出先でも行えた方が良い業務もあるでしょう。複数の従業員が場所を問わず作業を進められる環境が欲しい企業は、クラウドストレージの利用を視野に入れてみてはいかがでしょうか。

5-3.ナビゲーションツール

業務効率化を達成するため、各課題に応じてさまざまなシステムやツールを導入することで解決を図ることが多いでしょう。しかしながら、システムやツールというのは導入したら終わりではありません。導入後、きちんと運用を定着させるには、従業員が正しく使いこなせるようになる必要があります。そのためには、事前にマニュアル作成や業務管理、従業員教育、サポート対応の体制構築など、導入前後でやるべきことは多く、それだけトータルの運用コストがかさみます。

運用コストを抑えて業務効率化の施策を推進したい場合は、ナビゲーションツールの活用がおすすめです。
ナビゲーションツールとは、システムの実画面上に操作手順や注意事項を直接ガイドすることができるツールを指します。目的に応じて、操作しながら次の操作手順を確認することができるので、従来のようにマニュアルは必要としません。ナビゲーションツールを導入することで、マニュアルだけではなく従業員への教育・サポートが不要であるため、コストを大幅に抑えられます。

ナビゲーションツールの「Dojoナビ(ドージョーナビ)」は、現在多くの企業で業務効率化のために採用されている自動マニュアル作成ソフト「Dojo」が進化した新たなサービスです。ユーザーのわかりやすさを最優先し、業務内容をリアルタイムでサポートします。運用コストを抑えつつ、業務効率化を目指す方は、Dojoナビの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

6.業務効率化を進める際に押さえるべきポイント

大企業・中小企業といった企業規模にかかわらず、自社の業績をアップさせるためには、業務効率化を進めることが必要不可欠です。しかし、業務効率化の導入目的が明確になっていなかったり、会社に合わない方法が採用されていたりすると、かえってコストや手間がかかってしまうことになりかねません。

ここでは、業務効率化を行う際に気を付けたいポイントや参考にしたいアイデア、業務効率化の進め方について解説します。業務効率化を成功させるために、押さえるべきコツや業務改革の手順をしっかりと把握しておきましょう。

6-1.業務の見える化を進めムダやまとめるべき部分を明確にする

既存の業務におけるムリ・ムラの改善やムダの削減を行い、業務効率化を進めるためには、業務の棚卸しを行う必要があります。規模の大きな業務から小さなタスクまで、現在会社で行われているすべての業務を洗い出し、「業務の見える化」を進めましょう。

現在オフィスで行われている業務について細かなものまで拾い出すことができたら、次にそれぞれの業務について優先順位を付け、「ムダがないかどうか」を検討します。

例えば「週1回の定例会議」という業務が行われている場合について、考えてみましょう。定期的に従業員同士で時間をとって話し合う必要がある場合は別ですが、定例会議が必要ではない会社もあります。議論すべき事柄が発生した際に、必要な人員で短時間のミーティングを行えば解決できるということも珍しくないでしょう。

大人数で行う社内会議の頻度を下げれば、会議に使っていた時間を削減できます。さらに上司とのスケジュール調整、会議室の予約、会議資料の作成といった準備時間をほかの業務に充てることもできるため、大幅な生産性の向上を期待できます。

また、「まとめられそうな業務がないか」を考えることも大切です。例えば、部署をまたいで似たような業務を行う従業員がいる場合、特定の従業員に負担が偏り過ぎない程度にまとめることで、ほかの従業員が別の業務を行えます。

ワークフローを制定して業務の流れを決めたり、業務におけるタスクを適切に管理したりすることも、業務を滞りなく進めるために重要なポイントです。このようにして、業務内容を明確にすることは後述するマニュアル作成にも役立つため、必ず押さえておきましょう。

6-2.マニュアル作成で業務クオリティを均一にする

業務効率化のためには、業務の見える化によって整理された業務ワークフローやタスクをもとに、業務の進め方や規則などをまとめて「マニュアル化」することが大切です。マニュアルを作成することで、新入社員の教育に割く時間を短縮できる上、商品やサービスの質を保てるようになります。

特に製造業務や接客業務など、業務を行う全員が統一された手順で行わなければ商品やサービスの質に影響が出るような場合に、マニュアルが必要不可欠です。各個人のやり方で商品やサービスのクオリティが異なっていては、会社の信用にも影響を及ぼすおそれがあります。マニュアルによる品質の均一化は業務効率化だけに留まらず、企業の利益にもつながるため、きちんと作成しておくことが重要です。

マニュアルを作成する際は知識の列挙を避け、マニュアルを読む人がすぐに理解できるような言葉遣いでわかりやすく書くことがポイントとなります。マニュアル作成者はイラストやグラフ、表、箇条書きなどを活用し、誰でも読みやすく理解しやすいマニュアルを作ることを心がけましょう。

マニュアル作成の時間を確保することが難しい場合は、マニュアル自動作成ソフトを活用することがおすすめです。さまざまなツールを活用しながら、マニュアルを整備しましょう。

6-3.業務の自動化のためITツールを導入する

企業活動の中には、フォーマットが決まっている書類の作成やデータベースからの情報収集、スケジュール管理など、人間の創造力をそれほど必要としない雑務も多々あります。このような事務作業の多くは、ITツールの導入によって自動化することが可能です。

単純作業はITツールに任せて自動化すれば、人間の能力が不可欠でクリエイティブな仕事に集中できます。業務を効率よく進められるだけではなく、新たなビジネスチャンスを生むことにもつながるでしょう。

自動化できる業務は会社や部署によって異なるため、一概にどのツールを導入するべきかは断言できません。しかし近年はITツールが発達し、開発会社も増えてきたため、それぞれの会社や部署に適したITツールを導入しやすくなっています。自社の業務内容を確認し、適切なITツールを選びましょう。

6-4.業務内容だけでなく従業員のことも考慮する

業務効率化を進める際には、業務の内容だけではなく従業員の職場環境や、業務との相性を考慮することが重要です。業務効率化を進める中で「業務をどのようにしてまとめると従業員が働きやすいか」「従業員の得意分野を最大限活かすにはどうすれば良いか」などを常に考えましょう。

また、業務効率化は会社の業績を上げるためだけに行うものではなく、従業員のモチベーションを上げる目的があることも念頭に置く必要があります。業務効率化によって新たに生まれた時間や資金で新しい仕事に取り組むことは大切ですが、残業や休日出勤を減らし、プライベートを充実させることも重要です。

既存の業務にかかっていたムダなコストを福利厚生に充てることも良いアイデアといえます。従業員の仕事満足度やワークライフバランスの向上を意識することで、従業員がより働きやすい労働環境を構築すれば、自社の将来的な利益につなげられるはずです。経営者や管理部門といった立場だけで物事を考えず、一従業員の目線で業務効率化について取り組みましょう。

7.業務効率化を実現するためにマニュアルを有効活用しましょう

業務効率化の基礎知識やメリット、おすすめのワークフローやアイデアなどをご紹介しました。業務効率化は既存の業務からムダな業務を削減し、業務のムラやムリなことを改善する取り組みです。コスト削減や生産性向上のほか、従業員の満足度が向上する効果も期待できます。

業務効率化は企業にとって重要度の高い取り組みの一つといえます。会社の成長のために、効果的な施策を打ち出していきましょう。

また、業務効率化を叶えるためには、業務マニュアルの作成やナビゲーションツールの導入などを検討することもおすすめです。ぜひ「Dojo」シリーズを業務効率化にご活用ください。

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