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【例文付き】正しいビジネス文書の書き方|基本ルールや心得、ミスを防ぐためのポイント

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社内外へ向けて発信するビジネス文書は、基本的なルールを押さえながら相手に伝わりやすい文章を書くことが大切です。そのときの状況や読み手の立場など、さまざまな点に配慮しながら適切な内容を見極める必要もあります。ビジネスマナーに即した文書を作成しましょう。

今回は、ビジネス文書の種類や基本の書き方、覚えておきたいルール、ミスを予防するためのポイントなどをご紹介します。ビジネス文書の作成にお悩みの方は、ぜひ参考にご覧ください。

1.ビジネス文書とは

文書作成イメージ
ビジネス文書とは、具体的にどのようなものを指すのでしょうか。まずは、ビジネス文書の特徴や主な種類をご紹介します。

ビジネス文書は企業や団体が、社内および社外に向けて、情報を伝達するために作成する文書のことです。ビジネス上の用件を的確に相手に伝えることが目的になるため、チャットやメールなどに見られる感情的な表現や、主観的な感想、過剰な修飾表現は避けなくてはなりません。

そして各ビジネス文書には、ある程度定まった書き方の形式やルールがあります。自由に書くのではなく、目的に応じてテンプレートを選択して端的な表現をすることが大切です。

初めて見る人にとっては、とっつきにくく感じる単語や文体もあるかと思いますが、スタイルさえ覚えてしまえば形やパターンが決まっているので、意外とスムーズに作成できるはずです。まずはビジネス文書の基本を学習しましょう。

1-1.ビジネス文書の種類

ビジネス文書には複数の種類があります。異なる場面で活用することになるため、それぞれの違いを把握しておきましょう。

社内文書

自社の人に向けて発信する文書のことです。業務を円滑に行うこと、伝達を確実に行うことなどを目的に用いられます。主な例が報告書、議事録、稟議書、申請書、提案書、通達などです。

社外文書

社外の人に向けて発信する文書のことです。主に、顧客との取引をスムーズに行うことを目的にとして作成されます。注文書や請求書、督促状、依頼書、確認状、照会状などが当てはまります。

社交文書

社外の人に送る文書ですが、仕事とは直接関係はない内容を送ります。相手との信頼関係を築くことが主な目的です。例えば、あいさつ状、紹介状、案内状、見舞状、招待状、年賀状、お礼状などが該当します。

1-2.ビジネス文書は社内、社外で違いはある?

ビジネス文書の書き方やマナーは、社内・社外で異なります。誰に読まれるのかを考慮して文書作成することが重要です。

社内文書は正確さや簡潔さを重視し、儀礼的なことは最小限にとどめる傾向にあります。社外文書は、受け取る相手に敬意を表すことが求められます。正確さだけでなく、形式を守り、礼を尽くすことも大切です。

また、場合によっては業界標準や法的要件に従ったフォーマットが求められることもあります。ビジネス文書を作る前に、必要な作法を調べておきましょう。

2.ビジネス文書を書く前に覚えておきたい心得

ビジネス文書の書き方を学習する前に、書き方を理解する上で役に立つ心構えをお伝えします。先にも挙げたように、ビジネス文書は会社や団体の公式的な文書であり、重要性は大きくなります。以下のポイントを念頭において理解を深めるようにしましょう。

2-1.ビジネス文書の目的を理解する

企業は、非常に多くの情報を社内や社外向けに正確に伝えていかなければなりません。ビジネスシーンではその多くが重要度の高い内容であり、情報伝達をする際に伝言ゲームのように途中から内容が変わってしまっては問題です。

また、「言った言わない」や「伝えたつもりが伝わってない」などの行き違いが生じることも避けるべきです。ビジネス文書はこれらの問題を防ぎ、正しい情報を伝達することを目的としており、「公共性がある」、「記録として残る」、「正確である」の3点が重要な要素になります。まずは、「なぜそのビジネス文書が必要なのか」「そのビジネス文書で、どういった次のアクションが可能になるのか」などをきちんと理解しましょう。

2-2.相手の立場になり、作成する

ビジネス文書は形式が定まったものとは言え、人から人に伝えるためのものです。情報に誤りがないことはもちろんのこと、伝達先の相手との関係をわきまえて、礼を尽くした表現をすることが大切です。

そのためには、なぜ今ビジネス文書を書く必要があるのかを念頭に置いた上で、読む相手の立場になって作成をすると良いでしょう。「この文書を相手が読んだらどう思うか。」という視点はビジネス文書に限らず、常に持つことをおすすめします。

2-3.普段からさまざまな文章に目を通す

文章表現の上達は、常日頃のトレーニングにより影響を受けます。会社では毎日さまざまな情報が飛び交いますので、なるべく多くの文章に目を通し、参考になる表現や言い回しがあればメモを取っておくと良いでしょう。

頭では伝えたい内容が浮かんでいるのに、うまく言葉にできないという経験は誰しもがあると思います。多くの文章に触れ、言葉の引き出しを増やすことが文章力を鍛えるポイントです。新聞や雑誌などで目にした文章を要約する練習をするのも良いでしょう。

2-4.書いたあとは必ずチェックを行う

作成した文書はすぐに送付するのではなく、しっかりと見直すことが大切です。誤字脱字や文法のミスなどがあると、信頼性が低下してしまう可能性もあります。記載内容を確認して、必要に応じて校正や編集を行いましょう。

2-5.専門用語を使いすぎない

文書作成の際、専門用語の乱用は避け、できるだけ平易な言葉で表現することも大事なポイントです。文書を送る相手が専門知識を持っているとは限りません。かえって読みにくく、内容を誤解させてしまう可能性もあるため気をつけましょう。専門用語は避けられない場合にのみ使用することがおすすめです。その場合は、専門知識を持たない読み手も理解できるような説明を加えましょう。

3.覚えておきたいビジネス文書の基本ルール

ルールイメージ
ビジネス文書を作成する際は、どのようなポイントに気をつけたら良いのでしょうか。こちらでは、実際にビジネス文書を書くにあたって押さえておくべきルールをご紹介します。

3-1.原則として1つの文書に1つの用件を書く

相手に伝えたい用件が複数あるからといって、1つの文書の中に複数の用件を詰め込んでしまうと、文書全体としてスムーズに理解できなくなってしまいます。ひと目で何の用件について書かれているかわかることが大切です。

3-2.シンプルでわかりやすい文章を心がける

一文は60字程度にし、数行ごとに改行を入れるなどしてパラグラフを設定し、読みやすい文章を心がけます。事実を端的に伝えるために、比喩や倒置表現などの多用は避けましょう。仰々しいほどの丁寧語の羅列も読みにくくなります。

3-3.結論や伝えたいことは最初に書く

ビジネスシーンでの文書やコミュニケーションでは、結論が先に提示されていることが好ましいとされます。結論が先にないと、理解するのに時間が掛かる上、結局何を言いたいかわからないということになってしまうこともあります。時間が限られている社会人のコミュニケーションでは、起承転結の「結」から伝えるようにしましょう。

3-4.なるべくA4サイズ1枚にまとめる

ビジネス文書は1枚が基本です。なるべく1枚に収まるように必要な情報だけ端的に記載しましょう。どうしても複数枚になる場合には、必ずページ番号を付与するようにします。また、表やグラフを活用したい場合には、文書中に入れるのはなく、別紙として分けて同封すると良いでしょう。

3-5.正しい敬語を使用する

適切な敬語を使うことはビジネスマナーの基本といえます。尊敬語と謙譲語、丁寧語を理解して使い分けましょう。

敬語表現のなかには、間違えやすいものもあるため注意が必要です。例えば、「お客様が申されました」という表現と「お客様がおっしゃいました」はどちらが適切でしょうか? この場合、「申す」は謙譲語のため、「お客様がおっしゃいました」が正しい敬語の使い方となります。

社外へ文書を送る場合、上司の呼び方や敬語表現にも注意したいところです。例えば、自社の社長が客先へ訪問することを伝える際、「弊社社長の○○がいらっしゃいます」と尊敬語で表現するのは間違いとされます。この場合は謙譲語を使い、「弊社社長の○○がうかがいます」と表現したほうが良いでしょう。

また、人の呼び方や敬称にも気をつけましょう。基本的に自分のことは「私」、相手のことは「○○様」と表現します。自社・自店舗のことを指す場合は「弊社」「当社」「当店」が適しているでしょう。相手の企業や店舗に対しては、「貴社」「貴店」と記します。ちなみに、相手企業を「御社」という言葉で表すこともありますが、こちらは話し言葉であり、文書作成の際は「貴社」を用いるのが基本です。

3-6.読み手に配慮した表現を用いる

ビジネス文書は送る相手のことを考えた表現で書くことも重要です。できるだけ難読漢字の使用は避けましょう。難しい単語は使わず、わかりやすい表現へ変更します。読みにくい固有名詞にはフリガナをつけると良いでしょう。

相手が知らない専門用語も多用を避けたいところです。ただし、専門用語を使わずに文書を作ると、かえって抽象的で読みにくくなってしまうことがあります。必要な場合は専門用語を用いますが、わかりやすい言葉に変えたり解説を加えたりしましょう。解説が多くなりそうな場合は脚注をつけ、文末などに補足説明をまとめることがおすすめです。

3-7.5W3Hの要素を意識して作成する

読みやすい文書を作るコツの一つが、5W3Hの要素を意識することです。5W3Hとは、情報の整頓や伝達、企画作成などに用いる8つの確認事項となります。

【5W3H】
When:いつ(日時・期限)
Where:どこで(場所)
Who:誰が(対象者)
What:何を(目標・要件)
Why:なぜ(理由)
How:どのように(方法・プロセス)
How many:どのくらい(規模・数量)
How much:いくらで(金額)

物事を正確に伝えるためには、上記の5W3Hの要素を文書に盛り込むことがおすすめです。特に、正確性が重視されるビジネス文書ではこれらの要素を適宜記載すると良いでしょう。文書作成時はもちろん、書き終えたあとのチェック時にも不足している項目がないか確認することがポイントです。

3-8.箇条書きや見出しを用いる

ビジネス文書の内容によっては、文章だけでは読みにくいケースも多く見られます。箇条書きや見出しを使うことで文書の内容が整理でき、用件が伝わりやすくなるでしょう。

箇条書きは同じレベルの内容を並べるときに使用します。例えばイベントの日時や場所などを伝えたい場合、「○月○日〇時から○○で開催」と書くより、以下のように箇条書きにすると見やすくなります。

【箇条書き例】
開催日時:○月○日
開始時間:〇時〇分
場所:○○

見出しは文書の内容を要約した内容を記載します。例えば、「研修会のお知らせ」といった見出しをつけておくことで、どのような内容の文書であるかひと目で把握しやすくなるでしょう。

また、箇条書きや見出しは文末に句点をつけないことが基本です。こちらも意識しておきましょう。

3-9.抽象的な表現は避けて具体的な数字を挙げる

具体的な数値や根拠を記載することで、説得力の増したビジネス文書を作成できます。読むことで内容の詳細が伝わるような書き方を心がけましょう。文書を作り終えたら読み返して、抽象的なところがあれば書き直すことがおすすめです。

【修正例】
何年にもわたって多くの顧客へ、さまざまな項目のアンケートを実施した

10年以上にわたり、1000社を超える顧客へ200項目に及ぶアンケートを実施した

上記の例の場合、修正前の文書ではアンケートの規模や回答数などを明確に把握することができません。抽象的な言葉を減らし、具体的な数字へと置き換えることで実態が伝わりやすくなりました。

3-10.事実と意見を混合しない

客観的な事実を伝える必要がある場合は、書き手の意見と混ざらないように気をつけて文書を作りましょう。ここでいう事実とは客観的に確認できることを、意見とは主観的な見解や判断を指します。事実と意見が混合すると読み手に誤解を与える可能性があるため注意が必要です。両者を区別することで、文章の論理性や説得力を高めやすくなるでしょう。事実は根拠や証拠として、意見は結論や提案として分けて書くことが大切です。

4.【例文あり】ビジネス文書の構成要素と作成手順

ビジネス文書は記載する順序で、以下のパーツで構成されています。

  1. 文書番号・日付
  2. 宛名
  3. 社名・所属・役職・氏名
  4. タイトル
  5. 前文(頭語+時候の挨拶+謝意)
  6. 主文(用件+説明)
  7. 末文(結び+結語)

パーツごとに必要なポイントを押さえて文書作成することが大切です。ここでは、ビジネス文書のパーツごとの特徴や書くときのポイントなどを、作成手順に沿って見ていきます。各項目の文例も記載するため、ぜひチェックしてみてください。

4-1.タイトル

タイトルは、まず何のために作成する文書なのかを考えて、文書の主題がシンプルに伝わるものにします。ビジネス文書では、人の目を引くようなキャッチーなものにする必要はありません。タイトルと内容で整合性があるかに注意します。用件がひと目でわかるようなタイトルをつけることも大事なポイントです。

【タイトルの例文】

  • 通知状:商品発送のお知らせ
  • お詫び状:納期遅延のお詫び
  • 挨拶状:本社移転のご挨拶

上記の通り、文書の「内容」と「目的」がはっきりと伝わるようなタイトルにすることがおすすめです。ただし、長すぎるタイトルは読みにくく、かえって内容が伝わりにくくなります。文字数は長くても20文字以内が望ましいでしょう。

4-2.前文

作成する文書の内容や送付する相手との関係性を踏まえ、「頭語(とうご)」、「時候の挨拶」を作成します。「頭語」は文書の冒頭に書くもので、末尾に書く「結語(けつご)」とセットで使われます。例えば頭語が「拝啓(はいけい)」であれば、末尾に使う結語は「敬具(けいぐ)」です。こちらも状況に応じて、セットで使い分けるようにしましょう。

また、時候の挨拶とは、季節や天候などに応じて季節感を表現する言葉で、状況によって使うものが決まっています。「新春の候(こう)」や「残暑の候」など、○○の候という形で書くこともあれば、季節感のある文章を書くこともあります。相手が文書を実際に読む時期を考えて、適切な言葉を使いましょう。

頭語と時候の挨拶を書いたら、その後は「繁栄・盛業を祝福する言葉」、「感謝の言葉」の順に並びます。
例文を挙げると、「○○様におかれましてはますますご健勝のこととお慶び申し上げます。日頃より格別のご指導を賜り、厚く御礼申し上げます。」といった内容です。聞きなれない言葉が多く、難しい印象を受けるかもしれませんが、いくつか種類があり、定型的に使うことができます。例文も参考にしながら適したものを選んで作成しましょう。

【頭語・結語の例文】

  • 拝啓・敬具
  • 啓上・拝具
  • 拝呈・敬白
【時候の挨拶の例文】
春:

  • 陽春の候、
  • 新緑の候、
  • 春の訪れを感じられるこの頃、

夏:

  • 盛夏の候、
  • 残暑の候、
  • 夏も本番を迎え、暑さの厳しい毎日が続きますが、

秋:

  • 紅葉の候、
  • 晩秋の候、
  • 爽やかな秋晴れの日が続いておりますが、

冬:

  • 初春の候、
  • 残雪の候、
  • 年の瀬も迫ってまいりましたが、
【繁栄・盛業を祝福する言葉の例文】

  • ○○様におかれましては、一段とご活躍のことと拝察いたします。
  • 貴社ますますのご清栄の段、お喜び申し上げます。
  • ○○様におかれましては、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
【感謝の言葉の例文】

  • 平素は格別のご高配を賜り、心より御礼申し上げます。
  • 日頃よりひとかたならぬお引き立てをいただき、誠にありがとうございます。
  • 常日頃より特段のご配慮をいただき、厚く御礼申し上げます。

4-3.主文

実際に文書を作成する際には、この部分に最も時間を掛けることとなります。文章を書くことに慣れていないうちは、優先して伝えるべき事項をメモに箇条書きで洗い出して、それらを並べるように作成すると良いでしょう。ポイントは「伝えるべき内容を簡潔に正確に書く」ことです。

【主文の例文】
社外文書:

  • 弊社の新製品発表イベントを下記の要領で開催いたします。
  • ○月○日付けで弊社にご注文いただいた製品「○○」につきまして、納期が遅れる見込みとなりました。心よりお詫び申し上げます。

社内文書:

  • 管理職向けの研修を開催します。各チームのマネージャーは必ずご参加ください。
  • 次年度予算計画を策定するため、○○の書類が必要です。下記の通りに提出をお願いいたします。

4-4.末文

用件にふさわしい文で結びます。一般的なものでは「まずは略儀ながら、書面にてご挨拶申し上げます。」といった挨拶を行います。

何か返事を依頼する場合には「ご多忙とは存じますが、ご返事を賜りますようお願い申し上げます。」、お詫びをする場合には「この度はご迷惑をおかけしまして、大変申し訳ございませんでした。」など、適切なものを選択しましょう。最後に、冒頭の「頭語」に応じた「結語」を記載します。

【末文の例文】

  • 末筆ながら、貴社のますますのご繁栄をお祈り申し上げます。
  • 今後とも、末永くお引き立てを賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
  • ご多忙の折、お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

5.ビジネス文書でミスを防ぐためのポイント

文書が完成したら、最後に忘れてはならないことがあります。それは記載の内容に誤りがないか全体を見直すことです。先にも述べましたが、ビジネス文書は会社の公式的な文書となり、一度送付したものは容易に取り消したり、修正をしたりすることができません。間違った内容で送付をしてしまうことは、場合によっては大きな問題にもなりかねませんので、いつも以上にチェックをすることを心がけましょう。

漢字や用語の誤りはもちろん、相手先の会社名や人名などの固有名詞、日付や金額などの数字データ部分は特に丁寧に確認し、どんなに短い文書でも、必ず読み返すことが大切です。部署名や役職名などもしっかりと確認しましょう。句読点の打ち間違いや、接続詞や修飾語の使い方にミスなどがないかも丁寧に見直します。

そして、文書のチェックは一人ではできないものです。上司や同僚など、初めて文書を読む他の人にもチェックを頼み、別の視点からダブルチェックを徹底するようにしましょう。チェックを行う人数は多ければ多いほど、ミスを未然に防ぐことができます。特に、重要性の高い文書を送る場合は複数人でチェックする体制を整えたほうが良いでしょう。

6.ビジネス文書の書き方を押さえて適切な文書を送りましょう!

ビジネス文書の基礎知識や書き方、ミスを防ぐコツなどをご紹介しました。ビジネスシーンにふさわしい文書を書くのは大変と感じる方も多いかもしれませんが、ポイントを押さえることで適切な内容を書けるようになるはずです。ご紹介した書き方やコツも参考にしながら、状況に合わせたビジネス文書を作り上げましょう。

ただ、ビジネス文書のマナーは細かいものも多く、慣れないうちは調べながら作成するのに時間がかかります。文書作成の効率を高めるためにも、自社で使う文書のテンプレートを準備しておくことがおすすめです。幅広いシチュエーションに合わせたテンプレートがあれば、状況に応じて迅速に文書を作り、送付できるでしょう。

テンプレートの形式はいくつかの選択肢がありますが、おすすめなのはフローチャート形式です。フローチャートはMicrosoft® Word®やMicrosoft® PowerPoint®などで作成することができます。

さらに、ツールを活用すれば、より手軽にフローチャートを作ることができます。その際は、ぜひマニュアル作成ソフト「Dojo(ドージョー)」をご利用ください。「Dojo」ならPowerPoint®の資料を取り込み、複数の分岐があるようなフローチャートを直感的に作成できます。ビジネス文書はもちろん、幅広い業務のマニュアル作成も簡単に行えます。

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