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マニュアル作成に使えるテンプレート9選|テンプレを活用する際のポイント

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マニュアルを作成しておくと、新入社員の教育や業務の引き継ぎなど、幅広いシーンで活用できます。ただし、マニュアル作りにはそれなりの工数が必要で、手間がかかってしまうことが難点です。初めてマニュアルを作成する場合も、どんなものを作ったら良いかわからず迷ってしまうことがあるでしょう。

マニュアル作りを効率的に行いたい場合はテンプレートを使うことがポイントです。テンプレートを活用すれば、初心者でもきれいなマニュアルを完成させることができます。今回は、マニュアル作成におすすめのテンプレート9選をご紹介します。また、テンプレートを使用するメリットや、Wordでマニュアルを作る方法、わかりやすいマニュアル作成のコツなども解説するため、ぜひ参考にご覧ください。

1.マニュアル作成に使えるテンプレート一覧

オススメ5選
ここでは、マニュアル作成に利用したい、おすすめのテンプレートをご紹介します。自社に合うサービスを見つけてマニュアル作りに活かしましょう。

1-1.Dojo

「Dojo」は自動マニュアル作成ツールです。簡単な操作で誰でも手軽に、高品質なマニュアルを作ることができます。自動作成機能で手間のかかるコンテンツ作りの悩みを解決。作成に必要な労力を大幅に削減できるでしょう。

「Dojo」は累計3,000社以上の導入実績があり、多くの企業に支持されてきました。社内マニュアルはもちろん、eラーニング教材やお客様用の製品デモなど、幅広いコンテンツを作成可能です。汎用性の高さも魅力といえるでしょう。印刷して紙媒体のマニュアルを作ることもできますが、お好きな形式で出力してタブレットやパソコンなどで閲覧することもできます。動画マニュアルを作成したいときにもおすすめです。
また、丁寧なユーザーサポートを受けられることもメリットの一つです。電話やメール、Webのお問い合わせフォームから気軽に質問でき、専門インストラクターからの回答を得ることができます。マニュアル作成に不慣れな方も安心して利用できるでしょう。

「Dojo」について詳しくはこちら

1-2.SILAND.JP

マニュアルのテンプレートを無料ダウンロードできるWebサイトです。WordやExcelで資料作成するためのフォーマットが用意されています。会員登録不要で利用でき、ソフトのインストールは必要ありません。マニュアルテンプレートはWord形式で、カラーデザインは3種類です。目次の作成や書式の変更なども行えます。Wordでマニュアルを作りたいときは試してみましょう。

「SILAND.JP」について詳しくはこちら

1-3.bizocean

2024年4月現在、無料で2.8万点以上のビジネス書式テンプレートをダウンロードできるWebサイトです。マニュアルのほか、契約書や請求書など、さまざまなビジネス文書のテンプレートも選ぶことができます。利用の際は無料会員登録が必要です。テンプレートはWordやExcel、PowerPointなどの形式で用意されています。一部には有料のテンプレートもあるため、必要に応じて活用しましょう。

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1-4.bizroute

ビジネス文書のテンプレートやPDF作成ツールなどをダウンロードできるWebサイトです。Word形式の業務マニュアルテンプレートを無料で利用できます。社内マニュアルや手順書などの作成時におすすめです。利用に際しての会員登録は不要です。また、各種テンプレートは総務や営業などの部門別に探すことができます。

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1-5.経費削減実行委員会

無料でテンプレートをダウンロード可能なWebサイトです。PowerPointやExcelなどの形式でビジネス書式のテンプレートを使うことができます。マニュアルのほか、ポスターや企画書、スケジュールなどのフォーマットも用意されています。業種や仕事内容などのカテゴリ別に検索可能です。サイト内検索でもマニュアルテンプレートを探すことができます。

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1-6.[文書]テンプレートの無料ダウンロード

多彩な文書のテンプレートをダウンロードできるWebサイトです。業務マニュアルやシステム構築などのマニュアルテンプレートがあります。会員登録は不要で、利用は無料です。マニュアルテンプレートの形式はExcelです。電話対応マニュアルや安全作業手順書などを作る際に活用できるでしょう。サイト内には、ほかにも送付状や報告書などのフォーマットもあります。

「[文書]テンプレートの無料ダウンロード」について詳しくはこちら

1‐7.プレゼンデザイン

PowerPoint用のテンプレートをダウンロードできるWebサイトです。PowerPointを使ったプレゼン資料や講演資料などを作成したいときにおすすめできます。テンプレートと一緒に使えるデザインパーツ集も利用可能で、手軽に見やすいマニュアルを作成できるでしょう。テーマカラーやグラフカラーなども数種類の中から選んで変更できます。作業を効率化できるクイックアクセスツールバーの設定も紹介されています。

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1‐8.テンプレートBANK

無料会員登録後にテンプレートをダウンロードできるWebサイトです。各種ビジネス文書のテンプレートのほか、名刺やPOP、のし紙などのデザインテンプレートも利用できます。形式はWord・Excel・PDFなどです。一部のテンプレートはWebブラウザ上で編集できるものもあります。イラストや写真素材もあるため、作成時に活用しましょう。

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1‐9. Microsoftのクリエイトページ

MicrosoftのOffice製品で利用可能なテンプレートをダウンロードできるページです。WordやExcel、PowerPointなど、形式別にテンプレートを探すこともできます。公開されているテンプレートはプロによってデザインされており、見やすくおしゃれなマニュアルを作りやすいことが魅力の一つです。基本的にフォントやカラーなどは自由にカスタマイズできます。

「Microsoftのクリエイトページ」について詳しくはこちら

2.マニュアル作成にテンプレートを使用するメリット

マニュアル制作に着手する前にテンプレートを作成しておくことで、以下のようなメリットが考えられます。主なメリットについて確かめておきましょう。

2-1.記載すべき項目の抜け漏れが発生しづらい

マニュアルを制作する際にチェックしておきたいのが、「記載する項目に抜けや漏れがないかどうか」という点です。制作途中に重要なポイントを記載するのが漏れていたりすると、あらためて記載内容をチェックする手間がかかってしまうだけでなく、マニュアルの構成そのものを変更しなければならない事態に発展するかもしれません。

重要な項目をまとめたテンプレートをあらかじめ作成しておくことで、記載項目を確認しておくことができます。マニュアル制作をスムーズに進めるための助けになるでしょう。

2-2.マニュアル作成にかかる時間を短縮できる

一からマニュアルを制作する場合、どのソフトを使用してマニュアルを制作するか、フォントは何にするか、どんな内容をどんな順番で記載していくか、ページ数はどうするか、といった全体の構成を考えるために多くの時間が取られてしまいます。対して、大まかな構成を記載したテンプレートをあらかじめ作成しておけば、構成を考える手間を省くことができます。マニュアル制作全体でかかる時間も短縮できるでしょう。

2-3.マニュアルのクオリティを担保できる

記載されている文章の内容だけでなく、画像の配置やデザインの良し悪しなど、マニュアルのクオリティを左右する要素は数多く存在します。しかも、それらの要素はマニュアル制作者のスキルに依存する部分が大きいため、制作者によってクオリティにバラつきが出てしまうことが考えられます。テンプレートは、そのような事態を防ぐためにも有効です。

例えば、文章の体裁や書式、画像の配置、デザインの方向性などを記載したテンプレートを準備しておくと、制作者はテンプレートを踏まえてマニュアルを制作できるようになります。製作者ごとに生じていたクオリティのバラつきも抑えられるため、マニュアルのクオリティを担保することにつながるでしょう。

3.マニュアル作成にテンプレートを使用するデメリット

選び方イメージ
テンプレートを作成しておくことで、上記のようにさまざまなメリットがあります。ただ、テンプレートを作成することによるデメリットもいくつか生じる可能性があります。主な注意点を確認しておきましょう。

3-1.テンプレートを完成させるまでに時間がかかる

テンプレートを作成する際は、「どのようなマニュアルが見やすいのか」を把握しておかないと有効なものを作成することができません。そのため、事前に担当者にヒアリングしたり、試作してフィードバックをもらったりといった時間がどうしても必要になります。今後のマニュアル制作をスムーズに進めるためには、テンプレート作成である程度の時間がかかってしまうことを理解しておきましょう。

3-2.マニュアルの内容変更に対応しづらい

効率化できるポイントを見つけたり、仕様変更があったりすることで、業務の内容が変わっていくケースがあります。小さな変更の場合は、マニュアルの一部を差し替えることで対応できるかもしれません。大きな変更があった場合は、テンプレート自体を大きく修正する必要が生じるでしょう。

3-3.マニュアルの内容とマッチしない場合がある

社内では、日々さまざまな業務が行われています。それらを網羅するマニュアルのテンプレートを作成しようとしても、内容がマッチせずにどこかで無理が生じてしまいます。
テンプレートを作成する場合は一つですべてを網羅するようなものを作るのではなく、「総務マニュアルのテンプレート」「営業マニュアルのテンプレート」などいくつかの種類に分けて作成することで、効率的にマニュアル化を進めることができるでしょう。

4.ワードでマニュアルテンプレートを作る方法

ビジネス文書の作成などでワード(Microsoft Word)を利用している方も多いのではないでしょうか。Wordでもマニュアルテンプレートを作成することが可能です。具体的な流れをステップ別に見ていきましょう。こちらでは、Wordによるマニュアルテンプレート作成方法を解説します。

4-1.テンプレートのベースになるファイルを用意する

マニュアルの各ページのベースとなるファイルを作成します。過去に作成した別のマニュアルと同じデザインにしたい場合は、そのファイルをテンプレート化すると良いでしょう。表紙、目次、見出しページなど、レイアウトの異なるページごとにベースとなるファイルを用意してください。

4-2.不要な内容や数値を削除する

テンプレートに書き換えが必要になる部分が多いと作業効率が悪くなります。書き換え不要なデザインや文言を残して、毎回変更される文言や数値などは削除しておきます。

4-3.テンプレートファイルとして保存する

不要な内容を削除したらテンプレートとして保存します。Wordで作成した文書を保存するときは、「ファイル」メニューから「名前を付けて保存」を選択します。

通常は「ファイルの種類」を「Word文書(*.docx)」として保存することが多いのではないでしょうか。テンプレートの場合は「Wordテンプレート(*.docx)」または「Word97-2003テンプレート(*.dot)」として保存します。社内で使用しているWordのバージョンが統一されているなら前者、「Word 2003」以前のバージョンを使用している人もいるなら後者を選択すると良いでしょう。

5.作成したマニュアルテンプレートの使い方

前の見出しで説明した方法でWordのテンプレートを作成した場合、実際にマニュアルを作成するときはどのような手順で進めたら良いのでしょうか。以下では、Wordで作成したテンプレートを使用してマニュアル用の文書を作る方法をご説明します。

5-1.ワードを起動してテンプレートを選択する

Wordを起動するとテンプレートの一覧が表示されるので、使用するテンプレートを選択します。自分で作成したテンプレートを使用する場合は「個人用」をクリックすると一覧が表示されるのでその中から選択しましょう。

5-2.テンプレートを編集して文書作成する

作成したテンプレートを使用する場合、一覧から選んでクリックするとファイルが開きます。文字の入力など編集を行いましょう。

5-3.ファイルを保存する

編集を終えたらファイルを保存します。作成した文書はテンプレートではないので、通常のWord文書として保存してください。

6.マニュアルテンプレートを作成する際のポイント

マニュアルのテンプレートは、以下のポイントを意識して作成しましょう。ここでは、マニュアルテンプレートを作るときに気をつけたいことをご紹介します。

6-1.マニュアルの用途に合わせて複数のテンプレートを用意する

前述の通り、マニュアルの内容によってはテンプレートを使用するのに無理が生じてしまうものもあります。そのため、業種に合わせてテンプレートを作成しておくことがおすすめです。

最初は業種ごとにテンプレートを用意する手間がかかるかもしれませんが、それぞれの業務に特化したテンプレートを作成しておくことで、マニュアル制作・修正の際に抜け漏れが発生しにくくなります。見やすいマニュアルを制作することにもつながるため、テンプレートは複数用意しましょう。

6-2.記載内容の変更に合わせてテンプレートを修正できるようにする

業務内容はどうしても変わっていくものなので、マニュアルに記載する内容もそれに応じて変更する必要があります。テンプレートを作る際も、内容が変更になることを前提として作成することで、後々に発生する修正作業を楽にできるでしょう。

6-3.テンプレート作成後も運用と改善を繰り返す

テンプレートをもとにマニュアルを制作したら、それで終わりというわけではありません。実際に運用して、改善点が見つかったら修正をしていくことで、より良いマニュアルを社内に残すことができます。

マニュアルを修正する際は、修正部分に関連したテンプレートの内容も併せて変更すると良いでしょう。次に制作するマニュアルに改善点を生かすことができます。大変と感じるポイントかもしれませんが、現場の声をマニュアルやテンプレートに反映することで業務効率化が期待できます。少しずつ着手してみましょう。

7.わかりやすいマニュアルを作成するためのコツ

読み手が理解しやすいマニュアルにするため、作成時には以下のポイントを押さえておきましょう。ここでは、わかりやすいマニュアル作成のコツをご紹介します。

7-1.シンプルな文章とデザインを心がける

文章の書き方に関しては、短く簡潔にすることが大切です。冗長なマニュアルは読みにくいので、要点を押さえて記入することを心がけましょう。内容は未経験者が見ても理解できるものが望ましいといえます。読み手の知識や経験値などに合わせ、できる限り専門用語を使わないのがポイントです。読み手の視点が欠けてしまえば、社内マニュアルとして機能しなくなり、業務の属人化が進んでしまいます。

デザインについては、複雑なものでなくシンプルでわかりやすいものにしましょう。マニュアルの目的は、読み手が作業内容や作業手順を理解し、正確に業務を遂行できるようにすることです。マニュアルのテーマを明確にした上で、重要箇所を太字にしたり、注意事項にマーカーを引いたりするとわかりやすくなります。

7-2.文字だけではなく写真や動画、図解を挿入する

文字だけで伝わりづらい点は、写真や図表、イラストなどを入れると良いでしょう。記載内容が視覚的、直感的にわかりやすくなり、読み手の理解を促すためです。なお、写真・図表を入れるコツとしては、文章量とのバランスを取りながら適度に挿入してください。図解が必要な場合は、解説文を添えればさらにわかりやすくなります。

また、マニュアルの一部、あるいは全部を動画化するのも効果的です。動画マニュアルは伝えられる情報量が多く、具体的な作業工程を正確に共有できます。印刷の必要もなく、スマホやタブレットから気軽に確認できるため、業務の標準化が実現しやすいでしょう。

7-3.5W1Hを意識して作成する

従業員がマニュアルの内容を正確にイメージするためには、作成時に5W1Hを心がけることが重要です。「誰が」「何を」「いつ」「どこで」「どのような作業を」「なぜ行う」といった項目を明確に記載することで、読み手に伝わりやすいマニュアルになるのです。作業の流れが理解できるよう、フローチャートを挿入するのも良いでしょう。

反対に、情報が整理されていないマニュアルは作成しても使われない可能性があります。誰にでも伝わる内容にしない限り、未経験者が先輩社員に質問することになってしまうためです。そうすると業務効率化や業務品質の安定は望めず、経費の削減にもつながりません。

7-4.マニュアル作成ツールを活用する

マニュアル作成には、デザインやレイアウトなどの専門知識が必要です。作成担当者にマニュアル作りのノウハウがない場合には、マニュアル作成ツールを活用するのが良いでしょう。マニュアル作成ツールの特徴およびメリットとして、以下が挙げられます。

  • 誰でもわかりやすいマニュアルが作れる
  • テンプレートが用意されている
  • デザインに統一感が出る
  • 更新・改訂内容を素早く共有できる
  • クラウド内にマニュアルを格納可能(テレワークに対応)
  • 動画マニュアルを作れる など

なお、マニュアル作成のより詳細な作成方法については、下記の記事をご確認ください。

8.マニュアル作成ソフト「Dojo」なら簡単にテンプレート作成ができる

今回は、おすすめしたいマニュアルテンプレートや、マニュアル作成におけるテンプレートの役割、具体的な作り方、わかりやすいマニュアルにするコツなどを解説しました。テンプレートはWordでも作成できますが、より簡単にテンプレート化されたマニュアルを作るなら、自動マニュアル作成ツール「Dojo」の使用をおすすめします。

Dojoを使えば、マニュアル作成にかかる工数を大幅に削減(最大96%)しつつ、誰でも高品質なマニュアルを作成可能です。デザイン・素材テンプレートも豊富なので、統一性があり、見やすいマニュアルを簡単に作れます。相談は無料ですので、まずはお気軽にお問い合わせください。

参考サイト:https://tepss.com/dojo/

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