業務プロセスの改善は、企業が生産性向上・業務効率化を図るための効果的な手段です。近年は、働き方改革の推進やテレワークの普及に伴い、業務プロセスの改善が企業にとって重要性が増しています。しかし、実際に業務改善のアイデアを考えることは容易ではなく、実行には手間がかかります。
そこで本記事では、業務改善のアイデア出しのコツ、具体的なアイデア、事例などについてご紹介します。業務改善のために情報収集中の方は、ぜひ参考にしてみてください。
INDEX
1.業務改善のアイデア出しのポイント
業務改善には、社内全体の業務を分析して改善点を見つける「アイデア出し」が欠かせません。まずはアイデア出しのポイントについて解説します。
1-1.業務の棚卸しをする
業務改善のアイデアを出す前に、まずは社内メンバーの業務を棚卸しして、業務全体の現状を正確に把握する必要があります。業務の現状を把握するためには、業務のフローチャートを作成することが効果的です。フローチャート作成には時間がかかることもありますが、現場での問題点や負担になっている業務、重複した業務などを分析することができます。正確性と網羅性を重視した業務改善ができるように情報を整理しましょう。
なお、現在は業務の棚卸しを効率的に行うためのツールが多数あるので、必要に応じて利用することをおすすめします。
1-2.業務の課題を洗い出す
業務内容の棚卸しが終わったら、課題点の洗い出しを進めていきましょう。まずは自社で以下のような業務が発生していないか確認してください。
・排除しても成果に影響がない業務（不要な業務）
・特定の従業員に負荷が集中している業務
・活用されない資料や報告書の作成
もしも課題を発見することが難しいなら、フレームワークを活用すると良いでしょう。フレームワークとは、ある課題に対して問題解決を行うための指針や構造のことです。フレームワークを活用することで課題の全体像が明確になります。
1-3.改善する優先順位を付ける
効率良く業務改善を進めるためには、どの課題から着手すれば良いのか優先順位を決めることが大切です。会社として優先的に解決すべき課題や改善の方向性を明確にすることで、改善のアイデア出しもスムーズに進みやすくなるでしょう。
実際に業務改善の優先順位を決める際には、業務の重要度、改善に要するコスト、期待されるメリットなどを基準に判断するのが効果的です。
2.業務改善を実現するアイデア15選
ここからは、業務改善を実現する具体的なアイデアについてご紹介します。
2-1.不要な業務を削減する
まず検討すべきアイデアは、業務の無駄を徹底的に排除することです。なぜなら、無駄な仕事を減らすことは、数ある業務改善策の中でも結果につながりやすく、実施のハードルが低い方法だからです。具体的な施策としては、社内における不要な会議や書類作成、無駄な移動の削減が挙げられます。これらを実施することで、従業員は時間と労力に余裕が生まれ、必要な業務（コア業務）に集中できるようになるでしょう。
また、ノンコア業務をアウトソーシングするのも選択肢の1つです。コア業務への集中投資が可能になり、業務品質の向上や人件費削減が期待できます。
2-2.業務の担当者を変更する
仕事には得手不得手があるので、業務担当者の変更は有効な手段です。適材適所の人員配置にすることで、各従業員がパフォーマンスを発揮しやすくなります。実際に担当者を変更する際は、従業員の現状のパフォーマンスやスキルを可視化し、個人の特性に合わせて適切な人事異動を行いましょう。
例えば、コミュニケーションスキルに優れた人材は営業活動に向いている可能性があります。業務内容と従業員のスキルをマッチさせることで、企業全体の生産性向上につながるでしょう。
2-3.業務を外部に委託する
自社がリソース不足などの課題を抱えている場合、業務をアウトソーシングすることが効果的です。例えば、独自性の低い簡単なルーチンワークをアウトソーシングすることで、自社には「社員の業務量の軽減につながる」「リソースをコア業務に集中できる」などのメリットがあります。
また、アウトソーシング先が特定分野に特化しているケースでは、専門性の高い業務を委託するのも良いでしょう。ノウハウが整っていない業務でも高品質で代行でき、人材育成にかかるコストを削減できます。
2-4.業務改善ツールやシステムを導入する
AIやRPAなどのツールを活用して、業務の自動化ができないか検討しましょう。RPAとは、定型業務を自動化するテクノロジーのことで、人手不足や働き方改革の中で注目を集めています。
いずれのツールも単純作業を高速でこなすことができるので、従業員の業務負荷を軽減し、コスト削減が期待できます。また、近年ではAIとRPAを連携させることで、非定型作業でも自動化できるようになっています。
2-5.業務マニュアルを整備する
業務マニュアルを整備することは、業務品質を向上し、業務の属人化を解消するために必要です。社内でナレッジやノウハウを共有できるので、誰でも正確な仕事がしやすくなるのです。また、マニュアル作成では業務フローの洗い出しを行うので、無駄な業務の発見にも役立ちます。イラストや図などを用いて、視覚的なわかりやすさも意識しながら作成するようにしましょう。
マニュアル作成の流れと分かりやすいマニュアル作りのコツ
https://tepss.com/column/2023/04/12/5089/
2-6.業務の分担を見直す
業務の効率化を目指す際に重要なポイントの一つが、業務の分担の見直しです。適材適所に業務を割り振ることで、従業員一人ひとりが持つ強みを最大限に発揮でき、作業効率が向上します。
例えば、複数の従業員で1つの仕事をシェアするジョブシェアリングを導入すれば、各人にかかる負担を均一化し、業務の属人化を防ぐことができます。また、バックアップ体制が強化されるため、急な欠員や異動にも柔軟に対応できるようになるでしょう。業務分担の再検討は、全体の効率を高める重要なステップです。
2-7.タイムマネジメントを可視化する
タイムマネジメントの可視化は、業務改善の効果を上げるために有効です。各業務にかかる時間を具体的に把握することで、無駄な作業や非効率な時間の使い方を特定しやすくなります。
例えば、プロジェクト管理ツールを活用して、各タスクにかかる時間を記録・分析する方法があります。これにより、作業時間の無駄を削減し、労働時間の効率化が実現できるでしょう。タイムマネジメントを徹底することで、業務改善のポイントが明確になり、生産性向上に寄与します。
2-8.データベースを構築する
業務の効率化を進めるためには、顧客情報やプロジェクト進捗を一元管理できるデータベースの構築が重要です。情報が整理されていないと、必要な情報を探すのに時間がかかり、業務効率が低下します。
データベースを導入することで、情報の検索や更新が容易になり、業務のスピードと正確性が向上します。また、社内での情報共有が促進され、異なる部門間でのコミュニケーションも円滑になるでしょう。データベースの構築は、業務改善において長期的な基盤となります。
2-9.情報を共有する仕組みを作る
情報共有の仕組みを整えることで、社員間のコミュニケーションが円滑になり、業務の重複やミスを減らすことができます。情報の共有がスムーズに行われれば、意思決定のスピードが向上し、効率的に業務を進めることが可能です。
例えば、クラウドベースのドキュメント共有ツールを活用すれば、リアルタイムでの情報更新が可能になります。また、チーム全員が最新の情報にアクセスできるため、無駄な作業を減らし、プロジェクトの進行が加速します。
2-10.ペーパーレス化を促進する
業務の効率化と持続可能性を両立させる手段として、ペーパーレス化は重要です。紙の書類を減らすことで、検索や共有が容易になり、業務スピードの向上が期待できます。
例えば、電子署名や電子文書管理システムの導入により、契約書や報告書の処理が迅速かつ正確に行えるようになります。また、ペーパーレス化により、物理的な保管スペースの削減や紙資源の節約といったコスト削減効果も期待できます。
2-11.タレントマネジメントを導入する
タレントマネジメントとは、従業員のスキルや適性を把握し、適材適所に配置することで、企業の競争力を高める手法です。各従業員の強みを最大限に引き出すためには、適切なタレントマネジメントが不可欠です。
例えば、社員の能力やキャリアパスをデータベース化し、それに基づいて配置転換や研修計画を策定することで、個々のポテンシャルを最大限に発揮させることが可能です。これにより、組織全体の生産性が向上し、企業の成長にも寄与するでしょう。タレントマネジメントは、人材を戦略的に活用するための重要な手段です。
2-12.従業員のスキルアップをサポートする
従業員のスキルアップを支援することは、企業全体の競争力を高めるために重要です。新しいスキルや知識を習得することで、従業員の生産性向上やイノベーションの促進が期待できます。
例えば、定期的な研修プログラムやeラーニングの導入により、従業員が自分のペースで学習できる環境を提供することが可能です。スキルアップにより、業務の質が向上し、企業全体のパフォーマンス向上に貢献します。スキルアップ支援は、従業員のモチベーション向上にもつながるでしょう。
2-13.会議やミーティングのルールを決める
効率的な会議運営は、業務改善に直結します。会議やミーティングのルールを明確に定めることで、時間を有効に活用し、参加者全員のエンゲージメントを向上させることができます。
例えば、会議の目的や議題、時間を事前に共有し、無駄のない進行を心がけることが重要です。また、ファシリテーターを置いて、議論が逸れないようにコントロールすることも効果的です。会議の効率化は、他の業務への時間を確保するためにも大切な取り組みです。
2-14.テレワークの導入を検討する
テレワークの導入は、柔軟な働き方を推進し、従業員のワークライフバランスを改善するための有効な手段です。
例えば、育児や介護と仕事を両立したい従業員にとって、テレワークは非常に有益です。また、地理的制約が少なくなることで、優秀な人材を採用しやすくなり、企業の競争力向上にも寄与します。テレワークは、現代の多様な働き方に対応するために重要な施策です。
2-15.複数のアイデアを組み合わせて実行する
業務改善の効果を最大化するためには、複数のアイデアを組み合わせて実行することが求められます。単一の施策に頼るのではなく、相乗効果を狙って多角的にアプローチすることが重要です。
例えば、ペーパーレス化を進めながら、デジタル化された文書を効率よく共有できるシステムを導入することで、業務プロセス全体をスムーズにすることができます。また、業務プロセスの自動化とそのデータの蓄積を同時に行うことで、後の分析や改善に役立てることができるでしょう。
3.業務改善の成功事例を紹介
続いては、企業や自治体が業務改善に成功した具体的な事例をご紹介します。マニュアル作成やDXの推進を通じて、どのような効果が得られたのかを見ていきましょう。
3-1.美濃加茂市役所｜マニュアル作成を起点に業務の見える化やDXを推進
美濃加茂市役所では、2022年に「DX推進室」を設置し、自治体業務のデジタルトランスフォーメーション（DX）を加速させる取り組みを進めています。特に、平均3年ごとに部門異動が行われる自治体特有の環境で、業務の引き継ぎに課題がありました。この課題を解決するため、2023年3月にマニュアル作成ツール「Dojo」を導入しました。
Dojoの導入によって、マニュアル作成にかかる時間が大幅に短縮され、業務の効率化が実現されました。特に、動的なシミュレーションコンテンツを活用することで、職員の教育効果が向上しています。今後、マニュアルの定着を進めることで、業務の「見える化」を実現し、さらなる業務改善へとつなげることが期待されています。
3-2.アイカ工業株式会社｜ツールの導入によりマニュアル作成の工数を90％以上削減
アイカ工業株式会社では、Dojoを導入することで、マニュアル作成の工数を90％以上削減することに成功しました。従来は、スクリーンショットをExcelやPowerPointに貼り付け、説明文を手動で追加するというアナログな方法を採用していたため、手順書の作成に3日程度かかることもありました。
しかし、Dojoの導入により、操作画面を自動でキャプチャして、正確な位置にコメントを配置できるようになり、マニュアル作成が格段に効率化されました。また、システム動作を再現する動画マニュアルを協力会社に提供することで、従来は1時間かかっていた打ち合わせが10分に短縮されるなど、業務全体の効率も大幅に向上しました。
Dojoの直感的な操作性や豊富な出力形式により、特にテレワーク環境での新入社員のOJTにも貢献しています。
手順を伝える意思疎通を円滑に！90％以上の工数削減の手ごたえ
3-3.NTTグループ｜従業員の業務習熟に必要なコンテンツ作成を一気通貫で実現
NTTグループでは、115社約25万人の従業員が利用するバックオフィス業務システムを統一する「グループ共通IT」プロジェクトを推進しました。このプロジェクトでは、財務、調達、ビリング、決裁、勤務管理の5つの主要業務を統合するため、新システムの導入とともに、従業員の業務習熟が大きな課題となりました。
プロジェクトの規模と複雑さから、従来の印刷マニュアルや対面での説明会だけでは不十分であることが明確でした。そこでNTTグループは、デジタルツール「Dojo」を導入し、業務習熟を3つのステップで効率的に進めました。まず、マニュアルを活用して業務内容を認知する「知る」、次にシミュレーションコンテンツを使って操作を理解する「わかる」、そして最終的に実機で操作する「できる」という流れで進行しました。
Dojoは、マニュアル作成とシミュレーションコンテンツの両方を1つのツールで実現できるため、業務習熟に必要なデジタルコンテンツを一気通貫で作成可能です。この取り組みにより、NTTグループは、25万人の従業員が新システムを迅速に習得し、プロジェクトを成功に導きました。
NTTグループ115社約25万人が利用する業務システムの業務習熟を支援
3-4.三洋化成工業株式会社｜7割の工数を削減！わずかな期間で100以上のマニュアルを作成
三洋化成工業株式会社では、基幹業務システム（SAP S/4HANA®）のリプレースに伴い、100以上の大量のマニュアル作成が必要となりました。従来の手作業では多大な工数がかかるため、効率化のためにDojoを導入しました。
Dojoは操作画面を自動的にキャプチャして、マニュアルを素早く作成できるため、全体の7割の工数を削減し、短期間で100以上のマニュアルを完成させることができました。
また、Dojoの豊富なテンプレートや手厚いサポートにより、マニュアルの体裁が統一され、品質も向上しました。今後は、他部門でもDojoを活用いただき、さらなる業務効率化を図る予定です。
SAP S/4HANAM®へのリプレースにともなうマニュアル作成のためにDojoを導入
3-5.トランスコスモス株式会社｜シミュレーションコンテンツでスタッフの理解度が向上！OJTの期間を10日から7日に短縮
トランスコスモス株式会社のBPOセンター熊本では、受発注業務や営業サポートを含むBPO業務の効率化とスタッフのスキル向上を目指して、マニュアル作成ツール「Dojo」を導入しました。特に、Dojoのシミュレーションコンテンツを活用することで、スタッフは本番環境を疑似体験しながら操作方法を学ぶことが可能となり、業務理解度が大幅に向上しました。
従来のOJTでは、理解度に個人差があり、管理者に大きな負担がかかっていましたが、Dojoを導入することで、OJT期間を従来の10日から7日に短縮することに成功しました。これにより、スタッフが早期に実務に対応できるようになり、業務効率が向上するとともに、管理者の負担も軽減されました。
Dojoの活用によって、研修時の理解度が向上し、業務のスムーズな運営が実現されています。
4.業務改善に関する基礎知識
ここでは業務改善に取り組む際に知っておきたい基礎知識について解説します
4-1.業務改善とは？
業務改善とは、企業が抱える業務上の課題を解決し、より良い業務運営を実現する取り組みのことです。主な目的は業務効率化や生産性向上、コスト削減であり、これにより企業全体の競争力を高めることができます。
具体的な方法としては、まず「ムリ・ムダ・ムラ」を最適化し、業務の無駄を削減することが挙げられます。また、自社の「ヒト・モノ・カネ」といったリソースを適切に管理することで、より効率的な運営が可能になります。これらの取り組みを通じて、企業は持続的な成長を目指すことができます。
業務改善の概要について以下の記事をご確認ください。
4-2.業務改善のアイデアがでないときの対処法は？
現場のメンバーでコミュニケーションを重ねても業務改善のアイデアが出ないときは、フレームワークを活用することがおすすめです。例えば、QCD（Quality（品質）、Cost（費用）、Delivery（納期））を活用する場合、3つの項目はいずれも重要性が高く、相互に関係しているため、バランス良く取り組む必要があります。QCDは主に製造業で用いられる考え方ですが、現状の業務フローを振り返ることで、業務改善でも活用できます。
アイデアが出ないときの対処法や問題点の洗い出し方法については、以下の記事で詳しく解説しています。
業務改善のアイデアが出ないのはなぜ？アイデアが出ないときの対処法
4-3.業務改善の取り組みが失敗してしまう理由は？
業務改善に取り組む目標が明確ではなく、業務プロセスの可視化や原因の特定が甘いと失敗する可能性が高まります。
また、業務改善の目的や取り組み内容が従業員に十分に浸透していない場合は、現場との温度差によってスムーズに進まないことがあります。業務改善に取り組む目標や目的を明確にし、現場の意見を取り入れたうえで全社的な取り組みを心掛けましょう。
業務改善が失敗してしまう理由は？原因と失敗を防ぐためのポイント
5.業務改善のアイデアや事例を参考に自社に合った取り組みを進めましょう
今回は業務改善のアイデアや事例についてご紹介しました。日々の多忙な業務の中で、業務プロセスの改善を実現するためには、アイデア出しのコツを熟知することが欠かせません。
自社の課題を明確化した上で、優先順位の高いものから対応していきましょう。本記事で紹介した業務改善のアイデアを参考に、自社の業務改善に応用できるものがないかチェックしてみてください。
また、業務改善の成功には長期的な取り組みが大切です。社員全員が業務改善の目的を理解し、改善策の効果検証を繰り返し行いましょう。
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