業務マニュアル作成ツールDojo導入事例
行政、公共サービス、役所内業務の自治体DXをDojoが加速させる

総務省の「自治体デジタル・トランスフォーメーション推進計画」に呼応し、DX推進室を設置して行政、公共サービス、役所内業務のDXに取り組む美濃加茂市役所様に、Dojoを導入した経緯と効果などについて話を伺いました。

DX推進室の概要

2022年にDX推進室を設置

2020年12月に総務省が策定した「自治体デジタル・トランスフォーメーション（DX）推進計画」、そして、2021年9月には「地方公共団体情報システムの標準化に関する法律」が施行され、我々自治体はDX推進が急務の状況でした。とくに自治体システムの対象となる20業務については、2025年度末までの標準化対応が求められています。
そこで美濃加茂市役所では、行政、公共サービス、役所内業務などにおけるDXをこれまで以上に推進すべく、2022年にDX推進室（総務課システム係が前身）を設置。2023年には富士通JAPANから地域活性
化企業人を招き、より一層、美濃加茂市のDX推進に取り組んでいます。

行政、公共サービス、役所内業務の　DXを推進

具体的に申し上げますと、行政や公共サービスの部分では、オンライン申請や地域情報に関する業務のDX推進、役所内業務においては、SNSツール、ノーコードのアプリ開発ツール、Web会議システム、電子黒板などを新たに導入。業務効率化や生産性向上に努めています。実証実験の段階ですが、市民向けのオンライン窓口、役所内業務においてはAIやRPA、OCR、音声認識システムなどにも取り組んでいます。

とくにオンライン相談窓口（試験中）は、新たな市民向けサービスの重要な施策として位置付けています。オンライン相談窓口とは、わざわざ本庁舎に足を運ばなくても、市内の連絡所に設置したパソコンを利用し、オンラインで職員とやり取りできる仕組み。申請書類などの記入で分からない箇所があれば、パソコンにつながっている書画カメラで共有し、中身を確認しながらレクチャーを受けることもできます。連絡所は8カ所あり、試験結果により、今後の展開を検討します。本庁舎の職員がすぐに対応できないこともあることから、事前予約制を検討しています。次年度以降は利用状況に応じて拡大も検討します。

Dojoの導入背景

業務の引き継ぎに課題

従来から、異動にともなう業務の引き継ぎに課題がありました。自治体の職員は「不正の防止」「職員の能力開発」「職場の活性化」という観点から、平均3年で部門を異動するのが一般的と言われることもあり、3つの観点に当てはまらない一部の専門性に特化した職員を除き、長期にわたってひとつの部門に留まることはほとんどありません。マニュアル化やマニュアル更新の前に異動になることも多いため、業務の引き継ぎに手間取るケースも出てきます。複数の職員が異動し、経験者が少なくなってしまう部門の場合、前任者の応援を仰ぐこともありました。そこでDX 推進室では、スムーズな業務の引き継ぎをDXで解決する方法を思案し、マニュアル作成ツールの導入を検討するようになりました。

マニュアル作成ツールの選定

インターネット検索などを行い、マニュアル作成に適したツールを比較・検討しました。その際、市場の評価が高く、当市にも合っていると感じたのはテンダさんのDojoでした。その際、重要な要件として三層分離への対応を挙げさせていただきました。
三層分離とは、セキュリティ強化を重視した自治体特有の仕組みで、①個人番号（マイナンバー）利用事務系、②LGWAN（総合行政ネットワーク）接続系、③インターネット接続系の3つに分かれたネットワークを指します。今回導入するマニュアル作成ツールは、①～③のどのネットワークでも利用できることを要件としました。
Dojoにはライセンス認証にUSBのドングルを利用するスタンドアローン版が用意されており、ネットワーク環境に依存しません。三層分離であっても、Dojoがインストールされていれば、どのパソコンでも利用することができます。そこで、2023年3月にDojoを導入させていただきました。

導入プロセスと利用状況

テンダのセミナーや講習会で操作を学習

Dojo導入後、DX推進室職員がテンダさんのトレーニングセミナー（無料）に参加。初級編と中級編を受講し、使いやすさを実感することができました。次に市役所全職員に展開したいと考え、テンダさんがユーザーサポートの一環で行っている個別の操作指導講習会を開催。DXを担当している各部門のシステムサポーターに呼びかけ、2023年9月に約30名が計2回受講しました。さらに同年10月には、Doj oに興味を持つ約15名の希望者が計2回、操作指導講習会を受講。操作指導講習会に参加できなかった職員は、毎月開催されているトレーニングセミナーを受講することができるため、取りこぼしがありません。当市もさまざまなITソリューションを導入していますが、非常に手厚いサービスだと感じています。

パソコン作業量が多い部門が積極的に活用

グループウェアを介してDojoを予約できる仕組みにしていますが、予約表から日に日に利用頻度が高まっていると感じています。正確に調査したわけではありませんが、操作指導講習会に参加した職員の3割以上がDojoを利用しているのではないでしょうか。とくにパソコンでの作業量が多い部門は、満遍なく利用している印象を受けています。
マニュアル作成の具体例としては、まず税関係が挙げられます。例えば、一括納付が難しい場合、分納誓約という特別措置で納税の便宜を図りますが、この処理の仕方が若干複雑なため、Dojoで作成したマニュアルが役立っています。個人番号利用事務系はルーティン化したパソコン操作が多く、ほかにもDojoでのマニュアル化を進めているようです。また、企画課では文書管理システムのマニュアルを作成。このマニュアルは、Dojoを利用する職員に向けた参考資料としても活用しています。

導入効果と今後の展開

＜制作スピードが半分以下に＞

これまでのマニュアル作成は、画面をキャプチャーしてWordもしくはExcelに貼り付け、説明文を添える一般的なスタイルでした。すべて手作業ですから、当然、時間もかかります。複雑な業務の場合、マニュアル作成に数時間かかることもありました。作業時間を精査していないため、定量的な数字は出せませんが、Dojo導入後は作業時間が半分以下になったと感じます。利用している職員からも「操作の画面と流れを記録し、自動的にマニュアルのベースを作成してくれるのは時間短縮になります」との声が届いています。

＜教育用に最適なシミュレーションコンテンツ＞

HTML5形式・DHTML形式で生成する動的なシミュレーションコンテンツは、教育用のマニュアルとして非常に有効だと感じています。
通常のマニュアルや言葉だけのOJTで理解させるのは容易ではありませんが、シミュレーションコンテンツがあれば、自分で繰り返し操作しながら復習でき、自然と操作を身に付けることができます。効率的に作業手順を覚えられる素晴らしい機能だと思っています。

＜業務の見える化＞

Dojoによってマニュアルの体裁が統一化され、さらにマニュアル作成が定着してくれば、「業務の見える化」が期待できます。例えば、業務を引き継いだ職員がマニュアルを参照し、より効率的なやり方に気づけば、業務改善につなげることが可能。マニュアルを起点に、ゆくゆくはB P R（ Business Process Reengineering）へ発展させていくことができればと考えています。

行政サービスの維持と向上を目指す

Dojoによって作業効率が高まり、無駄な時間を削減できれば、市民への対応時間を増やすことができます。自治体のDXは、業務効率化や生産性向上をはかり、市民に対する行政サービスの維持と向上を目指す取り組みですから、これからもDojoにはDXを加速させる役割を期待しています。
また、マニュアル作成だけでなく、当市がDXを進めていくなかでテンダさんが展開するソリューションでマッチするものがあれば、ぜひご紹介ください。引き続き、今後ともよろしくお願いいたします。