手順を伝える意思疎通を円滑に!

90%以上の工数削減の手ごたえ

アイカ工業株式会社様
情報システム部
部長 沖永 剛義様、主任 福井 健太郎様、生田 亜裕様

作業の効率化に頭を悩ませていた時に出会ったDojo

事業領域が幅広く、業務も様々な分野に枝分かれしている当社において、日々の業務ではいかに効率的かつ円滑なやり取りが出来るかが、業務効率化の重要なカギとなっています。そしてそれは社内だけにとどまらず、協力会社などの外部とのやり取りにおいても同じです。

その効率的かつ円滑なやり取りの上で要となるのがマニュアルですが、今までは画面をスクリーンショットしたものをExcelやPower Pointに貼り付け、さらに吹き出しを追加し説明文を書くなど、昔ながらのアナログなやり方のままでした。そのため、ちょっとした手順書を作るにも、概要作成から完成まで含めて、トータルで約3日の時間を要していました。

社内で「初めから手作業で作成せずとも、いまどき自動で、ある程度マニュアルを作成してくれるようなITソリューションが存在するのでは?」との声が上がり、使い勝手の良いものを探したところ、出会ったのがDojoでした。

機能性・操作性・費用面で比較

現場の要望として、画面上で操作したものをそのままExcelやPowerPointに出力したいというものがありました。加えて、弊社としては機能性・操作性・費用の3つの側面で優れていることは妥協できず、その点を踏まえて、世に出回っているツールの中から5製品を比較検討しました。Dojoは、直感的な操作が出来るユーザーフレンドリーなインターフェースを持っていましたし、費用面ではスモールスタートできるライセンス体系になっており、とても便利だと感じました。

  • 機能性:豊富な出力形式
  • 操作性:ユーザーフレンドリーなインターフェース
  • 費用 :スモールスタート可能

そして、最終的に残ったのが、Dojoともう一社のツールの2つでした。

位置ズレが生じないコメントの自動書き出し機能が秀逸

Dojoともう一社のツールはどちらも高評価だったのですが、最終的にDojoを選んだ決め手はマルチディスプレイへの対応と、コメントの書き出し機能が優れている点でした。
当社で事務系の業務をしている社員の作業環境はマルチディスプレイが主流ですが、Dojoであれば複数の画面もスムーズにキャプチャー可能です。
さらに、Dojoのコメント書き出し機能では、キャプチャー取得後に改めて編集する必要がほとんどありません。何といってもコメントが表示される位置が的確で、意図した場所にきちんと置かれるので、素晴らしいと感じました。コメントを自動で書き出す機能は他社のツールでもあるのですが、多くの場合、コメントは説明するボタンの位置から大きくズレていました。ズレた場合、後々一つずつ修正することになり、とても手間がかかりました。

PCにサクッとインストール。あとは直感的に

いざ導入した際は、インストール時のセットアップ手順も、とても分かりやすくて助かりました。手順自体もとてもシンプルで、10分もかからずに完了しました。ツール自体もさまざまな操作が直感的に行えるようになっていて、大変効率的です。

不明な点もサポートサイトですぐに解決

Dojoの認証サーバーの移動をすることになり困った時は、DojoのユーザーサポートサイトにあるFAQにお世話になりました。FAQは本当に頼りになっていて、サイトにはチャットボットも常駐してくれているので安心です。チャットボットに関しては、もう少し長文の質問にも対応してくれたり、リアルタイムに返事がもらえる有人チャットが開設されたりすると、さらに嬉しいと思っています。*
*現在ではご要望にお応えし、有人チャットも開設しました

今までにないスムーズなやり取りで、取引先ともWin-Winな関係に

現在はちょうど基幹システムの刷新をしており、外部の複数の協力会社に対して、依頼や指摘をすることが多々あります。システムの予期しない動作の発生を相手に伝える場合にも、Dojoが活躍してくれています。発生手順をDojoで動画マニュアル化し、協力会社に送ることで完全に動作を再現できるようになり、今までにないスムーズさで意思疎通が図れています。

今までは、再現できない場合は“動作の発生手順を伝える”必要があったのですが、どうしても上手くいかず、毎朝1時間も使い、打ち合わせをしていました。この打ち合わせだけでなく、当社と協力会社の双方がロスしていた時間と労力が、今ではかなり節約できています。長い説明文や、急いで作った手順説明書に代わり、シンプルで短い1~2分の動画によって一発で伝わるようになりました。結果、毎朝の打ち合わせも10分~15分程度で済んでいます。協力会社側からも「動画はわかりやすい!有難い!」という声が多いです。

90%以上の工数削減の手ごたえ

さまざまなやり取りやその準備、そして手作業でマニュアル作成をしていた頃と比べて、直感的に90%以上の工数が削減できているような気がします。今後は、基幹システム以外の分野でも利用していけるのではないかと思っています。
特に、Dojoを利用して良かったと感じたことは、「早い、簡単、正確」この3点です。作業を進める上での大事な要素であると考えており、Dojoでマニュアルを作ることで、この3点を満たすことができます。しかも新人社員がすぐに使いこなせるのが、素晴らしいです。

離れている社員への教育にも活用

Dojoはテレワークにおいてもかなり有用です。例えば新入社員とのOJTでも、互いに離れた場所で作業を教えるのは大変難しいのですが、一つの手順を動画で伝え、そして習う側も実践した作業を動画にして送り返すことですぐにチェックできます。
その他、ちょっとした作業依頼を出す場合でもDojoを利用するケースが多くなってきました。動画で伝えることにより、認識齟齬のリスクが減るのも実に助かります。そういった意味で、もはや手順書すら不要な場面が増えている状態です。

分かりやすいマニュアルを目指して

協力会社各社には成果物として、マニュアルも作成・納品いただく予定なのですが、多くの場合、「システム目線」の取扱説明書に近い堅苦しいものになる傾向があります。そういった「システム目線」のマニュアルを、Dojoを使って「利用者目線」のマニュアルに変えていきたいです。マニュアルの肝心な目的、それは「相手に理解してもらうこと」であると考えています。動画ベース・紙ベースの形式に関わらず、視覚的に分かりやすいマニュアルにするため、Dojoを活用していけたら良いなと思っています。

Dojoの使いやすさ、
自動作成の便利さを
是非、お試しください!

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学習管理システム(LMS)も導入するなら

『GAKTEん(ガクテン)』はDojoで作成したeラーニングコンテンツの管理はもちろん、学習状況や利用者も一元的に管理できる、クラウドで利用するLMS(Learning Management System=学習管理システム)です。
Dojoを利用して自社で手軽にコンテンツを作り、GAKTEんで配信・管理をするため、様々な工数を削減することができます。

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