業務改善へ向けて取り組んだにもかかわらず、社内の負担が増加してしまったり、業務効率が低下してしまったりするケースがあります。本来、業務改善の施策は、業務効率化や生産性向上などを目的として取り組むものです。こうした失敗はなぜ発生してしまうのでしょうか。
この記事では、企業が業務改善に失敗してしまう理由を挙げながら、失敗を防ぐポイントを解説します。業務改善の実現へ向けて、ぜひ参考にお読みください。
業務改善とは？進め方や課題の整理に役立つフレームワーク
INDEX
1.業務改善の失敗が起こる理由
業務改善の取り組みには、めざましい成果をあげた成功事例が数多くあるものの、以下のさまざまな理由によって失敗してしまう場合もあります。自社の業務改善が上手くいかない理由を知るために、まずは施策の失敗を招く可能性がある問題点をご紹介します。
1-1.目標が明確になっていない
まず、業務改善の明確な目標設定が行われていないと、対策がその場しのぎになり結果が出にくいといえます。目の前のトラブルを次々と解消するのみに留まり、根本的な課題の解消には至りません。会社全体で統一感のある取り組みができず、部署ごとに施策の方向性がばらばらになるおそれもあるでしょう。
1-2.業務プロセスの可視化や原因の特定が甘い
そもそも、業務改善の担当者が社内の業務プロセスをしっかりと把握していなければ、現状の改善点を特定するのが難しいといえます。的確な施策を検討しにくくなるのが難点です。例えば、業務改善の効果を狙ってシステムやツールを導入しても、現場の業務課題とズレてしまうといった失敗が懸念されます。
1-3.業務改善の内容や趣旨が従業員に浸透していない
業務改善の指示が現場で実行されていない場合、従業員に施策の内容や趣旨がきちんと伝わっていない可能性が考えられるでしょう。トップダウンで施策を策定して、そのあとは現場へ実施を丸投げしていないでしょうか。従業員に業務改善の重要性を周知して、情報共有する体制を整備する必要があります。
1-4.業務改善の内容に従業員が対応できない
業務改善の施策によって既存の業務プロセスが変化する場合は、社内に定着するまでに多くの時間がかかります。その際、改善のために導入した新たなルールやITシステムなどの変化に従業員が適応する負担を考慮することが大切です。スムーズな導入へ向けた準備が欠かせません。
2.業務改善の失敗例
業務改善に失敗した企業では、具体的にどのようなことが起こるのでしょうか。続いて、業務改善の失敗例をご紹介します。改善活動の一環として現状の業務フローや働き方を見直す場合、以下のパターンには十分にご注意ください。
2-1.仕事のやり方を変えられなかった失敗事例
業務改善の施策で業務プロセスの改革を試みたものの、やり方を変えられなかった失敗事例です。従来と仕事の流れを変えると、現場には大きな負担が生じます。こうした背景から、導入したシステムが複雑すぎて使いこなせなかったり、却って業務量が増加してしまったりする失敗が起こり得ます。また、特定の部署の業務改善によって、別の部署の業務量が増えてしまうことも少なくありません。こうしたシステム導入に関する失敗は、システムの指導担当者を設けて教育する対策によってリカバリーできる可能性があります。
2-2.リモートワークを導入した際の失敗事例
働き方改革の推進にともなうリモートワーク体制で、社員同士のコミュニケーションが取りにくくなってしまった失敗事例です。オンラインで連携を取る体制が不十分な状態にあると、業務上の質問や相談がしづらくなるおそれがあります。リモートワーク体制では、従業員が不安な気持ちを抱えたり、管理者が一人ひとりの勤務態度を把握しづらくなったりするのが難点です。また、オフィスと比べて従業員の働きぶりや成果が見えにくくなり、人事評価が難しくなるといった問題も考えられるでしょう。
3.業務改善の失敗を防ぐためのポイント
業務改善に失敗しないために、社内ではどのような点に気をつけるべきでしょうか。ここでは、業務改善で起こり得る失敗を防ぎ、成功へと導くためのポイントを解説します。
3-1.目標を明確に設定する
業務改善へ取り組むにあたり、何をどこまで改善すべきなのか、具体的な目標を定めましょう。その際は、定量的な指標や数値を設定すると、目標を明確化しやすくなります。
3-2.業務課題の特定を行う
業務改善の担当者は、初めに社内の業務プロセスの把握に努めましょう。現状の業務プロセスを分析して、コスト削減や属人化解消といった課題を洗い出します。現場の声を参考にするために、業務改善アンケートを実施したり、担当者と情報共有する機会を設けたりすると良いでしょう。
3-3.業務改善の内容や趣旨を従業員へ浸透させる
経営層や管理職は、従業員が理解しやすい方法で業務改善の内容や趣旨を伝える工夫をしなければなりません。正確に意図を伝えられなければ、現場のモチベーションが低下して、施策が中途半端に終わってしまうおそれがあります。上からの押し付けではなく、現場が自ら取り組む意識を保つことが大切です。
3-4.積極的に従業員とのコミュニケーションを行う
業務改善の指示を出したあとは、従業員が改善の意図や方法を理解し、適切に実行できているかを定期的に確認しましょう。その際は、社内に相談できる体制を整備すると、業務フローの変化に対応しやすくなります。気軽に意見を言える環境は、一人ひとりが仕事を自分ごととして捉えるために欠かせません。
4.業務改善が上手く進まないときの見直しポイント
業務改善が上手く進まないときは、組織で以下のポイントを見直して、取り組みが不十分となっている点がないか確認しましょう。最後に、業務改善の見直しをする際に着目したいポイントをお伝えします。
4-1.業務改善の進捗管理をしているか
業務改善の進捗管理を行うと、どの段階でトラブルが発生しているかを可視化できます。例えば「業務プロセスを把握する段階」「課題を洗い出す段階」「従業員へ浸透させる段階」といった形で、問題が起こっているフェーズを見極めましょう。続いて、アンケート調査やミーティングなどの手段を用いて原因を特定し、改善策を講じます。
4-2.マニュアルを作成し活用しているか
業務改善へ向けた準備として、業務マニュアルを作成するのも効果的です。マニュアルを整備すると、従業員が作業手順で迷ったり悩んだりするムダを減らし、効率的に業務へ取り組みやすくなります。業務改善の施策においては、改善内容が明確に伝わりやすくなるでしょう。また、社員教育の時間や手間を省けるようになるメリットもあります。
4-3.ツールを利用しているか
業務改善の施策では、業務を自動化する便利なツールを活用するのがおすすめです。例えば、マニュアルを自動で作成できるツールを使えば、作業の効率化が期待できます。マニュアル作成ツールには、音声自動合成や写真の取り込み、動画の挿入などの機能が充実しています。作成はもちろん、更新も簡単にできるようになるのが魅力です。
5.業務改善の失敗防止にマニュアル作成ツールの活用を！
業務改善で起こり得る失敗を避けるために、取り組みのポイントをお伝えしました。業務プロセスの変更は現場に多くの負担がかかり、思うように成果をあげられないケースも珍しくありません。従業員と連携を取りながら、自社の課題に適した改善策を見極めることが大切です。このように現場への負担が大きいからこそ、業務改善ではマニュアル作成ツールをご活用ください。マニュアル作成ツール『Dojo』では、高品質な業務マニュアルを自動で作成し、業務改善の施策にお役立ていただけます。マニュアル作成の工数削減は、『Dojo』にお任せください。
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