業務改善の必要性を実感し、すでに施策へ取り組んでいるにもかかわらず、依然として課題を抱えている企業が少なくありません。経営層が業務改善を指示しても、現場でなかなか改革が浸透しないケースもあるでしょう。なぜこのような業務改善が進まない事態に陥ってしまうのでしょうか。
本記事では、業務改善が進まない理由や、プロジェクトの進行が滞っているときに確認すべきこと、上手くいかないときの解決策をお伝えします。
業務改善とは？進め方や課題の整理に役立つフレームワーク
INDEX
1.業務改善が進まない理由
多くの企業が業務改善に取り組んでいるものの、必ずしも大きな成果をあげられるわけではありません。なぜ自社では業務改善を実現できないのでしょうか。初めに、業務改善が進まないときに考えられる原因をご紹介します。
1-1.改善内容が現場に浸透していない
そもそも現場の社員が業務改善の必要性を十分に理解できていないケースです。経営層や管理職といったトップが伝えたつもりになっているものの、実際には説明が不十分で、多くの従業員が社内の現状をわかっていない状態に陥っています。そのため、現場では改善提案を実行できず、なかなか改善活動が進みません。この場合、改善内容の伝え方が明確でなく、アバウトになっている可能性があります。
1-2.経営陣と現場に熱意の違いがある
経営者と現場間で業務改善に対するモチベーションに大きな隔たりが生じてしまう場合があります。社員はトップからの指示を一方的に待つのみで、やる気のない冷めた感情を持っています。あくまでも「やらされている」という意識が強く、非協力的な状態です。既存の業務フローや働き方を考慮しない改善内容を無理に押しつけると、このように従業員が熱意を失ってしまうおそれがあります。
1-3.改善案が現実的でない
現場で実現可能な範囲を超えた改善案に取り組ませると、却って業務効率が低下しやすいのが注意点です。よくある失敗事例として、DXの観点からシステムを導入したものの、現場で技術の習得が進まず作業負担や無駄な投資が増えてしまうケースが挙げられます。IT化やペーパーレス化は社内のリソースや能力を考慮した上で検討しましょう。また、現実的な目標設定を行うことや、優先順位を決めて効率的に施策へ取り組むことも大切です。
2.業務改善の進行が滞っているときに確認すべきこと
業務改善のステップをスムーズに進めるために、以下のポイントを確認してみましょう。取り組み方を見直すことで、業務改善を効果的に推進できる可能性があります。ここでは、改革の停滞を抜け出すヒントをお伝えします。
2-1.プロジェクトの進捗状態を管理・確認する
現場と管理者は定期的に連携を取り、業務改善プロジェクトの進捗状況のすり合わせを行いましょう。コミュニケーションを綿密に取ることで、業務改善が進まない原因を発見しやすくなります。例えば、現状の仕事でリソースが不足し施策に取り組む時間に余裕がない場合、まずはタスク管理やマニュアル作成による効率化を目指すのも一つの手です。
2-2.内容が現場に浸透しているか確認する
経営者や管理者は現場へ指示出しを行うだけでなく、指示内容が現場に浸透しているかを自ら確認し、支援するのが望ましいといえます。その際は、従業員との面談やヒアリングの機会を設けると、現場の視点に立って改善のアイデア出しがしやすくなるでしょう。また、現場を視察して指示した内容通りに取り組みができているか、実際の様子を見て評価することも大切です。
2-3.経営陣と現場の熱量に違いがないか確認する
経営陣は、現場の担当者の思いや考えを具体的に知り、業務改善へ向けた熱量に差がないかこまめに確認すると良いでしょう。その際は、匿名のアンケート調査を実施すると、従業員が本音で回答しやすいため、現場のリアルな情報を入手しやすくなります。モチベーションの低下が懸念されるときは、アンケート調査の結果を分析すると、問題が可視化される可能性があります。
2-4.改善案が適切なものか見直す
業務改善を実現するには会社の現状に適したアイデアを提案する必要があります。課題の洗い出しを行う際は、現場担当者の声から業務の問題点を見つけることが大切です。また、自社の課題に対して有効な改善策を実施できているか、定期的に見直しましょう。効果測定の実施に加えて、現場の従業員とのミーティングや面談、アンケート調査などのヒアリングを実施するのも効果的です。
3.業務改善が上手くいかないときの解決策
業務改善の施策を成功へ導くには、職場に業務改善の考え方を定着させることや、自社の課題に適した手法を採用することが大切です。最後に、業務改善の効果を得るために必要な解決策を、具体的に解説します。
3-1.内容が現場に浸透していない場合
業務改善が現場に浸透していないケースでは、従業員への伝え方を工夫すると良いでしょう。誰にでも理解しやすい方法で伝えると、業務改善の施策が進みやすくなる可能性があります。そこでおすすめなのが、マニュアルを活用する方法です。業務フローをマニュアル化するとノウハウを効率的に共有でき、生産性向上や属人化防止などのメリットが期待できます。そこでは、マニュアルを簡単に作成できる専用ツールが役立ちます。マニュアル作成ツールを使えば、音声を自動で合成したり、動画を挿入したりして、品質の高いマニュアルを作れるのが魅力です。業務改善へ向けたマニュアル作成のコスト削減につながるため、ぜひご検討ください。
3-2.経営陣と現場に熱量の違いがある場合
経営陣と現場の熱量に差が生じているなら、まずは従業員が主体性を持てるような環境作りに力を入れましょう。担当者が自分の意思や判断に基づいて行動できるような環境を整えることで、現場に熱気がもたらされます。従業員の主体性を引き出すには、アイデアや意見を活発に交換させるのが有効です。従業員同士の対話を充実させて要望や悩みが共有されるようになると、一人ひとりが職場の状況を自分ごととして考えられるようになります。さらに、経営陣は業務改善の目的を現場に共有し、組織としての一体感を醸成しましょう。アメリカの経営学者であるバーナードが提唱する「組織の3要素」によれば、組織を機能させるには共通の目標が必要とされています。
3-3.改善案に問題がある場合
現状の改善案に見当違いな部分が見つかったら、速やかに修正することが大切です。あらためて業務プロセスから課題を洗い出し、適切な改善案を導き出しましょう。その際、新たな改善策の策定に不安があるなら、外部のコンサルタントの力を借りる選択肢もあります。コンサルティングを受けると、社内の状況を客観的に評価でき、従来とは異なる観点から改善案が見つかる可能性があります。社内のみで解決が難しいときは、アウトソーシングを利用するのも一つの方法です。
4.「業務改善が進まない」とお悩みならマニュアル化もご検討ください
ここまで、多くの企業で業務改善が進まない理由から、問題の解決策までお伝えしました。そもそも業務改善の目的や内容が従業員に伝わっていないためにプロジェクトの進行が妨げられているケースも少なくありません。業務改善が進まないときは、施策を効率的に進める準備として、現状の業務フローをマニュアル化しておくのもおすすめです。マニュアル作成ツール『Dojo』を活用すれば、作成時間を大幅に短縮しながら、クオリティの高いマニュアルを用意できます。業務改善でお困りのご担当者様は、ぜひマニュアル作成の自動化にお役立てください。
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