この記事では、業務改善の具体的な手法や手順、業務改善に役立つフレームワークやツール、業務改善を成功へ導くポイントまでの基礎知識を幅広くお伝えします。業務改善の施策に取り組むと、現状の業務プロセスの課題が解決され、多くのメリットがもたらされます。施策で成果をあげるには、取り組む流れや手順に注意が必要です。ご紹介するポイントを参考に、社内で連携して業務改善を推進しましょう。
INDEX
1.業務改善とは
業務改善とは、自社の業務課題を解決し、改善活動を通じてより良い状態を実現することを指します。業務効率化・生産性向上・コスト削減などに効果的な取り組みです。業務改善の施策では、現状の業務を見直して非効率的な業務プロセスの改善を目指します。例えば、仕事の「ムリ・ムダ・ムラ」をなくして最適化したり、自社の「ヒト・モノ・カネ」を適切に管理したりする施策が挙げられます。まずは、業務改善に関して基本から確認してみましょう。
1-1.業務改善の必要性
企業が業務改善に取り組むと、業務効率化・生産性向上・コスト削減をはじめとした多くのメリットがもたらされます。業務プロセスが最適化されることで、仕事の効率や生産性が高まるためです。これにより、労働時間の削減や、働きやすい労働環境の整備につながります。こうした理由から、業務改善は「働き方改革」とも関連性のある取り組みといえるでしょう。
近年のビジネスシーンでは、社会の生産年齢人口の減少にともなう影響を受けて、慢性的な人材不足が課題となっています。そんな中で、人材採用や人材育成の負担を抑えて限られた人員で業務遂行し成果をあげるために、業務改善が有効と考えられているのです。組織の労働力の確保が難しい昨今、日々多くの職場で業務改善の推進が求められています。
1-2.業務改善の効果
業務改善を推進すると、主に業務効率化・生産性向上・コスト削減などの効果が期待できます。業務が効率化されると、社員がコア業務などの重要性の高い業務内容に集中しやすくなります。業務量や業務負担が軽減されれば、残業時間を短縮できる可能性もあるでしょう。長時間労働の防止にも効果的です。また、業務改善により限られた人員で成果をあげられるようになり、従業員のスキルが向上します。生産性が高まることで、生産量の増加や品質向上が期待でき、競争力の強化につながります。さらには、ムダな業務の手間や人件費を抑えて、コスト削減も実現できるでしょう。このように、業務改善は会社に大きな改善効果をもたらします。
1-3.業務改善と業務効率化の違い
「業務改善」と「業務効率化」は、よく似た用語として混同されやすいといえます。しかし、業務改善では質的な側面を重視し、業務効率化では量的な側面を重視する点が両者の大きな違いといえるでしょう。業務改善では、現状の業務の問題点や課題を発見し、解決へと導くことが目的です。運用方法や作業工程の細かな改善を繰り返し、全体的な業務の質の向上を目指します。それに対して、業務効率化では業務のスピードやコストなどの定量的な部分に着目して、同じ業務をより少ないリソースで達成するのが目的です。業務効率化は企業が利益を追求する上での一つのステップであり、業務改善はそれを実現する手段の一つといえるでしょう。
2.業務改善の基本的な方法
業務改善の取り組みでは、主に以下の改善施策が採用されます。ここでは、業務改善で用いられる基本的な手法をご紹介します。
2-1.業務を削減する
既存のワークフローを見直し、不要な業務そのものを排除する方法です。例えば、無くしても本業に影響が出ない単純作業をはじめとして、ムダな業務を洗い出して削除を検討します。業務改善で求められる基本的な視点の一つといえます。
2-2.簡素化する
業務の頻度や工数を減らす方法です。完全に無くすのが難しい業務は、簡素化によって対応できる可能性があります。人為的ミスの低減も期待できるでしょう。具体的には、システム化により業務の自動化を図る施策や、ペーパーレス化で手続きを簡略化する施策などが挙げられます。
2-3.集中化する
同じような業務を一つにまとめる方法です。具体的には、業務を行う場所を1カ所にまとめる施策や、担当部署を1カ所にまとめる施策などが該当します。一元管理によって作業や情報共有の効率を高め、組織の連携を強化できます。
2-4.標準化する
属人化が進んでいる業務をマニュアル化する方法です。標準的な業務フローを資料に取りまとめ、社員がスムーズに業務へ取り組める環境を整備します。マニュアルを作成すると、仕事の品質のばらつきを抑えられるだけでなく、社員教育の負担軽減にもつながります。
2-5.移管する
自社の業績へ直接的に影響を与えない業務をアウトソーシングする方法です。本業に必要なコア業務に人員を集中しやすくなります。昨今では、総務部門や経理部門の一部業務を専門スタッフに外注できる便利なサービスも存在します。
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3.業務改善を進めるための手順
業務改善のプロジェクトは以下の流れで進めると良いでしょう。ここでは、業務改善の準備から実施後の検証まで、手順をご紹介します。
3-1.【Step1】業務の棚卸をする人
初めに、現場の業務プロセスを可視化して、仕事の全体像を明確に把握しましょう。併せて、関係各所へのヒアリングを実施して、現場の意見を参考に業務改善で取り組むべき課題を特定します。
3-2.【Step2】課題を整理する
業務改善で解決すべき課題を選定し、優先順位付けを行う段階です。業務改善の優先順位は、解決までにかかる時間やコスト、解決によって得られる効果などの観点から判断すると良いでしょう。
3-3.【Step3】業務改善の計画を立てる
続いて、業務改善の施策を進めるにあたり長期的なスケジュールを検討します。目標設定を行い、各指標の達成へ向けて実現可能な計画を立てたら、提案書を作成しましょう。
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3-4.【Step4】改善計画を実行する
改善計画を実行したら、定期的に効果測定やフィードバックを実施し、改善点を明らかにします。施策の効果を評価しながら、取り組みを継続し、目標達成を目指しましょう。
4.業務改善で役立つ6つのフレームワーク
業務改善の施策で改善案を検討する際は、フレームワークを利用すると便利です。ここでは、それぞれのフレームワークの特徴や、活用方法をご紹介します。
4-1.QCD
QCDは製造業の業務改善で使われることが多いフレームワークで、「Q（Quality：品質）」「C（Cost：費用）」「D（Delivery：納期）」の頭文字を取ったものです。各要素のバランスや優先順位を考慮して業務改善に取り組むことで、顧客満足度の向上を目指せます。
4-2.ECRS（イクルス）
ECRS（イクルス）は、業務効率化の課題を見つける際に役立つフレームワークです。「E（Eliminate：排除）」「C（Combine：結合）」「R（Rearrange＝交換・再配置）」「S（Simplify：簡素化）」の観点から業務プロセスを見直すと、改善点の洗い出しができます。
4-3.ロジックツリー
ロジックツリーは、複雑な問題を複数の要素に分解して捉えるためのフレームワークです。まず特定の問題を挙げて、問題を要素に分解しながらツリー状に並べることで、全貌を整理できるようになります。業務改善で解決策を検討する際に役立てられるでしょう。
4-4.バリューチェーン分析
バリューチェーン分析は、自社の原料調達から流通・販売までの流れを工程ごとに分析する、マーケティング分野のフレームワークです。業務改善の施策において、利益に貢献する工程や効率化が必要な工程を洗い出せば、リソース配分を最適化しやすくなります。
4-5.PDCAサイクル
PDCAサイクルは、計画・実行・評価・改善の流れを循環させるフレームワークです。業務改善の施策で成果をあげるには、実行後に振り返りと改善を繰り返す必要があります。改善の基本となるPDCAサイクルは押さえておきたいフレームワークの一つといえます。
4-6.KPT
KPTは、振り返りを効果的に行うためのフレームワークです。チームメンバーと「K（Keep：続けるべきこと）」「P（Problem：課題）」「T（Try：挑戦すること）」を話し合います。システム開発で用いられるフレームワークですが、業務改善の施策の振り返りにおいても役立てられます。
5.業務改善を成功させるためのポイント
業務改善を成功へ導くには、以下のポイントを意識して取り組むと良いでしょう。施策で成果をあげるために押さえておきたい、取り組み方のヒントをお伝えします。
5-1.業務改善の成功ポイント
全社（部署単位）で目的意識を持って行う
業務改善の施策で結果を出すには、全社的に目的意識を持って取り組むことが大切です。まずは社内で業務改善に取り組む意義を共有して、従業員に浸透させましょう。従業員自身が当事者意識を持つことで、社内の連携が強まりモチベーション向上が期待でき、施策の効果を高めやすくなります。その際は、業務改善で自分たちにもたらされるメリットを理解してもらうのが望ましいでしょう。例えば、労働時間の短縮や働きやすい環境の確保は、働き手の目線でも魅力を感じる職場作りにつながります。
優先順位を付けて段階的に取り組む
業務改善の実現には多くの時間と手間がかかります。そのため、最初からすべての課題の解決を目指すのではなく、優先順位を付けて段階的に取り組むことが重要といえます。初めは特定の事業や部署のみで施策を展開するといった形で、小規模で無理のない範囲で取り組むと良いでしょう。その反対に、一度にすべての課題の解決を目指して取り組むと、却って現場の負担増加や業務効率の低下を招くおそれがあります。多くの課題がある場合でも、一つひとつを着実に改善していくのがポイントです。
6.業務改善が上手く進まないときの原因
業務改善の施策に取り組んでいるにもかかわらず、結果を出せない場合は、どのような原因が考えられるでしょうか。ここでは、業務改善が上手く進まないときに考えられる原因をご紹介します。
6-1.問題の本質が捉えられていない
そもそも自社の業務改善の目的が明確化されていないケースです。現状を把握せずに業務改善の施策だけ実行しても、課題の解決は期待できません。このように問題の本質が捉えられていない事例は、経営層や上層部からの指示に従って業務改善を目指す場合や、他社の成功事例をそのまま自社に展開した場合などに起きやすいといえます。業務の棚卸の段階から取り組みを始めて、あらためて業務プロセスの全体像から自社の課題を特定しましょう。
6-2.現場との連携が行われていない
業務改善の目的を現場の担当者が理解できていないと、施策で成果をあげるのが難しいといえます。施策を成功へ導くには従業員による協力が欠かせません。現場と経営層との間で目標の統一ができていないケースでは、協力を得るのが難しくなります。担当者の当事者意識が低い状態で業務改善を推進すると、モチベーションを低下させかねないためご注意ください。現場とはこまめにコミュニケーションを取り、業務改善のメリットや意味を共有する機会を積極的に設けましょう。
6-3.ツールやシステムの導入が目的になっている
業務を自動化するツールやシステムは、自社の課題に合わせて活用すると効率化に寄与します。ただし、業務改善は単にデジタル化を推進するだけでは実現できません。自社の目的に適したサービスを選定することが大切です。電子化自体が目的になってしまうと、却って業務効率が低下する失敗も懸念されます。従業員が使いこなせなかったり、不要な機能に対して費用負担が発生したりする事態には注意して、適切なサービスを選びましょう。
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7.業務改善で活用したいシステムやツール
業務改善の施策では、以下のシステムやツールが役立ちます。ぜひ活用してはいかがでしょうか。ここではおすすめのシステムやツールをご紹介します。
7-1.マニュアル作成ツール
「マニュアル作成ツール」は、業務マニュアル作成に特化したツールです。マニュアル作成に役立つ機能が搭載され、作業を効率化できます。業務マニュアルは、属人化解消や社員教育の負担軽減に寄与します。ツールでマニュアル作成を支援すれば、工数の大幅な削減が期待できるでしょう。
業務効率化で押さえるべきポイントから導入すべきツールまで解説
7-2.PCのメモ機能やスクリーンショット
現場で情報共有を行う際、PCのメモやスクリーンショットの機能を利用すると、やり取りの効率化を図れます。特に、リモートワーク体制における社内の連携で役立つでしょう。業務上の記録を画像で残すほか、ノウハウの共有や問い合わせなどの場面に便利です。
7-3.プロジェクト管理ツール
「プロジェクト管理ツール」は、プロジェクトのタスクを可視化して管理するツールです。進捗状況を一元管理し、担当者同士で共有できるようになります。リアルタイムで進捗をチェックできるようになるほか、現状のタスクの全体像を把握するのに役立ちます。
7-4.コミュニケーションツール
オンラインでのコミュニケーション手段となる、チャットツールやビデオ会議ツールなどが挙げられます。チャットでメッセージのやり取りをすると、メールと比べて連絡のスピードが向上する可能性があります。テレワーク中の報連相の時間短縮につながるのが魅力です。
8.業務改善ではマニュアルの活用を！
ここまで、業務改善の基礎知識を解説しました。業務改善を成功へ導くには、全社的に目的意識を持って取り組むことや、課題の優先順位付けを行うことがポイントです。必要に応じてシステムやツールを活用しましょう。業務改善の基本的な手法の一つとして標準化が挙げられます。誰でも迷わず業務を遂行できる環境を整備するなら、業務マニュアル作成ツールが便利です。マニュアル作成ツールの『Dojo』は、簡単な操作でマニュアル作成を自動化します。工数削減や品質向上、研修コストの削減などの効果が期待できるため、ぜひ業務改善でお役立てください。
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