業務プロセスの改善は、企業が生産性向上・業務効率化を図るための効果的な手段です。近年は、働き方改革の推進やテレワークの普及に伴い、業務プロセスの改善が企業にとって重要性が増しています。しかし、実際に業務改善のアイデアを考えることは容易ではなく、実行には手間がかかります。
そこで本記事では、アイデア出しのコツ、具体的なアイデア、実践する際の注意点をご紹介します。業務改善のために情報収集中の方は、ぜひご確認ください。
1.業務改善のアイデア出しのポイント
業務改善には、社内全体の業務を分析して改善点を見つける「アイデア出し」が欠かせません。ここでは、アイデア出しのポイントを解説します。
1-1.業務の棚卸しをする
業務改善のアイデアを出す前に、まずは社内メンバーの業務を棚卸しして、業務全体の現状を正確に把握する必要があります。業務の現状を把握するためには、業務のフローチャートを作成することが効果的です。フローチャート作成には時間がかかることもありますが、現場での問題点や負担になっている業務、重複した業務などを分析することができます。正確性と網羅性を重視した業務改善ができるように情報を整理しましょう。
なお、現在は業務の棚卸しを効率的に行うためのツールが多数あるので、必要に応じて利用することをおすすめします。
1-2.業務の課題を洗い出す
業務内容の棚卸しが終わったら、課題点の洗い出しを進めていきましょう。まずは自社で以下のような業務が発生していないか確認してください。
・排除しても成果に影響がない業務（不要な業務）
・特定の従業員に負荷が集中している業務
・活用されない資料や報告書の作成
もしも課題を発見することが難しいなら、フレームワークを活用すると良いでしょう。フレームワークとは、ある課題に対して問題解決を行うための指針や構造のことです。フレームワークを活用することで課題の全体像が明確になります。
1-3.改善する優先順位を付ける
効率良く業務改善を進めるためには、どの課題から着手すれば良いのか優先順位を決めることが大切です。会社として優先的に解決すべき課題や改善の方向性を明確にすることで、改善のアイデア出しもスムーズに進みやすくなるでしょう。
実際に業務改善の優先順位を決める際には、業務の重要度、改善に要するコスト、期待されるメリットなどを基準に判断するのが効果的です。
2.業務改善を実現するアイデア6選
ここからは、業務改善を実現する具体的なアイデアを確認していきましょう。
2-1.不要な業務を削減する
まず検討すべきアイデアは、業務の無駄を徹底的に排除することです。なぜなら、無駄な仕事を減らすことは、数ある業務改善策の中でも結果につながりやすく、実施のハードルが低い方法だからです。具体的な施策としては、社内における不要な会議や書類作成、無駄な移動の削減が挙げられます。これらを実施することで、従業員は時間と労力に余裕が生まれ、必要な業務（コア業務）に集中できるようになるでしょう。
また、ノンコア業務をアウトソーシングするのも選択肢の1つです。コア業務への集中投資が可能になり、業務品質の向上や人件費削減が期待できます。
2-2.業務の担当者を変更する
仕事には得手不得手があるので、業務担当者の変更は有効な手段です。適材適所の人員配置にすることで、各従業員がパフォーマンスを発揮しやすくなります。実際に担当者を変更する際は、従業員の現状のパフォーマンスやスキルを可視化し、個人の特性に合わせて適切な人事異動を行いましょう。
例えば、コミュニケーションスキルに優れた人材は営業活動に向いている可能性があります。業務内容と従業員のスキルをマッチさせることで、企業全体の生産性向上につながるでしょう。
2-3.業務を外部に委託する
自社がリソース不足などの課題を抱えている場合、業務をアウトソーシングすることが効果的です。例えば、独自性の低い簡単なルーチンワークをアウトソーシングすることで、自社には「社員の業務量の軽減につながる」「リソースをコア業務に集中できる」などのメリットがあります。
また、アウトソーシング先が特定分野に特化しているケースでは、専門性の高い業務を委託するのも良いでしょう。ノウハウが整っていない業務でも高品質で代行でき、人材育成にかかるコストを削減できます。
2-4.業務改善ツールやシステムを導入する
AIやRPAなどのツールを活用して、業務の自動化ができないか検討しましょう。RPAとは、定型業務を自動化するテクノロジーのことで、人手不足や働き方改革の中で注目を集めています。
いずれのツールも単純作業を高速でこなすことができるので、従業員の業務負荷を軽減し、コスト削減が期待できます。また、近年ではAIとRPAを連携させることで、非定型作業でも自動化できるようになっています。
2-5.業務マニュアルを整備する
業務マニュアルを整備することは、業務品質を向上し、業務の属人化を解消するために必要です。社内でナレッジやノウハウを共有できるので、誰でも正確な仕事がしやすくなるのです。また、マニュアル作成では業務フローの洗い出しを行うので、無駄な業務の発見にも役立ちます。イラストや図などを用いて、視覚的な分かりやすさも意識しながら作成するようにしましょう。
3.業務改善のアイデアを実践する際の注意点
業務改善のアイデアを実行に移す際の注意点を3つ紹介します。
3-1.目的を明確にする
業務改善にはさまざまな方法がありますが、組織が直面している問題点に合わせた方法を選ばなければ、問題解決にはつながりません。そのため、改善目的やアイデアの実行目的を明確にし、従業員との共有を徹底することが重要です。社内で目的を統一することができれば、従業員のモチベーションは高まり、改善効果の検証などの作業も円滑に進むでしょう。
なお、業務改善の目的を明確化するコツとしては、具体的な目標を設定することが大切です。例えば、「コストを◯%削減する」といった数値目標を定めることで、タスクの優先順位が明確になり、成果に結びつきやすくなります。
3-2.業務の関係者と一緒に改善を進める
業務改善を成功させるには、経営陣だけでなく現場の従業員と協力して取り組むことが大切です。もしも現場における従業員の視点を軽視した施策を実施すると、従業員のモチベーション低下や信頼関係の損失など、深刻な悪影響を引き起こすことになります。したがって、業務改善の際には、現場からの意見を十分にヒアリングし、従業員が自発的に協力したいと思える環境を作ることが重要です。
また、業務プロセスの変化は、現場の従業員にとっては必ずしもポジティブなものではありません。そのため、業務改善の意義や改善後の業務運用について、関係者全員が理解を深めることが重要です。
3-3.長期的に業務改善に取り組む
業務改善は即座に効果が表れるものではないので、改善方法を検討して実践した後、評価検証を行う必要があります。ときには、業務の目的や業務フロー自体の見直しが必要になることもあるでしょう。
その場しのぎの改善策だけでは逆に工数が増える可能性もあるので、長期的な視野でPDCAサイクルを回し続けることが重要です。短期的な改善にとらわれず、数ヶ月から数年にわたる長期的な取り組みを行うことで、より効果的な改善を期待できます。
4.業務改善に有効なアイデアは自社の状況に応じて変わる
日々の多忙な業務の中で、業務プロセスの改善を実現するためには、アイデア出しのコツを熟知することが欠かせません。自社の課題を明確化した上で、優先順位の高いものから対応していきましょう。本記事で紹介した業務改善のアイデアを参考に、自社の業務改善に応用できるものがないかチェックしてみてください。
また、業務改善の成功には長期的な取り組みが大切です。社員全員が業務改善の目的を理解し、改善策の効果検証を繰り返し行いましょう。
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