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新入社員もわかりやすい! 業務を覚えるための仕事のマニュアルの作り方

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新入社員や異動したばかりの社員には、上司や同僚が1から仕事を教えていく必要があります。しかし、口頭だけではなかなか説明が難しいこともあり、上司や同僚の主観が混じってしまうと本来教えるべき内容と逸れてしまうこともあるでしょう。

そこで役に立つのが、仕事のマニュアル化です。一目見るだけですぐに業務ができるようになるマニュアルを作成することで、教えてもらう側と教える側の双方の業務がスピーディーになります。そこで今回は、わかりやすい仕事のマニュアルの作り方のポイントを解説していきます。

マニュアルに記載するべき内容

新入社員や異動したばかりの社員に向けたマニュアルを作成するときには、以下の内容を盛り込むことを意識しましょう。

仕事全体の流れ

入社したばかりの新入社員は、与えられた仕事で具体的に何をすべきかわからないということもあります。したがって、仕事のマニュアルに、仕事全体の流れや工程を記載しておくことが賢い作り方といえます。

例えば営業職の場合、製品を売るだけでなく、企画や市場調査、アポイントメント、見積もり、納品、アフターフォローなどさまざまな業務があります。

このような仕事全体の流れを記載し、読み手にイメージしてもらうことが大切です。

具体的な仕事の目標水準

よりいい仕事を行うためには、表面的なことだけを淡々とこなすだけではいけません。
とはいえ、たくさんの時間をかけて必要以上の労力を費やしても無駄になってしまうことがあります。とくに新入社員はこのバランスの取り方がわからないため、1つの仕事で必要となる成果の水準を記載しておくことも重要です。

これをマニュアル化するときには、作成時間や達成度、品質などの観点から、できる限り“数値”を使い、具体的にその目標水準を記載していくのがポイントです。

仕事の考え方

入社して間もない新入社員にとって、仕事の目標や目的を深く理解することは困難といえます。したがって、その仕事の全体的な考え方や取り組み方の基準も記載したうえで、マニュアルを作成しましょう。

いわゆる仕事のモットーやスローガンのようなものをマニュアルに組み込むのです。わかりやすい言葉で仕事の目標や目的を記載しておくことで、業務の作業方法やパソコン操作についてだけを記載したマニュアルよりも、より仕事の全体像がイメージできるようになります。

社内用語集

会社の中には、その会社の中でしか使われていない独自の社内用語があったり、その会社が属している業界独自の専門用語があったりします。このような社内用語や専門用語は、新入社員や異動したばかりの社員にとっては理解するまでに時間がかかる可能性があります。そのため、マニュアル内には社内用語集も盛り込んでおくと良いでしょう。

ITスキル・導入ソフトの使用方法

一般的なオフィスソフトなどの使用方法に関してはマニュアルに記載することは少ないかもしれませんが、その会社で使用している独自のシステムやソフトの使用方法は社内にいないと理解できません。このような内容はマニュアルに記載しておくことで、新入社員や異動したばかりの社員がスムーズに業務を理解する助けになるでしょう。

問い合わせ先・資料保存場所

頻繁にメールや電話をする問い合わせ先(業者や取引先、お客様など)は、マニュアルにまとめて記載しておくことで見つけやすくなります。例えば、紙資料であればどこに保管すればいいのか、データであればどのファイルサーバーやクラウドに保存すればいいのかなど、資料保存場所についてもマニュアルに記載しておくと、保管場所に困ることが少なくなるでしょう。

それぞれのマニュアルを使用するタイミング

新入社員や異動して間もない社員にとって、業務に慣れていない時期がしばらく続くため、マニュアルに記載している内容をチェックする頻度が多くなります。そのため、「どのような時にどのマニュアルをチェックすればいいのか」をマニュアルのタイトル名などに記載しておくことで、読み手がどのマニュアルをチェックすれば良いのか迷いにくくなります。

マニュアルを作成するうえでのポイント

実際にマニュアルを作成する際は、以下のポイントを意識しながら作成していきましょう。

チェックリストもマニュアルに取り入れる

仕事を行ううえで必要なこと、注意しなければならないことをチェックリストとして羅列してあげることもポイントです。チェックリスト化することで、仕事内容がイメージしやすくなり、業務の質を一定に保つことにもつながります。

仕事のマニュアルはわかりやすくシンプルに

マニュアルはできるだけ分りやすくシンプルに記載することがポイントです。

とくに新入社員向けのマニュアルの場合、いくら濃密で有意義なものを記載しても、それが辞書のように難解で大量のボリュームとなっていると、上手く伝わりません。

仕事マニュアルを作成するときには、誰が読んでも理解できる用語や書き方と基本し、図や表なども使い、読み手が受け入れやすいことを一番に考えることが大切です。

新入社員がつまずきやすいポイントをあらかじめ記載しておく

新入社員や異動したばかりの社員がつまずきやすいポイントは、今後入社してくる社員にとってもつまずきやすいポイントだといえます。そのため、つまずきやすいポイントをマニュアルに記載しておくことで、読み手は注意点を前もって知ることができ、周りの社員も業務をフォローする回数が減るでしょう。

いつでも閲覧できるようにしておく

マニュアルは、業務内容を確認したいときにすぐ読みたいものです。そのため、わかりづらい場所に保管しておくと業務のポイントがわからないだけでなく、大切な時間を無駄にしてしまう可能性があります。共有サーバーやクラウドなどに保管し、いつでも閲覧できるようにしておくことなどの対策をしておきましょう。

マニュアルへの記載に向かない内容

新入社員や異動したばかりの社員に業務を理解してもらうためにマニュアルを作成することは有効ですが、以下のような内容はマニュアルへの記載に向いていません。下記の内容でマニュアルを作成しなければならない場合は、内容を慎重に検討したほうが良いでしょう。

社員それぞれのスキルに依存しているノウハウ

社員それぞれのスキルに依存しているノウハウ、いわゆる属人化したノウハウは社員ごとに異なるため、マニュアルへの記載は不向きだといえます。

ロールプレイングが必要なスキル

営業や販売などの業務の研修で行われるロールプレイングは、実践練習を繰り返して能力を身に付けます。そのため、文章で表現するマニュアルにロールプレイング内容を落とし込むことは不向きとされています。

マニュアル作成ツールの種類

マニュアルを作成するためのツールには、いくつかの種類が存在します。

オフィスソフト

マニュアル作成ツールとしてもっともよく使われているのが、ワードやエクセル、パワーポイントなどのオフィスソフトです。オフィスソフトは大抵の会社で既にインストールされているため、使用方法自体を理解している従業員も多く、特別な操作方法を行わない限り使用方法を説明する時間を省けることがメリットです。

手順式マニュアルツール

作業工程や単位作業の進め方をまとめた手順書として作成できるマニュアル作成ツールのことは、「手順式マニュアルツール」と呼ばれています。

作業工程ごとの手順が記載されているため、作業内容全体を理解しやすいことがメリットです。

動画式マニュアルツール

作業内容を動画で確認できるマニュアルが作成できるツールは、「動画式マニュアルツール」と呼ばれています。作業内容を動画で伝えられるので、文書だけで伝えるよりも理解しやすいマニュアルを作成できます。

仕事のマニュアル作成にDojoを使おう!


分かりやすい仕事のマニュアルを作成しようとすると、編集や細かなところをこだわる必要があり、大幅な時間がかかってしまいます。

このようなお悩みを解決してくれるのが、マニュアル作成ツールDojo(ドージョー)です。たくさんの編集機能の中から見やすくなるものを使用するだけで簡単にマニュアル化ができます。
通常業務に加えてマニュアル作成を行うという、忙しいビジネスパーソンにこそおすすめのツールです。限りある時間を大切に使うためにも、便利なDojoを上手に活用しましょう。
仕事のマニュアルを作っておくことで、育成に費やす時間を大幅に削減することができ、社内全体の業務効率を上げることができます。

仕事を円滑に進めるためにも、今回ご紹介したマニュアルの作り方をぜひご参考にしてみてくださいね。

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