マニュアルのデザインを考えるとなったときに、見すさについては誰しもが考えるところだと思います。しかし、どのような要点を押さえて作成しているかで大きくその出来栄えは異なってきます。
そこで本記事では、マニュアルのデザインにおけるNGやコツについて解説・紹介していきます。
見やすいマニュアルのデザインとは？NGやコツについても紹介
見やすくわかりやすいマニュアルがあるだけで、様々な業務が効率的に行われるようになります。しかし、マニュアルを見やすくするためには、制作時にデザインや内容について配慮して作成しなくてはいけません。誰が読んでも伝わるデザインにするためにも、どのようなことに気をつけながらマニュアル作成をしていくべきか把握しておきましょう。
1.視認性を意識する
マニュアルに限らず、人が何かを見て理解するときには「視認性」が重要になります。
視認性とは「目で見た時の確認のしやすさ」です。
視認性を意識すると目で見てすぐわかるように作るということにつながります。
見やすいレイアウトとはどういうことか、逆にどういうレイアウトだと視認性が低いマニュアルになってしまうのか、理解を深めておきましょう。
実際にマニュアルを作ろうとすると、その内容にこだわるあまりに、デザイン面や視認性はついついおろそかにしてしまいがちなポイントです。
作り手からすれば気にならないような些細なことでも、読み手には見にくい印象を与えてしまいます。
仮に説明がどれだけ分かりやすかったとしても、読む前に「見にくい」と思われてしまうとしっかりと読み込んでもらえないことも。
読み手にマニュアルの熟読や理解を求めるのであれば、見ただけで情報がわかるようなマニュアルを提供し、より理解を深めてもらうのが理想です。
1-1.余白
余白を単なる「余ったスペース」と思ってはいないでしょうか。
余白の美とも言われるように、余白に意味を持たせるのも重要なテクニックなのです。
マニュアルにおいても、余白によって視線を情報に注目させる説明や内容の区切りなどを明確にすることで視認性を高くすることができます。
余白を作るだけと聞くと一見、簡単そうな内容かもしれませんが「無駄な余白」を作りすぎてしまわないように注意が必要です。
1-2.フォント
マニュアルで使用するフォントに関しては基本的に1つの書類につき1のフォントで統一した方がよいでしょう。
複数のフォントを使ってしまうと読み手に違和感を与え、読みづらくなってしまうことがあります。
マニュアルの内容に合うと思ったフォントを選べばよいですが、まずは読みやすさに重点を置いてもよいでしょう。
ただし、文字化けのおそれがある認知度の低いフォントや閲覧環境に依存するフォントは使わないようにしましょう。
1-3.文字の太さ・色
マニュアル中には業務上でいくつもの重要な点や作業があり、中でも文字の装飾を活用する機会もあるかと思います。
しかし、重要な全ての文章の色を変更したり太字にしたりするのは避けましょう。
ひとつの項目に何個も強調された文字があると、本当に重要な点がわかりにくくなってしまいます。
様々な装飾を用いて数多くをアピールするのではなく、特に伝えたい部分に絞って、メリハリをつけることが重要になります。
1-4.関連情報をまとめる
情報の種類ごとにグルーピングし、デザインや装飾をすることによって、
視覚的に「関連した情報である」ということが分かりやすくなります。
テキストや画像、動画などの情報が関連していることが見て分かるようになっているのが理想です。
情報がバラバラに配置されていると、何がどの説明なのかを探す手間が増え、わかりづらいマニュアルになってしまいます。
関連情報はできるだけまとめて、その作業をするときに見る場所ができるだけ一箇所で良いように マニュアルをデザインしましょう。作業をする中でマニュアルのページを行ったり来たりする必要がある作りは読み手のストレスになります。
1-5.図や表の活用
業務フローが複雑な場合や文章だけでは伝えにくいような内容のマニュアルには、積極的に図や表を挿入することで読み手の理解を助けることができます。
テキストだけでは伝えにくい内容をより伝えやすくする工夫のひとつで、必要であれば写真や動画を活用するのもよいでしょう。
もし、複数の画像を1ページに挿入するような場合には、可能な限り図・表・写真などの大きさを揃えて並べることで、より見やすいマニュアルにすることができます。
文章だけでは丁寧に説明が難しかった内容も、図・表・画像・動画といった媒体を活用するだけで簡単に伝えることができるのです。
1-6.配置を揃える
文の書き出しや画像の位置といった配置を揃えることも重要です。
凸凹やバラつきが少なく、あるべきところにきちんと収まっていると見た人に「整理されていて分かりやすい」という印象を与えることができます。
マニュアルのレイアウトも同様でテキスト画像の端が揃っているとそれだけで情報が整理されていると思ってもらえるのです。
具体的には、各情報のまとまりの上下左右を見えない線に沿って揃えたデザインにしましょう。
特に上端と左端は揃えておくだけでも印象は大きく変わります。
製品イラストなどの端が曖昧なものは、中央で揃えて配置してみても良いでしょう。
2.レイアウトを考える時の注意点
レイアウトの視認性を高めて読み手に整理された情報を提供することが重要であると紹介してきましたが、視認性以外にもデザインを考えるときに気をつけたいことがあります。
具体的には、デザインを考えているとき、以下のことに注意してみてください。
2-1.こだわり過ぎない
マニュアルは「見やすくてわかりやすい」ものが理想的です。
言い換えれば、奇抜なデザインや芸術的なデザインを作成する必要はありません。
シンプルなデザインの方が読みやすく、フォーマット化しやすいデザインとなります。
自分が気に入ったデザインにしたい気持ちもあるかと思いますが、マニュアルの読みやすさを求めていれば自然とシンプルな仕上がりになるはずです。
2-2.フォーマットを統一する
先述の通り、マニュアルに奇抜さや独創性は必要ありません。
優れたマニュアルデザインが既に存在している、フォーマットが用意されているといった場合にはそれらを積極的に使い回しましょう。
もし、新しいものが必要なのであれば自分で一度作成したマニュアルをフォーマット化しても良いでしょう。
一度使いやすいフォーマットを手に入れれば、そのフォーマットを他のマニュアルにも使用することで、マニュアル全体のスタイルが統一されますし、作り手によってマニュアルの出来栄えが大きく変わってしまうということも避けられます。
読み手としても見慣れた形式のマニュアルの方が理解しやすいものになるので、どのフォーマットに統一するかは考えておくと良いでしょう。
2-3.大まか過ぎ・細か過ぎに注意
シンプルで読みやすい内容にするために抽象的過ぎる説明になってしまうのは本末転倒です。
マニュアル作成の難しいところですが、読み手が作業を再現できるまで具体化し、あとは文章量を適切にする必要があります。
誰もが読めば再現できる説明をする一方で、余計な文章は全て削ぎ落として、端的に伝わるようにすることが理想です。不要な情報が多すぎてパッと見たときにごちゃごちゃしている印象であったり、単純に読まないといけないページ数が多かったりすると、きちんと読んでもらえない可能性があります。
3.マニュアルの作成時のコツ
デザインや内容について以外にもマニュアルの作成を進めていくコツがあります。
技術的な部分というよりは心理的な部分にもなるので、以下の項目で解説する内容を念頭に置きながらマニュアル作成を進めてみてください。
3-1.完璧である必要はない
手順書を完璧に作ろうとすることは悪いことではありませんが、いきなり完璧を目指すと、作成側の負担になりがちです。
完璧にこだわるほど労力は多くなり、結果としてマニュアルの作成や更新が遅れる、またはストップしかねないという状況になることもしばしば。
最初から完璧を目指すのではなく、更新を前提としたマニュアル作りを意識し、まずは最低限の情報を記載し、必要になった段階で情報をアップデートすることが大切です。
「現状で必要なことだけ」を記載することを意識すれば、マニュアル作成が重荷になりすぎてしまうリスクを減らすことができます。
3-2.心理的障壁を無くすように作る
必要な情報が読み手に意識されるように、注目して欲しい情報には目立つアイコンをつけたり、読み手の立場に立った短いメッセージを入れたりすることで読み手の心理的障壁を無くすテクニックもあります。
この部分は作成者が遊び心を出せる部分でもあり、作成側としても心理的負担を軽くし、淡々としたマニュアル作成よりも楽しく行えるポイントでもあります。
心理的な負担をなくすことでマニュアル理解が促進し、効率がアップすることも考えられます。
初めての業務で強いプレッシャーを感じる中でも読み手が安心して作業できるようにしてあげましょう。
3-3.作成手順や準備について
マニュアル作成には人材や作業時間といったリソースを割く必要があります。
そのため、完成までには程度の期間でどの程度の量力が割けるかと締め切りまでに作成できるかの両方を考えなくてはいけません。
効率よくマニュアルを作成して、負担を軽減するためにもマニュアルの作成手順については把握しておく必要があります。
以下の記事を参考にマニュアルの作り方について再確認しておきましょう。
関連記事
「新入社員もわかりやすい！ 業務を覚えるための仕事のマニュアルの作り方」の記事
4.マニュアル作成で悩まないために、まずは無料のマニュアル作成ツールを試してみる
ここまでマニュアルのデザインの仕方について紹介・解説してきました。
視認性を高めることから読み手が読みやすくなるように考えるだけでもその出来栄えは大きく変わってくるでしょう。
しかし、ゼロからマニュアルを作るのはコツを知っていても相応の労力がかかるものです。
そこで、マニュアル作成ツールの利用を検討することをおすすめします。
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さらに画像や動画を活用も簡単なので、文章だけでは説明が難しい部分も分かりやすく解説できます。
初めてのマニュアル作成でも安心して作業を進められるほか、時短やフォーマットの統一といった点でも有用です。
そしてなんといっても無料なので、リスクなしで気軽に導入できるのが嬉しいですね。
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