マニュアル作成ツールは既に様々な種類のものがリリースされていますが、どれを選んでも良いわけではありません。誰がどのような目的で使うかまで考えて導入する必要があります。
この記事では無料で使えるツールを含め、どのようなツールがあるのかと、選び方を紹介しています。
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マニュアル作成ツールの選び方-まずは【無料ツール】がおすすめ
マニュアル作成を簡単にしてくれるマニュアル作成ツールを活用して、労力や時間といったコストを削減し、業務効率化を考えることがあるかと思います。
確かに、ツールを活用することで今までより効率的に分かりやすいマニュアルを作成することができます。
しかし、マニュアル作成ツールは複数あるので、有効なツールの選び方やマニュアルを社内で効果的に運用する方法を知っておかないと自社に合ったものを選ぶことができないことも考えられます。特に多くのマニュアル作成ツールの導入には一定のコストが掛かることが多いので、費用対効果の部分も障壁になるかもしれません。
そこで今回は、ツール選定で意識したいポイントと、目的ごとにおすすめのツールについて、無料で導入できるツールも含めてご紹介します。
1.マニュアル作成ツールとは
マニュアル作成ツールとは、マニュアルの作成や共有、管理等の機能を備えたソフトウェアのことです。
現在、マニュアル作成にWordやExcel、PowerPointといったOfficeソフトを利用し、手作業でマニュアルを作成している企業も多いのではないでしょうか。
しかし、これらのOfficeソフトを使ったマニュアル作成は、ソフトの利用に追加コストなく活用できる一方で、以下のような問題もあります。
・手作業なので、とにかく作成に時間がかかる
・フォーマットの統一が難しく、更新・共有がしづらい
・社員のスキルで出来が大きく違う
これらの問題を解決し、より効率的にマニュアル作成を進めていくためには、ツールを利用するのがおすすめです。
一般的なマニュアル作成ツールには、以下のような機能が備わっています。
・テンプレート／レイアウト機能
・簡単に共有／編集ができる機能
・画像・動画の取り込み／編集機能
・紙や動画など、複数のファイル形式への出力機能
・スマートフォンやタブレットなどマルチデバイスに対応する機能
政府が推進する「働き方改革」や新型コロナウイルスの流行によって、一気に導入が進んだ「テレワーク」にも、業務効率化が期待できるマニュアル作成ツールの活用がおすすめです。
2.マニュアル作成ツール導入のメリット
マニュアル作成ツールを駆使すれば、マニュアル作りに関するさまざまな課題を解決できます。
メリットについては以下の通りです。
2-1.マニュアルの品質向上・維持
わかりやすいマニュアルを作るには押さえるべきポイントが複数あります。
労力と時間をかけてマニュアルを作成しても、出来上がったものがわかりにくいものであれば、役に立つマニュアルとは言えないでしょう。
また、作成者ごとにマニュアルのフォーマットやデザインが変わってしまうと、読み手側に親切な設計とは言えません。
その点、マニュアル作成ツールなら基本フォーマットが用意されているので様式が統一できるほか、既に用意されたものを活用するので、苦手な方でも洗練された分かりやすいスタイルで作成が可能です。
2-2.リソースの確保
マニュアルをゼロから作るとなると、相応の労力と時間がかかります。
業務効率を高めるためにマニュアルを作るとは言っても、あまり労力をかけずに短期間で完成できるのが理想的です。労力が掛かるが故になかなか作成や更新に手を出せないという状況が少なくありません。
マニュアル作成ツールには豊富なテンプレートや自動作成機能が用意されているので、作成のための時間を大幅に削減することができます。
また、質の高いマニュアルがあれば、初めての人にも短期間で必要なスキルを身につけさせることができ、新人教育や引き継ぎ業務に要する時間も減らせます。
人件費が削減され、確保できたリソースをより生産性の高い業務に回すことも可能です。
2-3.情報の共有・編集
マニュアル作成というのは一度作って終わりというわけではありません。
状況や変化に応じて日々アップデートしていく必要があります。
しかし、そのたびに各自のファイルを更新したり、新しいものを共有したりする作業は実は大きな負担です。
マニュアル作成ツールならクラウドで一括管理することもでき、追加された内容は自動更新されていくので共有や運用も容易なのが大きなメリットのひとつです。
また権限を設定すれば、誰でもアクセスして編集できるので、システム管理者を通さずに細かいアップデートや新たに必要な情報を記載していくような運用にも便利です。
2-4.記載漏れの防止
手作業でのマニュアル作成時には記載漏れが考えられます。
記載漏れが起きてしまうと必要な情報が足りないため、担当者が作業をうまく進められなくなってしまいます。
作業が進行できなくなってしまうだけでなく、大きな作業ミスにも繋がってしまう恐れも。
これには確認がしやすく、予め記載漏れが防げるようなフォーマットが用意されているかが重要な要素のひとつなので、マニュアル作成ツールを使用することで回避につながります。
3.マニュアル作成ツールの選び方
マニュアル作成ツールごとに備わっている機能や特徴は異なります。
現在既に多くのツールがリリースされている中からどのようにツールを選べばよいのか、選定で意識したいポイントをご紹介します。
3-1.目的との合致
ポイントの1つ目は、目的に応じた機能を備えているかどうかです。
「どのようなマニュアルを作成したいのか」「誰が読んで活用するのか」を明確にして、その目的が実現できる機能を備えたツールを選びましょう。
後ほど紹介しますが、無料で使えるツールでもマニュアル作成が可能なので、有料のものを使う前にそちらも試しておきたいです。
3-2.操作性・扱いやすさ
対応しているデバイスやマニュアルの内容が見やすく表示されるかといった点も、注意してみておきたいです。
スマートフォンやタブレットに対応していないツールの場合、「画面がフリーズする」「一部がうまく表示されない」といった問題が生じることも考えられます。
また、利用者が使いやすいツールなのか、ITリテラシーが低い人でも、質を落とさずマニュアル作成ができる操作性を備えているかを確認しましょう。
誰が使うかに関わらず、誰でも効率的にマニュアル作成が行えるツールを選ぶことも重要です。
項目に従い内容を入力するだけで簡単にマニュアルが作成できるような、テンプレートやフォーマット機能などを備えたツールの利用がおすすめです。
3-3.セキュリティの高さ
マニュアル作成ツールを導入する場合、セキュリティ面が気になる方も多いはずです。
マニュアルの中に機密情報を記載することもあれば、マニュアル自体が企業にとって重要な情報であり資産でもあります。
データの保存場所や不正アクセスや情報漏洩などに対しての監視体制やサポートなどを確認し、セキュリティ面で信頼できるツールを選ぶことが大切です。
3-4.サポートの充実
導入前や導入後のサポートが充実しているかも重要な選定ポイントのひとつです。
代表的なサポート内容としては以下の通り。
・導入前や導入後に操作の仕方についてのレクチャーが受けられる
・電話やメールによる問い合わせを受け付けている
・不具合やトラブルが起きた時の対応がしっかりしている
これらのサポートが一通り揃っていれば、安心してサービスを利用することがでるでしょう。
4.【目的別】おすすめの機能
先述した通り、目的に合ったツールを選ぶことでマニュアル作りはより効率的で意味のあるものになります。
そこで、ここからは目的ごとに適したツールの機能についてご紹介していきます。
4-1.ナレッジの共有
マニュアルは作成するだけでなく、社内できちんと共有し、活用されてはじめて価値あるものになります。
マニュアル作成とともに、ナレッジ共有を促進したければ、共有機能があるものをマニュアル作成に利用するのがおすすめです。
複数の端末での同時編集やWeb上で配信管理できるものもあるため、簡単にマニュアルを共有することができます。
検索機能を備えたツールを選べば、探しているマニュアルにすぐアクセスできるようになるため、たくさんのマニュアルがある場合には欲しい機能です。
ナレッジ共有によって特定の社員のみしか知らない業務というのが無くなるため、非常事態でもマニュアルを活用すれば誰でも対応ができるようになるのも大きなメリットです。
4-2.教育
新入社員や新メンバーを即戦力にしたい場合、社員の教育管理に適したツールを利用するとよいでしょう。
社員がインターネットを利用して学習できるeラーニング機能、マニュアルを操作しながら実際に作業の疑似体験ができる機能を備えたツールもあります。
社員のトレーニングを設定できる機能やその実施状況分析機能があるものも選択肢になるでしょう。
教育管理に適したツールを利用すればOJTが必要最低限で済むといった教育コストの削減も可能となります。
4-3.複雑な作業の指示
文章だけでは伝えづらい複雑な作業や現場作業、日本語が苦手な方にもわかりやすいマニュアルを作りたいのであれば、画像や動画を手軽に挿入できるツールを選びましょう。
操作画面や説明文が自動で取得できるものや、スマートフォンで撮影した動画でそのままマニュアル作成ができるといった機能を備えるツールもあります。
画像や動画をマニュアルに活用すれば、読み手が作業する時も視覚的に理解が可能です。
文字だけのマニュアルでは分かりにくい部分も画像や動画があればスムーズに作業ができるでしょう。
4-4.外部委託(アウトソーシング)
業務を外部委託（アウトソーシング）したければ、業務手順を漏れなくマニュアルにする必要があります。
アウトソーシング用のマニュアル作成に向いているツールは簡単な操作で自動作成してくれる機能などを備えているものです。
マニュアルを作成してしまえば、担当者が変更になった場合や新システムを導入する際にも便利です。
5.おすすめのマニュアル作成ツール５選
ここまで、おすすめの機能についてご紹介してきましたが、ここからはツールごとの特徴について解説していきます。
実際にまだ使用するツールを決め切れていない方はそれぞれの特徴を確認して選んでみてください。
5-1.Dojo
【特徴】
・中小企業から大企業まで幅広く活用されている
・自動キャプチャ、自動作成が豊富
・教育コンテンツやエビデンス取得など幅広い利用シーン
・専用ヘルプデスクや操作講習などアフターサポートが充実
・豊富な出力形式
・累計3,000社以上の導入実績
難しい操作が苦手、マニュアル作成が不安という方には「Dojo」がおすすめです。
マニュアル作成が初めての場合や、ノウハウが確立されていない方でも安心して使用できるため、多くの企業で活躍しています。
本当に苦手な方や不安な方にも専用のヘルプデスクや操作講習などアフターサポートが充実しているため、「誰でも使える」のが特徴です。
そのほかにもテンプレートが数多く用意されており、動きのある画面を擬似的に再現する機能など専門知識がない人にも優しいツールとなっています。
また、DojoシリーズにはDojoウェブマニュアルというスマホでのマニュアル作成に特化したものもあり、そもそもパソコンを操作が苦手という方でも、SNS感覚で簡単に作成できるのも大きな特徴です。
PCの持ち込めない現場作業でもスマホ一つでマニュアルが確認できるので、数多くの企業様から導入していただいた実績があります。
またこのDojoウェブマニュアルには「Dojoウェブマニュアルフリー」という無料版があります。
データ容量以外は有料版とほぼ差異がないので、初めてマニュアル作成ツールを導入する方にはピッタリです。
目的に応じて、このようなシリーズ展開があるのもDojoの魅力です。
5-2.Teachme Biz
【特徴】
・QRコードなどでマニュアルが共有しやすい
・マニュアルが活用されているか分析できる
・画像や動画の編集が簡単
作成したマニュアルの共有や分析には、「Teachme Biz」もおすすめです。
研修や自主学習のためのトレーニング機能を備えており、進捗状況の確認もできるため、マニュアルを使った研修や作業者の理解力を可視化することが可能です。
また撮影した画像や動画の編集や挿入も簡単にできるため、文字だけではわかりにくい情報も伝えやすくなります。
5-3.iTutor
【特徴】
・動画の編集機能が豊富
・グリーンバックやWebカメラレコーディングなど独自の機能がある
・講義型のe-ラーニングコンテンツが作れる
「iTutor」は教育用のeラーニング教材の作成におすすめです。
講義型のeラーニングコンテンツを制作する上で役立つ、合成用のグリーンバック機能や、ワイプ画面をWebカメラで同時撮影できるなど、教育コンテンツに強いです。
その他、出題する問題を自動シャッフルするテスト機能などがあります。
5-4.tebiki
【特徴】
・スマホで動画教育コンテンツを作れる
・字幕や翻訳もシステムが自動生成してくれる
・100ヵ国以上の自動翻訳機能がある
「tebiki」は外国人スタッフ向けの動画マニュアル作成などにおすすめです。
スマートフォンで撮影した動画をから、誰でも簡単に動画マニュアルの作成が可能です。
動画の音声を自動認識して字幕へ自動変換してくれる機能や、100ヵ国語以上の外国語に自動で翻訳してくれる機能があるため、動画だけでほとんど完結するマニュアルの場合に役立ちます。
5-5.Axelute Document Assistant
【特徴】
・普段の操作を記録するだけでマニュアルを自動作成
・作業内容をそのままマニュアルに
・作業証跡記録の効率化が図れる
「Axelute Document Assistant」は、アウトソーシングや社内での業務引き継ぎに役立ちます。
キーボードやマウスの操作をキャプチャと共に記録しドキュメントに出力。
「Dojo」や「iTutor」などと同様に普段の操作を行うだけでマニュアルを自動作成してくれます。
作業内容をそのままマニュアル化できるため、作業者にも分かりやすく、担当者が変更になった際もスムーズに業務移行が可能です。
作業認証記録としても活用でき、漏れなく作業内容を記録できるのが特徴です。
6.マニュアル作成ツールを使用する際の注意点
マニュアル作成ツールについて紹介してきましたが、導入をすれば良いというものではないことに注意してください。
どれだけ機能が充実していたとしても操作が難解であれば誰も使えないツールになってしまい、導入した意味がありません。
また目的を明確にし、ある程度制作スケジュールや人員を確保した上で、導入をしないと費用対効果が思った以上に出ないことにつながります。
特に導入に際しての費用対効果の部分で、導入に至らない企業も多く、コストを掛けて導入しても、本当に自社で継続的に活用ができるのかという点が課題になっています。
7.無料のマニュアル作成ツールを活用して業務改善を目指す
マニュアル作成ツールの選び方や、具体的なおすすめのツール、導入の注意点について紹介してきました。
様々な視点からツールの機能やおすすめをご紹介しましたが、最終的には目的に合った使いやすいツールを選ぶことが大切です。
またマニュアル作成ツールは、便利で業務効率に有効であることには間違いありませんが、実際のコストや費用対効果の部分を気にされるのも無理はありません。
そこで、まずは先に紹介した無料で導入できる「Dojoウェブマニュアルフリー」を検討してみてはいかがでしょうか。
Web上でのマニュアル作成や共有、分析機能など、無料でありながらほぼ有料版に匹敵する機能を持っています。
マニュアル作成ツールを利用するのが初めての方や、使いづらいものから新しいものに変えたい方は以下のリンクから「Dojoウェブマニュアルフリー」を試してみてください。
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