Dojoシリーズ
Dojoコラム

コラム

新入社員もわかりやすい! 業務を覚えるための仕事のマニュアルの作り方

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

新入社員や移動したばかりの社員には、上司や同僚が1から仕事を教えていく必要があります。しかし、口頭だけではなかなか説明が難しいこともあり、上司や同僚の主観が混じってしまうと本来教えるべき内容と逸れてしまうこともあるでしょう。

そこで役に立つのが、仕事のマニュアル化です。一目見るだけですぐに業務ができるようになるマニュアルを作成することで、教えてもらう側と教える側の双方の業務がスピーディーになります。そこで今回は、わかりやすい仕事のマニュアルの作り方のポイントを解説していきます。

仕事全体の流れをマニュアルに記載する

入社したばかりの新入社員は、与えられた仕事で具体的に何をすべきかわからないということもあります。したがって、仕事のマニュアルに、仕事全体の流れや工程を記載しておくことが賢い作り方といえます。

例えば営業職の場合、製品を売るだけでなく、企画や市場調査、アポイントメント、見積もり、納品、アフターフォローなどさまざまな業務があります。

このような仕事全体の流れを記載し、読み手にイメージしてもらうことが大切です。

具体的な仕事の目標水準をマニュアルに記載する

よりいい仕事を行うためには、表面的なことだけを淡々とこなすだけではいけません。
とはいえ、たくさんの時間をかけて必要以上の労力を費やしても無駄になってしまうことがあります。とくに新入社員はこのバランスの取り方がわからないため、1つの仕事で必要となる成果の水準を記載しておくことも重要です。

これをマニュアル化するときには、作成時間や達成度、品質などの観点から、できる限り“数値”を使い、具体的にその目標水準を記載していくのがポイントです。

仕事の考え方をマニュアルに記載する

入社して間もない新入社員にとって、仕事の目標や目的を深く理解することは困難といえます。したがって、その仕事の全体的な考え方や取り組み方の基準も記載したうえで、マニュアルを作成しましょう。
いわゆる仕事のモットーやスローガンのようなものをマニュアルに組み込むのです。わかりやすい言葉で仕事の目標や目的を記載しておくことで、業務の作業方法やパソコン操作についてだけを記載したマニュアルよりも、より仕事の全体像がイメージできるようになります。

チェックリストもマニュアルに取り入れる

仕事を行ううえで必要なこと、注意しなければならないことをチェックリストとして羅列してあげることもポイントです。チェックリスト化することで、仕事内容がイメージしやすくなり、業務の質を一定に保つことにもつながります。

仕事のマニュアルはわかりやすくシンプルに

マニュアルはできるだけ分りやすくシンプルに記載することがポイントです。

とくに新入社員向けのマニュアルの場合、いくら濃密で有意義なものを記載しても、それが辞書のように難解で大量のボリュームとなっていると、上手く伝わりません。
仕事マニュアルを作成するときには、誰が読んでも理解できる用語や書き方と基本し、図や表なども使い、読み手が受け入れやすいことを一番に考えることが大切です。

仕事のマニュアル作成にDojoを使おう!

分かりやすい仕事のマニュアルを作成しようとすると、編集や細かなところをこだわる必要があり、大幅な時間がかかってしまいます。

このようなお悩みを解決してくれるのが、マニュアル作成ツールDojo(ドージョー)です。たくさんの編集機能の中から見やすくなるものを使用するだけで簡単にマニュアル化ができます。
通常業務に加えてマニュアル作成を行うという、忙しいビジネスパーソンにこそおすすめのツールです。限りある時間を大切に使うためにも、便利なDojoを上手に活用しましょう。
仕事のマニュアルを作っておくことで、育成に費やす時間を大幅に削減することができ、社内全体の業務効率を上げることができます。

仕事を円滑に進めるためにも、今回ご紹介したマニュアルの作り方をぜひご参考にしてみてくださいね。

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

ワークスタイル変革を力強くサポートする
マニュアル作成ツール・共有ツール
「Dojoシリーズ」

すでにマニュアル作成ツール・共有ツール
「Dojoシリーズ」をご利用の方はこちら

お問い合わせ 無料
トライアル
資料
ダウンロード
ページ
トップ