企業におけるコスト削減とは、企業活動に欠かせない費用を見直し、効率的に削減することで収益性を向上させる施策を指します。特に中小企業にとって、限られた資源を有効活用することは競争力の強化に直結します。こうした背景から、多くの企業が業務改善の一環としてコスト削減に取り組んでいます。
コスト削減は、どのような方法で進めるべきか、具体的な手順や成功事例を知ることが、効果的な成果を上げるための取り組みの鍵となります。本記事では、コスト削減のメリットから進め方、ポイント、さらに成功事例について紹介します。
＜この記事からわかること＞
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INDEX
1.コスト削減に取り組む前に押さえておきたい「コスト」の種類
企業がコスト削減に取り組む際には、まずどのような「コスト」が発生しているかを理解することが重要です。費用は種類ごとに特徴が異なるため、正確に把握することで削減の効果を最大化しましょう。ここでは代表的なコストの種類を説明します。
1-1.エネルギーコスト
エネルギーコストは、企業が日常的に利用する電気、ガス、水道といった光熱費に関連する費用です。特にエネルギー価格の高騰は、企業経営に大きな影響を与えます。
例えば、工場を運営する製造業では電力消費が多く、料金の増加が利益率を圧迫します。効率的な管理を行うことで、使用量の最適化やエネルギー契約の見直しが可能となり、長期的な費用削減を実現できます。
1-2.オフィスコスト
オフィスコストには、オフィス賃料や備品費、通信費、印刷代など、オフィスを運営するために必要な経費が含まれます。これらのコストは固定費として定期的に発生しますが、時には変動費も含まれます。例えば、紙の使用量を削減し、デジタル化を推進することで印刷代が抑えられます。
また、オフィススペースを見直し、在宅勤務を併用することで賃料を削減するなどの方法も考えられます。
1-3.オペレーションコスト
オペレーションコストは、事業を運営するうえで直接発生する費用を指します。具体的には、人件費、物流費、製造コストなどが含まれます。中でも人件費は企業全体のコストの中で大きな割合を占めることが多く、業務の効率化や自動化によって削減が期待されます。
例えば、物流費を抑えるために輸送の最適化を行う企業も増えており、これによりコスト削減と顧客への迅速なサービス提供を両立させています。
2.企業がコスト削減に取り組むメリット
コスト削減は単に支出を抑えるだけではなく、企業の成長や持続可能性に大きく寄与します。ここでは、具体的なメリットを3つに分けて解説し、コスト削減がもたらすポジティブな影響を紹介します。
2-1.利益の増加
コスト削減により、同じ売上高でも利益を増やすことができます。例えば、毎月の光熱費を見直し削減すれば、その分の資金をほかの事業に回すことが可能です。
こうして得た利益は、新たな設備投資や市場拡大、従業員への福利厚生向上などに充てられ、結果として企業の成長を加速させます。つまり、コスト削減は企業にとって利益向上への効果的な戦略です。
2-2.業務効率の改善
コスト削減を進める中で、業務プロセスの無駄を洗い出すことが求められます。これにより、自然と業務効率が改善され、生産性が向上します。例えば、会議の時間を短縮することで生産的な活動に充てられる時間が増えます。
効率化された職場環境は、社員のモチベーションを高め、エンゲージメント向上にも寄与します。これは単なるコスト削減以上に、企業文化の向上をもたらす効果が期待できます。
2-3.企業価値の向上
コスト削減によって財務の健全性が高まれば、企業の信用力も向上します。投資家や金融機関は、資金管理がしっかりとされている企業に対して好意的な評価を下します。また、顧客も効率的な経営を行う企業に信頼を寄せやすくなります。持続可能なコスト管理は、長期的なビジネスパートナーシップの構築にも役立ち、結果として企業全体の価値を高めます。
3.企業が取り組むべきコスト削減の方法
コスト削減の方法は多くありますが、効果を最大限に引き出すには戦略的な取り組みが必要です。ここでは、人件費やオフィスコストなどの具体的な削減策から、テクノロジーを活用した効率化まで、企業が実行できるさまざまな方法を紹介します。
3-1.人件費を削減する
人件費は企業の経費の中でも大きな割合を占めることが多く、削減は効果的なコスト削減手法です。ただし、単純に人員を削減するだけではモチベーションの低下や業務効率の悪化を招くおそれがあります。
そのため、非効率な業務の自動化や、従業員の配置転換を行うことで生産性を維持しながらコスト削減を図ることが重要です。例えば、繁忙期にはアルバイトや派遣社員を活用することで、柔軟な人件費管理が可能になります。
人件費削減の方法は？メリットやリスク、適切に取り組むためのポイント
3-2.ペーパーレス化を実施する
ペーパーレス化は、紙の使用を減らし、印刷代や保管コストを削減する効果があります。電子化により書類管理が効率的になり、検索時間の短縮や情報共有のスピードアップにもつながります。例えば、クラウドベースのドキュメント管理システムを導入することで、全社的なペーパーレス化が実現します。また、ペーパーレス化は環境に配慮した取り組みとして企業のイメージアップにもつながります。
ペーパーレス化については「【2024年】文書管理システムおすすめ23選！選び方・メリットを徹底解説」もご覧ください。
3-3.広告費を見直す
広告費は効果を慎重に評価する必要があるコストの一つです。広告戦略を見直し、費用対効果を検証することで、無駄な出費を減らせます。例えば、オンライン広告ではターゲット設定を見直し、より精度の高い広告配信を行うことで効率化が図れます。
さらに、SNSを活用した無料のマーケティング施策も取り入れることで、広告費を削減しながらブランド認知を高めることができます。
3-4.テレワークの導入を検討する
テレワークの導入は、従業員の通勤に伴うコストやオフィス維持費の削減に効果的です。オフィススペースの縮小が可能になり、賃料や光熱費が軽減されます。
また、従業員にとっても通勤時間が短縮されるため、ワークライフバランスの向上が期待できます。実際に、柔軟な働き方を導入した企業では、従業員満足度の向上や生産性の向上も報告されています。
3-5.オフィスにかかるコストを見直す
オフィス関連コストを削減するには、スペースの最適化や無駄な設備の撤去が効果的です。例えば、フリーアドレス制を導入することで、より小規模なオフィスに移転でき、賃料を大幅に削減できます。
また、共同オフィスやシェアオフィスの利用を検討することで、さらなるコスト削減も可能です。通信費の削減には、インターネット契約の見直しや無料のコミュニケーションツールを導入するのも有効です。
3-6.エネルギーコストの削減
エネルギーコストを削減するためには、電気料金プランの見直しや省エネ設備の導入が有効です。例えば、照明をLEDに交換することで電力消費を削減でき、長期的なコスト削減が期待できます。
また、空調設備の効率的な利用や、オフィス内のエネルギー使用のモニタリングを行うことで、さらなる省エネを実現できます。これらの取り組みは、環境にも配慮した経営方針の一環として評価されるでしょう。
3-7.アウトソーシングの活用
業務の一部をアウトソーシングすることで、固定費を削減しつつ業務効率化が可能です。例えば、専門性が求められる業務や繁忙期の処理を外部委託することで、社内リソースをコア業務に集中させられます。
アウトソーシングは、質の高い成果物を期待できる上に、時間とコストの両面でメリットを享受できます。適切な業務分担により、経営資源を有効に活用することができます。
3-8.業務プロセスの改善につながるシステムやツールの導入
手作業を減らし、業務プロセスを効率化するシステムやツールの導入も有効です。例えば、経費精算や在庫管理を自動化することで、ミスが減り、業務スピードが向上します。プロジェクト管理ツールやチャットツールの導入により、社内コミュニケーションがスムーズになり、全体的な業務効率が高まります。これにより、従業員が重要な業務に集中でき、企業の競争力も向上します。
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4.コスト削減に取り組むときに避けるべきことは？
経費削減する上での注意点として、社員のモチベーション・生産性・サービス品質の低下を引き起こす場合もあることが挙げられます。ここでは、コスト削減において避けるべき施策を紹介します。
4-1.従業員のモチベーション低下につながる施策
人件費は検討すべきコスト要素と前述しました。しかし、社員のモチベーションに与える影響が大きいことから、安易なコスト削減は危険です。例えば、給与（賞与含む）や福利厚生（通勤手当、家賃補助、休暇制度など）はモチベーションに与える影響が大きいため、削減するのは望ましくありません。
社員の生産性が低下したり、優秀な人材の離職にも影響したりする可能性があります。過度な人員削減も、残された従業員の業務負担が増加し、離職の増加につながる場合があります。
一方、無駄なポスト・無駄な残業は不要です。ポストの適切な配置・業務効率化により、条件面を変えずに少ない労力で成果を出せる体制を作りましょう。
4-2.生産性の低下を招くおそれのある施策
業務効率の低下や生産性の低下につながる可能性があるコスト削減も避けましょう。例えば、PCデバイスやITツールのスペックを落とすと、業務効率の悪化を引き起こす可能性があります。また、従業員の育成や研究開発費用を削減すると、企業で有望な人材や商品が育たなくなる可能性があります。
4-3.商品・サービス品質の低下につながる施策
商品・サービス品質の低下は顧客離れにつながります。例えば、製品・商品にかかる材料費を見直す場合、品質低下が起こらないよう、事前のチェックが求められます。
品質低下は積み重ねてきた企業の信用が落ちるおそれがあります。自社のイメージや強みにつながる部分は、できるだけ予算を確保するのが良いでしょう。
5.コスト削減を適切に進めるための手順
コスト削減を進めていくためには、手順を踏み、全社を巻き込みながらPDCAサイクルを回すことが重要です。順番に確認していきましょう。
5-1.【Step1】現在の支出を洗い出す
まずは、すべてのコストをリストアップして可視化しましょう。
日々の業務で発生するコストから会社が経営していく中で発生するコストまで、すべての支出を洗い出します。これにより、今までの慣習でなんとなく使っている項目を発見し、削減すべき対象が判断しやすくなります。
5-2.【Step2】得られる効果をシミュレーションする
削減の対象をいくつかピックアップしたあと、その削減でどのような効果が得られるのかシミュレーションしましょう。
シミュレーションすると、プラスの効果だけではなくマイナス面のリスクも見えてきます。例えば、広告宣伝費を削減すると、認知度の低下や販売機会の損失といったリスクが想定されるでしょう。メリットとデメリットを総体的に見たうえで、取り組む価値があるものを見極めましょう。
5-3.【Step3】目標値と目標達成に向けてのプランを設定する
シミュレーションにより削減項目が決まったら、具体的な目標値を設定しましょう。目標値は、５W1Hを使い具体的に決めるのがおすすめです。
「When（いつ）」「Where（どこで・どの部署を対象に）」「Who（誰が）」
「What（何を）」「Why（なぜ）」「How（どのようにして）」このように、具体的な目標値を設定することで、どのような方法を用いるのか、いつまでに何をやらないといけないかが明確になります。この具体性をもって、対象部署にコスト削減の具体的施策を周知しましょう。
5-4.【Step4】プランを実行し分析と改善を繰り返す
計画を立てたあとは、継続したPDCAサイクルを回すことが重要です。コスト削減のためのプランを実行したあとは、目標の達成率や影響はどの程度だったかをチェックしましょう。目標に達しなかった項目や効果として芳しくない項目については、その原因を探ります。
原因を分析した結果、より効果的に削減させるためのポイントが見つかれば、そこに焦点を当てて改善していきましょう。分析と改善を繰り返すことで、より大きなコスト削減の効果を期待できるようになります。
6.コスト削減に取り組むときのポイント
効果的なコスト削減を実現するには、単にコストを減らすだけでなく、継続的な見直しと全社的な取り組みが求められます。ここでは、コスト削減に成功するための重要なポイントを説明します。これらのポイントを理解し、実行に移すことで、より持続可能な経営体制を築くことができます。
6-1.コスト削減は全社で取り組む
コスト削減の取り組みは、経営層だけでなく全従業員が関与することが大切です。全社的に取り組むことで、さまざまな視点から改善点が見つかり、より効果的なコスト削減が実現します。例えば、現場のスタッフが提案する業務効率化のアイデアは、意外なコスト削減につながることがあります。社内で情報を共有し、従業員全員が「コスト意識」を持つことで、小さな削減が積み重なり、大きな成果へと発展します。
6-2.コスト削減の項目や方法は定期的に見直す
一度実施したコスト削減策も、定期的に見直すことが重要です。ビジネス環境や市場の変化に応じて、適切な削減方法も変わるからです。例えば、数年前に導入したツールが今の業務に合わなくなった場合は、新たなソリューションを検討する必要があります。定期的なレビューを行うことで、無駄が再び発生するのを防ぎ、効率的なコスト管理を続けられます。また、最新のテクノロジーや市場動向を常にキャッチアップすることで、より効果的な削減方法を取り入れることが可能です。
7.コスト削減の成功事例3選
7-1.【事例１】株式会社ダスキン
株式会社ダスキンは、人的資本経営を強化するため、シェアードサービスセンターを設置し、管理業務の効率化とコスト削減に取り組んでいました。しかし、業務は属人化し、マニュアル作成が手間で進まず、外注委託費などの管理コストが増加していたことが課題でした。この状況を改善するために導入したのが、業務マニュアル作成ツール「Dojo」とBPRツールです。
Dojoにより、画面キャプチャーや自動化されたフロー作成が可能になり、マニュアル作成時間は従来の1/10に短縮されました。結果として、統一されたフォーマットが整い、業務の可視化が進んだことで、全社的な効率化と教育の迅速化を実現しました。
【導入事例】「人的資本経営に不可欠な従業員教育にDojoが寄与。マニュアル整備から 人材基盤を強化」
7-2.【事例2】東急カード株式会社
東急カード株式会社では、コールセンターの新人研修に多くの工数がかかり、マニュアル作成・修正が他業務を圧迫していました。これまでのマニュアルは、手作業で作成したため時間と労力が膨大であり、特に修正作業が頻繁に発生することが課題でした。
そこで導入したのがマニュアル作成ツール「Dojo」です。Dojoの動画化機能を活用することで、複雑な操作手順を視覚的にわかりやすく記録し、教育担当者が付きっきりで指導する時間を年間60時間削減することに成功。新人オペレーターは動画マニュアルを何度も見返すことで効率的に学習でき、教育のスピードも向上しました。
【導入事例】「コールセンターにおける新人研修をDojoで動画化」
7-3.【事例3】株式会社ミロク情報サービス
株式会社ミロク情報サービスは、全国の会計事務所や中小企業に向けた経営システムを提供していますが、顧客にシステム操作を理解してもらうための資料整備が課題でした。従来、税法の変更などの情報は紙マニュアルで提供しており、変更時には再度配布する必要がありました。これに対応するため、デジタルコンテンツ作成ツール「Dojo」を導入。
結果、変更点の情報提供を迅速化し、従来より4〜6日間短縮することに成功しました。現在、操作説明動画をサイトに掲載することでコスト削減と顧客満足度向上を実現し、社員向けの教育にも活用しています。
【導入事例】株式会社ミロク情報サービス様における活用方法、導入効果のご紹介
8.マニュアル作成からコスト削減を始めましょう
今回は、企業活動におけるコストの削減方法を説明しました。コスト削減においてはデジタル化による生産性向上が有用です。現状の業務を洗い出しながら、生産性を高め利益向上を達成しましょう。
また、コスト削減の手段として、マニュアル作成も有効です。手順が明確で統一されたマニュアルを作成することで、業務の属人化を防ぎ、新人教育の効率化や業務の可視化を促進できます。
その結果、人的リソースの有効活用が可能となり、余分なコストを削減することができます。最適化されたマニュアルは、業務の精度を高めるだけでなく、全社的な生産性向上にもつながります。まずは、マニュアル作成から取り組みを始めて、持続的なコスト削減を目指していきましょう。
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