現状の社内で「スタッフによって対応にばらつきが生じている」「新人育成の負担が大きい」といったお悩みを抱えていないでしょうか。こうした課題は、業務マニュアルを作成して活用することで、解決へ導ける可能性があります。本記事では、業務のマニュアル化の基礎知識から、マニュアル化に向いている業務の特徴、成功させるためのポイントや注意点を解説します。マニュアルの導入へ向けて、ぜひ参考にお読みください。
INDEX
1.業務のマニュアル化とは
初めに、業務のマニュアル化に関する基礎知識をご紹介します。
業務のマニュアル化とは、現状の業務プロセスや社内ルールを標準化して、社内向けにデータとしてまとめることです。業務の流れや手順を社内で統一し、従業員が一定の基準に従って行えるようにすることを意味します。マニュアル化を進めると、業務の全貌が見える化されるため、従業員がマニュアルを参照して作業できる仕組みを実現可能です。マニュアルの形式には、冊子などテキストデータ形式のほか、動画形式などの種類があります。業務内容に適した形式を選択することが大切です。
2.業務をマニュアル化すべき4つの理由
業務内容をマニュアル化すると、社内のナレッジやノウハウの共有が進み、属人化の解消につながるなど、組織にさまざまなメリットがもたらされます。ここでは、企業が業務をマニュアル化すべき4つの理由をご紹介します。
2-1.業務の標準化で品質安定や向上につながる
業務内容をマニュアルにまとめておくと、従業員が仕事の進め方をマニュアル上で確認できるため、誰でも同じ方法で作業できるようになります。結果として、均一化による業務品質の安定や向上につながるのがメリットです。
業務を行うにあたり、人によって作業手順や方法が異なると、仕事の進め方の違いから混乱や抜け漏れが生じやすくなります。また、特定の担当者だけが業務フローや具体的な手順を把握している状態では、担当者の不在時に急な対応ができなくなるリスクが懸念されます。
2-2.作業時間を短縮できる
従業員に業務マニュアルを提供すると、慣れない作業も手順書に従ってスムーズに進められるため、作業時間の短縮につながります。
仕事の中でも特に頻度が少ない作業は、作業が発生するたびにやり方を忘れて、無駄な時間がかかってしまうケースが多くあります。また、日常的に行う作業であっても、担当者になってから間もない人の場合、慣れるまでは途中で手順がわからなくなったり、間違えたりすることもあるでしょう。マニュアルの活用が従業員の生産性向上に寄与します。
2-3.新人の育成に役立つ
初めて業務にあたる人の新人教育でも、業務マニュアルが役立ちます。従業員がマニュアル通りに作業を行えば、初回でも間違いなく仕事を進められます。作業内容やフローを知らない人でも、マニュアルを読んで作業の流れや全体像を理解しやすくなるのがメリットです。
また、新人にスキルを教える立場の上司や先輩社員は、指導の場面でマニュアルを効果的に役立てられます。人材育成でマニュアルを活用すると、仕事の手順を一から説明したり、繰り返し質問を受けたりする時間と手間を軽減できます。
2-4.コスト軽減、売り上げにつながる
業務マニュアルを導入すると、業務品質の安定および向上、新人育成の促進、作業時間の短縮といったさまざまなメリットが期待できます。さらにはその結果として、人件費や教育コストの削減のほか、業務改善や売り上げ向上など多くの効果がもたらされるでしょう。
業務のマニュアル化は、企業の成果にも影響を与える可能性があります。そのため、まだ業務がマニュアル化されていない場合や、既存のマニュアルが活用されていない場合は、自社の業務に即したマニュアルの作成や、既存のマニュアルの改善へ取り組みましょう。
3.マニュアル化に向いている業務と向いていない業務
企業の業務の中には、マニュアル化に向いている仕事と、向いていない仕事が存在します。ここでは、どんな業務がマニュアル化に適しているかを解説します。
3-1.マニュアル化に向いている業務
マニュアル化に向いているのは、判断基準が明確な作業や、複数の担当者が携わる作業などです。なかでも、一定の手順を踏んで進める必要性がある作業は、従業員が覚えるべき工程が多いため、マニュアル化による効果を発揮しやすいといえるでしょう。具体的には、経理業務、受発注業務、電話対応、危機管理といった仕事は、マニュアル化するのが望ましいと考えられます。
3-2.マニュアル化に向いていない業務
一般的に、本人の創意工夫や直観力が求められるタイプの仕事は、マニュアル化には向いていません。また、相手との人間関係に基づいて意思決定を行う仕事も、マニュアル化しにくいといえます。具体的に、経営戦略、商品開発、交渉業務、デザイン制作といった仕事では、マニュアル以外の方法でスキルを伝える必要があるでしょう。
4.業務のマニュアル化を成功させるためのポイント
マニュアルを活用して課題解決へ導くには、どのように取り組めば良いのでしょうか。最後に、マニュアルの作り方や活用方法に関して、押さえておきたいポイントをお伝えします。
4-1.目的や効果を共有する
業務にマニュアルを導入する際は、まず従業員にマニュアル化の目的やメリットを共有することが大切です。マニュアル化へのモチベーションを向上させて、社内で協力意識を高めやすくなります。
4-2.対象業務や範囲を明確にする
マニュアル作成の準備段階で、記載する対象や範囲を明確にしておくと、内容の品質や一貫性が保たれやすくなります。例えば、マニュアル化する業務の内容や方法、マニュアル作成の担当者、進捗管理方法、導入までの期限なども含めて、具体的な計画を立てると良いでしょう。
4-3.現場の意見を取り入れる
完成したマニュアルを使うのは従業員であるため、現場の視点でチェックする必要があります。マネジメント層や経営陣だけで作成するのではなく、現場の意見や要望を反映させましょう。マニュアル化のプロセスに現場の関係者を参加させることで、実用性や有用性を高められます。
4-4.定期的に導入効果を検証する
完成したマニュアルを導入した以降も、定期的に効果検証を行い、必要に応じて内容を見直すようおすすめします。実際にマニュアルを導入した後で、現場の率直な感想をヒアリングしましょう。使いづらい点は改善を繰り返して、さらなる業務効率化を図ります。
5.業務のマニュアル化に関するお悩みは専用サービスで解決
業務をマニュアル化すると、仕事の品質や作業効率が高まり、人材育成が促されるなど、さまざまなメリットが期待できます。マニュアル化に向いている業務は、ぜひ仕事の進め方をテキストや動画でまとめて、自社独自のマニュアルを作成しましょう。そこで役立つのが、マニュアル作成ツールの「Dojoシリーズ」です。
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