社内業務に関する手順や規程をまとめたマニュアルは、社員教育や社内制度の整備を行う際に欠かせない文書であり、会社の貴重な財産とも言えます。
しかし、マニュアルを正しく管理する「マニュアル管理の重要性・必要性」を理解していても、適切な管理方法が分からない方も多いのではないでしょうか。
当記事では、マニュアル管理にツールを導入するメリットと、効果的なナビゲーションツールを解説しています。マニュアル管理ツールの導入を考えている方は、ぜひ参考にしてください。
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1.業務におけるマニュアル管理のメリットと重要性
マニュアルは作成したら終わりということはなく、作成後に適切に管理・運用することが重要です。マニュアルは社内業務に関する手順や規程をまとめた文書であるため、閲覧の管理や改訂を行える体制を整えなければなりません。
ここからは、マニュアルを正しく管理することで得られる、3つのメリットを説明します。
1-1.マニュアル作成により得られたメリットを守る
マニュアルを作成すると、現場で働く従業員が業務内容について理解を深められるだけでなく、会社側も業務の流れを把握した上で適正な管理が行えます。
マニュアル作成によって得られるメリットは、以下の5つが代表的です。
【マニュアルを作成するメリット】
- 生産性が向上する
- 業務の無駄を省く
- 業務クオリティを標準化できる
- 業務内容の全体を見える化する
- 教育体制の整備や業務の引き継ぎで活用できる
マニュアル管理には、マニュアル作成によって得られたメリットを守り、現在の業務体制を維持する働きがあります。マニュアル管理が重要と言われる理由は、長く使い続けるマニュアルを適切に保管することで、マニュアルのメリットを最大限引き出せるためです。
1-2.マニュアル改定時に内容の周知を速やかに行える
会社の仕事では、作業手順や使用システムなどに変更が生じるケースがあります。業務内容に変更点がある場合、今まで使っていたマニュアルを改定し、利用者に向けてメールなどで速やかに周知しなければなりません。
マニュアル管理ができていると、マニュアル改定を速やかに周知できます。
さらに、マニュアル管理の運用担当者は以下の3点を把握できるため、情報共有の遅れを招くことはありません。
【マニュアル管理の運用担当者が把握できる事柄】
- 新旧のマニュアルにおける変更箇所
- 変更に伴い影響を受ける手順や業務フロー
- 変更箇所に大きく関わる部門や部署への伝達
マニュアル管理によって速やかに変更内容を周知することは、業務手順書の透明性を保ち、部門・部署間の情報伝達不足を防ぐことにもつながります。
1-3.有事の対応も素早く行え、会社の利益も守る
業務中に何らかの事故が起きるなど、会社内で社会的に影響を与えるような大きな問題が生じた場合は公への説明責任を果たし、監督官庁の立ち入り監査に対応する必要があります。会社が作成したマニュアルは、有事の際に業務内容を分かりやすく説明する、重要性の高い文書です。マニュアルの内容から「業務に就く従業員の安全性に留意しているか」「業務フローに問題がなかったか」などが判断されます。マニュアルは会社の公式的な文書にもなり、業務フローのエビデンスにもなるといえます。
マニュアル管理ができていると、問題が起きた業務箇所のマニュアルにすぐアクセスすることが可能です。有事の際における説明対応の早さは、会社のイメージと深く関わっているため、対応が遅ければ会社のイメージが悪化する恐れがあります。
またマニュアル整備ができておらず、業務フローを文書化したものの用意がないとなれば、業務の属人化を露呈することになり、会社の信用を落とすことにもつながりかねません。
正しいマニュアル管理は、有事の際にも会社の利益を守る、重要なプロセスです。
2.マニュアル管理にはナビゲーションツールの導入がおすすめ
マニュアル管理を行う場合、閲覧・更新のしやすさといった利便性を考えて管理体制を構築しなければなりません。情報の流出や不正な編集行為を防ぐためには、セキュリティ機能も重要となります。
利便性とセキュリティ面を両立させるためには、ナビゲーションツールを導入してマニュアルを作成・管理することがおすすめです。
ナビゲーションツールは、あらかじめWebシステム操作に関する業務手順や注意事項を作成し、システム画面上に直接ガイドを表示させることで、別途マニュアルやヘルプを読まなくても操作手順がわかるというソリューションです。
ここからは、ナビゲーションツールの導入による3つの利点を紹介します。
2-1.マニュアル管理のコストを抑えることができる
業務マニュアルを従来通りの紙媒体で作成している会社は、まだ多く見られます。しかし、紙媒体のマニュアルを管理するためには、元データとなる原稿を保管する専用のスペースが必要です。さらに、マニュアルの更新・改定を繰り返すうちに原本の量が多くなれば、保管コストが膨らむだけでなく、膨大なマニュアルデータを管理する人件費もかかります。
ナビゲーションツールを導入してマニュアルを作成すれば、業務フローを電子データとして保存することが可能です。マニュアルの更新・改定によって全体のデータ量が多くなっても、紙媒体のように電子データがかさばることはありません。マニュアルの電子データは小型の外部記憶装置にも保存できるため、保管コストを抑えられます。また、ナビゲーションツールは直接システム画面上で行いたい業務のデータを呼び出だすことができるため、マニュアル管理の人件費も膨らみません。
2-2.マニュアルの改訂・更新を速やかに行える
ナビゲーションツールで管理者が作成したナビゲーションは、アクセス権限を持つ端末で閲覧できます。
業務手順に不備があった場合、管理者は改訂・更新を行って、変更したデータを速やかにマニュアルに反映させることが可能です。
紙媒体で作られたマニュアルのように書類を再度印刷する手間はなく、個々の従業員にマニュアルが行き渡ったかを確認する必要もありません。
2-3.マニュアルの閲覧や改訂履歴などが残り不正更新を防げる
ナビゲーションツールは、業務の手順を分かりやすく伝えるためのツールです。マニュアルを閲覧・編集するためには、アクセス権限に関するユーザー登録が必要となります。
アクセス権限によって守られていることが、ナビゲーションツールがマニュアル管理に適している理由です。
社外の第三者がマニュアルを閲覧しようとしても、アクセス権限がなければ、システム内のデータにアクセスできません。従来のマニュアルのように管理者以外がデータをコピー、配布することができないため、わざわざ管理体制を整える必要もなく、保護された状態となります。
ナビゲーションツールは外部からの侵入に強く、システムの不正更新を防げるため、マニュアルによって得られるメリットを守ることができます。
3.マニュアル管理には「Dojoナビ」の導入がおすすめ！
マニュアル管理に導入するナビゲーションツールは、「Dojoナビ（ドージョーナビ）」がおすすめです。Dojoナビは、システム画面上の操作が分からない箇所について、操作手順を直接ナビゲートして教えてくれます。業務システムの実画面上にナビゲーションを表示できるため、操作方法を効率的に学習することが可能です。
管理者がDojoナビで作成したナビゲーションは、管理サーバで保存・管理されます。ナビゲーションの内容は、管理者が承認したユーザーに向けてデータで配信されるため、アクセス端末から不正操作が行われる心配はありません。
また、マニュアル作成の工数を削減したいときは、マニュアル自動作成ツール「Dojo」が便利です。Dojoは業務手順を分かりやすい電子文書として自動作成できるソフトであり、新しく導入するシステム操作のマニュアル文書作成にも適しています。
Dojo SeroとDojoを導入することで、会社の利益を守るマニュアル管理の業務効率化が実現するでしょう。
システム操作ナビゲーション「Dojoナビ」について詳しく見る
まとめ
マニュアル管理は、マニュアルを作成した会社にとって必要性の高い作業です。正しくマニュアル管理することで、作成したマニュアルによって得られるメリットが守られ、マニュアル内容の改定時も速やかに周知できます。有事の際に情報をまとめ、素早い対応ができることも、マニュアル管理に期待される役割です。
会社がマニュアル管理を行う際は、ナビゲーションツールの導入を検討しましょう。ナビゲーションツールはマニュアル管理のコストを抑え、データの改訂・更新を行いやすいという利点があります。さまざまなツールの中でも、「Dojoナビ」はマニュアルの操作方法を分かりやすく伝達する、マニュアル管理におすすめのソフトです。
