マニュアルはPC上で様々なソフトを使用し、作成するイメージがあるかと思いますが、実はスマホ上でも専用アプリを使えば作成することができます。本記事では簡単に使えるマニュアル作成アプリとスマホでマニュアルを作成、閲覧するメリットについてご紹介します。
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マニュアル作成に役立つ専用ツールの存在はご存知でしょうか。
現在では多くの会社がマニュアル作成ツールを活用し、実際に大きな効果を上げているところもあります。
しかし、基本的には高機能のマニュアル作成ツールは有料のものが多いため、当然に導入時にはきちんと費用対効果やマニュアル運用の計画を立てる必要があります。
また、多くはPC上にソフトウェアをインストールして使用することが多いため、PC操作に自信がない方には、操作ができるのか不安になることもあるかと思います。
そこで、正しくツールやアプリを選んで損しないために気をつけたいことや、PC操作ができなくてもスマホで簡単でマニュアル作成ができるアプリについても紹介・解説していきます。
1.マニュアル作成ツールにはスマホアプリもある・マニュアル作成アプリとは？
マニュアル作成アプリとは、業務手順や操作方法などを誰でも簡単に整理し、見やすいマニュアルとして作成・共有できるようにするためのツールで、文章や画像、動画を組み合わせて直感的に編集でき、更新や管理も効率よく行えるため、作業の標準化や新人教育の効率化に役立つものです。
PCで使うものが多いのですが、スマホやタブレット等のマルチデバイスに対応したツールもあります。スマホで使うことができるので、持ち歩きができ、特に現場での活用に役立つことが利点です。
マニュアルを使う場所が必ずしもデスクとは限らない仕事の場合や、とにかくマニュアル作成や閲覧に手軽さが欲しい場合はスマホやタブレットにも対応しているものを選ぶのが良いでしょう。
2.マニュアル作成アプリが注目される背景
マニュアル作成アプリは近年大きく注目されており、企業の業務が複雑化して属人化を解消しつつ効率的に情報共有する必要性が高まっていることが背景にあります。テレワークの普及により口頭での引き継ぎが難しくなり、誰が見ても同じ手順で作業できる仕組みが求められるようになりました。
従来の紙やPDFは更新が手間で最新版が分かりにくいという課題がありましたが、アプリではクラウド上でリアルタイム更新できる点が評価されています。
また、人材の流動性が高まる中で新人教育の効率化が重要になり、分かりやすい手順書を画像や動画で作成できるツールへの需要が急増しています。
こうした背景から、マニュアル作成アプリは多くの企業で導入が進んでいます。
3.マニュアルがスマホアプリであることのメリット
では、マニュアル作成ツールがスマホアプリであることで具体的にどのようなメリットがあるのでしょう。PCのみに対応しているものよりも以下のような利点があります。
3-1.手に持ちながら確認ができる
先述した通り、スマホを片手にマニュアルを確認しながら作業ができるため、PC上のマニュアルよりも飲食店や工場といった現場作業におすすめです。
もちろん印刷した紙のマニュアルも同様のことはできますが、物理的に保管や管理が必要なのと、動画などは表現できません。
「マニュアルをいつでも確認できる」ということが作業者の心理的な負担の軽減にも繋がるので、デスクワーク以外の職業では特に重宝します。
3-2.紙のマニュアルと比較し、破損や紛失の心配なし
先に述べたように、手に持ち歩けるという点では紙のマニュアルも持ち歩けるため、PCでマニュアルを作って印刷してしまえば良いこともあります。
しかし、紙のマニュアルだと持ち運びが面倒であったり、ページが破れたり、紛失したりしてしまうことも考えられます。その都度、印刷し直すのも面倒な上、分厚く重い紙のマニュアルを持ち歩くのも業務的には望ましくありません。
スマホアプリを活用すれば分厚いマニュアルが何冊あってもスマホ一台で確認可能な上、破損・紛失してしまうリスクも減らせます。
3-3.PC操作が苦手でもスマホが使えれば利用可能
また、新社会人や電子機器に不慣れな人など、PC操作に慣れていない人が居ても不思議ではありません。スマホアプリであれば、直感的に操作がしやすく、PCが苦手な人でもマニュアル閲覧はもちろん、マニュアル作成もとっつきやすいのは間違いありません。
「作業者が使いこなせるまでが早いマニュアル」は業務において活躍が見込めます。
以上から、PCスキルを身につけさせる必要がない点でスマホに対応しているというのは大きなメリットです。
4.マニュアル作成アプリの種類
マニュアル作成アプリにはいくつかの種類があり、目的や利用シーンによって特徴が分かれます。大きく分けると、以下のようなタイプがあります。
4-1.文書作成型（文章中心＋画像・動画少なめ）
文書作成型のマニュアル作成アプリは、クラウド上で文章を作成しながら共同編集や共有がしやすい点が特徴で、テキスト中心のマニュアルを効率的に整備したい場面に向いています。また、文書ベースでナレッジ共有とマニュアル管理を一体的に行えるサービスも多く、このタイプに含まれます。
4-2.ステップ作成型（手順をステップごとに可視化するタイプ）
ステップ作成型のアプリは、業務や操作の流れを一つひとつのステップとして整理し、スクリーンショットや画像とともにわかりやすく提示できることが強みです。中にはPC操作を記録して自動的に手順書を生成する仕組みを備え、作業手順を短時間で整備できるものもあります。
4-3.ビジュアル型（動画・画像中心、視覚＋聴覚で伝えるタイプ）
ビジュアル型のアプリは、動画や写真を中心に説明することで、視覚的に理解しやすいマニュアルを作成できる点が特徴です。研修や現場教育の用途に適しており、複雑な操作や作業手順も映像を通じて直感的に伝えられます。また、一部のアプリは動画と写真を組み合わせて柔軟にマニュアルを作成できるため、視覚的表現を重視する場面で広く活用されています。
5.マニュアル作成ツールの選び方
マニュアル作成ツールがスマホで使えることのメリットについては以上の通りでした。ここではマニュアル作成ツールを選ぶうえでのポイントを紹介します。
5-1.欲しい機能があるか
マニュアル作成アプリを選ぶときにはまず目的に合った機能があるかを確認する必要があります。マニュアルを作成するにしても、テンプレートが欲しいだけなのか、動画や画像といった視覚的な情報も組み込んで分かりやすいものにしたいのか等で選ぶアプリが変わってきます。
マニュアル作成アプリは様々な機能を備えていますが、欲しい機能がない場合やあっても他社のものの方が便利かもしれません。導入してから後悔がないよう、それぞれのアプリの強みと特に重要になる機能は知っておく必要があります。
5-2.注意点をまとめる
手順を整理する際に、業務に必要な工程が漏れていないかを入念に確認した後には、作業を行ううえで注意しなければならない点や、問題点などについてもまとめましょう。
特に、マニュアルを見ている人にとって解決が難しい問題であれば、マニュアルに詳細を記入する必要があります。反対に、作業に慣れていない人でもわかるような内容であれば、わざわざマニュアルに書き込む必要はないでしょう。
余計な情報を書き込まないことも、わかりやすいマニュアルの要素であることを念頭に作成を進めましょう。
5-3.操作がしやすいか
スマホアプリでマニュアルが作成できるとしても、操作が難しいものは使いこなすのに時間がかかります。機能が多いのは魅力的ですが、多ければ多いほど操作が難しくなり、理解がしづらいものになっていきます。
最低限必要な機能について洗い出した後は残りの機能は無くても良いものとして余分がないようにしましょう。
5-4.セキュリティは問題ないか
マニュアルには機密情報を記載することも少なくありません。また、入念に案を練って作ったマニュアル自体が重要な情報であり資産でもあります。
提供しているサービス毎にデータの保存場所や不正アクセスや情報漏洩などに対しての監視体制やサポートなどは確認しておくのが良いでしょう。
セキュリティ面で信頼できるアプリと提供元を選ぶことが大切です。
5-5.サポートは充実しているか
インターネット通信を通して使用するものに関しては突然のトラブルがつきものです。多くの人が使っているアプリであっても不具合で緊急メンテナンスを行っており、そう行ったシーンを目にしたことがある人もいらっしゃるでしょう。
そういった非常事態の際にどのようなトラブルサポートが受けられるのかも重要です。電話やメール、チャットでのお問い合わせ窓口や、運用面でのフォローがあるかはチェックしましょう。
6.マニュアル作成ツール導入に期待できること
ここでは、実際にマニュアル作成ツールやアプリを導入した後に、どのような効果が期待できるのか紹介します。
6-1.ペーパーレス化
マニュアル作成ツールやアプリは紙だけでなく動画形式での出力が可能です。紙のマニュアルを動画やWeb化することで、ペーパーレス化につながります。更新頻度やマニュアルのボリュームが大きい場合などには特に印刷コストを大きく削減することが可能です。
ペーパーレス化は会社も社員もお互いが得をするポイントなので、可能な限り推し進めていくべきでしょう。
6-2.マニュアルを一元管理
マニュアル作成アプリやツールではPC、スマホ関わらずに作成したマニュアルを一元管理可能です。同じアプリを使っている限りは作成したマニュアルは設定により、全て管理や共有ができるため、社内にいくつも原本を残しておく必要がありません。
変更があった場合やそれを巻き戻したい場合にも対応しているため、管理がかなり楽になります。
マニュアル作成で困っていなくても管理が面倒だと感じている場合にはアプリやツールの導入がおすすめです。
6-3.生産性の向上・業務改善
マニュアル作成ツールにはマニュアル作成による業務改善を分析し、どのような影響があったかを可視化してくれる機能もあります。新しいマニュアルによってどの部分が改善され、どの部分が未解決なのかを洗い出すことができるのです。
また、未解決の部分が出てきた場合は、改善策を考えることでマニュアルの改善にも役立てることができます。それによって更なる生産性の向上が期待できるのもマニュアル作成ツールに求められる機能の一つです。
7.スマホアプリでマニュアル作成するならDojoウェブマニュアルフリー
スマホアプリでマニュアルを作成メリットや選ぶときに考えることについて紹介してきました。ただ実際に導入をするとなると、コストや効果、運用の面で不安に感じられる方も多いと思います。
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スマホアプリとして活用できるため、飲食店や工場などの現場で、スマホ片手に機械などの操作ができるのも利点です。画像や動画の挿入も簡単で操作性もSNSを使う感覚に近いので、誰でも使えるといった部分が大きな強みになっています。
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