自動車部品／カー用品の企画・販売を通じてクルマ社会・地域社会を支え、豊かなモビリティ社会の実現に貢献しているトヨタモビリティパーツ株式会社 茨城支社様に、Dojoを導入した経緯と効果などについて話を伺いました。

会社概要

自動車部品／カー用品を扱う専門商社

当社は2020年4月、全国33社のトヨタ部品共販と自動車部品／カー用品の企画・販売を行っていた株式会社タクティーが合併し、自動車部品／カー用品を扱う専門商社のトヨタモビリティパーツ株式会社としてスタートを切りました。当社の使命はトヨタグループの一員として、お客様が安全・安心かつ快適に楽しくクルマを利用いただけるように、修理部品や用品を企画・販売し、それらを迅速にお届けすることでクルマ社会・地域社会を支えていくことです。トヨタ純正部品・用品に加え、オリジナルブランド部品や世界で認められた信頼のナショナルブランド部品など、高品質かつ多様な商品ラインナップを揃え、自動車販売店様や修理工場様にお届けしています。
トヨタモビリティパーツ株式会社が展開する全国33支店のひとつである茨城支社は、茨城県内のお客様とその先にあるエンドユーザーのカーライフをともに考えるパートナーとして、日本一頼られる地場企業を目指しています。各支社にはそれぞれ特色がありますが、茨城支社の特色は単に自動車部品を販売するだけでなく、お客様に寄り添う伴走支援だと考えています。例えば、お客様自身ではなかなか気づきににくいところに対しては、日々お客様と接している我々が第三者的な視点からトヨタ式改善などを積極的に提案。これからも「日本一頼られる地場企業を目指す︕」を合言葉に、地域や生活者の皆様に貢献できることを考え、業務に励んでまいります。

導入前の課題

業務の引き継ぎに必要なマニュアルが形骸化

茨城支社では会社を支えてきた団塊世代の定年退職を見据え、若い社員に経験を積ませるために、数年ほどのローテーションで部門の異動を行っています。異動は経験が何よりも重要ですから、営業から倉庫業務あるいはその逆も珍しくありません。その異動にともなう業務の引き継ぎで頼りになるのがマニュアルです。
もともと茨城支社にはマニュアルを作成して業務を伝える文化があり、合併前の共販の時代は主にExcelでマニュアルを作成し業務を引き継いでいました。しかし、合併後の業務の忙しさと、ローテーション異動が増加してくると、徐々にマニュアルが更新されない状況になっていきました。そのため「業務システムの仕組みが変わる」「新しい業務が加わる」「不要な業務が発生している」場合でも、口頭で引き継ぎを行ってしまうシーンが増加。結果、マニュアルは徐々に形骸化していく傾向が強くなっていきました。実際、マニュアルを精査したところ、更新あるいは新規に作成する必要があるマニュアルは、約350件あることが分かりました。
マニュアル作成が疎かになる理由は、日々の業務をこなしながらになるため、マニュアル作成の時間を捻出することが難しいという声が大半。「作成に時間がかかる」「どこから手をつけていいか分からない」といった声も数多く上がっていました。我々としては、マニュアルを作成して業務を引き継ぐことが業務効率化やコスト削減につながると考えていたため、長年何らかの改善策を模索していました。そして、情報収集するなか、たどり着いたのがマニュアル作成ツールでした。

比較・検討と導入プロセス

3つの要件を満たしていたDojo

マニュアル作成ツールを比較・検討するうえで求めた要件は「①作成時間の短縮」「②操作性の良さ」「③導入後のサポート体制」の3つです。「①作成時間の短縮」はマニュアル作成に要する時間を削減し、引き継ぎの負荷を軽減したいと考えました。具体的には1時間以内に終えられることを目標値に据えました。「②操作性の良さ」はパソコン操作に慣れている、慣れていないに関係なく、すべての社員が迷わず操作できるシンプルな画面構成や使いやすさ、短時間で操作を覚えられる点などを重視。「③導入後のサポート体制」は、単なるツール提供に留まらず、導入後も継続して相談できること、活用支援の体制が用意されていることを重視しました。
要件をもとに最終的に比較・検討したのは、Dojoを含む2製品。Dojoを選定したのは、3つの要件を満たしていたことが最大の理由です。「①作成時間の短縮」「②操作性の良さ」に関しては、展示会に足を運んだ際、テンダさんのブースでDojoに触れて実際に確認しました。業務を行いながらバックグラウンドで自動的にキャプチャーしてくれる仕組みと操作性に感動し、これならマニュアル作成時間も大幅に短縮できると確信しました。「③導入後のサポート体制」ついてはテンダさんとお話させていただいた際、「しっかりサポートします」という力強い言葉をもらいました。これらをもとにDojoの導入を決めました。

言葉通りの導入後のサポート体制

2024年9月にDojoのフローティング版ライセンスを2つ導入しました。同年11月にはテンダさんに来社いただき、各部門から選出したDojo推進担当者約20名に対して講習会を行っていただきました。マニュアル作成に課題を持っていた社員が多かったこともあり、この講習会は大好評でした。「操作を復習したい」「もっとさまざまな操作を覚えたい」という社員は、テンダさんが無料で開催しているトレーニングセミナーに自主参加しています。ほか、随時相談することも可能ですから、テンダさんの「③導入後のサポート体制」は間違いなく素晴らしいと感じています。
なお、Dojo 導入と同時に、出力する際はPowerPoint、データは所定のフォルダに保存というマニュアル作成のルールも策定。基本的なデザインも統一しました。また、Dojoを利用する際は、Microsoft 365の機能を使って予約を入れる仕組みを構築。空いている時間に予約を入れれば、部門を問わず自由にDojoを利用できる環境になっています。

導入効果と今後の期待

1業務あたり最大 約10.6時間の削減効果

業務の操作を行うだけでマニュアルの大部分が出来上がっていますから、本当に時間の短縮につながっています。とくに便利だと感じているのでは、先にキャプチャーだけ行っておき、時間が空いたときに編集できること。時間を有効活用できますから、マニュアル作成のハードルは一気に下がったと思います。もちろん、引き継ぎの際は「このマニュアルを見てください」で済みますから、大幅な工数削減になっています（表）。
Dojoは引き継ぎだけでなく、部門内で行う業務の学習にも利用できます。例えば、マンツーマンで業務を教える際、学習者のPCでDojoを起動し記録できるようにしておけば、操作が終わったときにはマニュアル化されています。それを見れば復習できるため、学習者は操作をスピーディーに覚えられます。そして、それをマニュアルとして保存しておけば、あとからいつでも見返すことが可能。こうした使い方なら、必ずしも教育者がマニュアルを作成する必要はないと思いました。

今後は営業所にもDojoを展開予定

冒頭で更新あるいは新規に作成する必要があるマニュアルは約350件と申し上げましたが、Dojo導入後は70弱のマニュアルが作成されため、残りは280前後となっています。まずはこの残りのマニュアルを作成していくことが今後の目標となります。また、現在は茨城支社の本部だけでDojoを活用していますが、今後は土浦、日立、神栖、下妻の営業所でもDojoを利用できるようにしたいと考えています。その場合、状況によってはライセンスを追加する必要があるかもしれません。
Dojoでのマニュアル作成に目途がついたら、動画による倉庫作業のマニュアルも考えています。幸いにもテンダさんにはスマートフォンで手軽に動画マニュアルを作成できるDojoウェブマニュアルという製品があると伺っています。その際にはぜひお話をお聞かせください。
引き続きテンダさんには、現場に寄り添った活用や運用の提案を期待しています。今後ともよろしくお願いします。