業務マニュアル作成ツールDojo導入事例 動的なマニュアルの効果を実感

導入の背景

• 操作手順や画面に変更が生じたマニュアルを修正する必要があった
• 工場で働く社員は汚れた手で紙のマニュアルを触れることに抵抗があった
• ユーザー目線でのマニュアル運用を実現する必要があった

具体的な利用について

現状と課題

新しい基幹システムの導入時は、操作手順マニュアルをマイクロソフト社のMicrosoft® Wordで作成していました。しかし、時間の経過と共に内容が大きく変わっていったため、都度修正が必要だったにも関わらず、手が回らずにいました。また、弊社が導入した基幹システムは画面数やボタン数も多く、操作手順に迷いが生じた際、その膨大なマニュアルから知りたい内容に行き着くことが困難でした。そのため、時間のない社員は電話で問い合わせるというケースも多くなっていました。

課題解決の検討

基幹システム導入時にMicrosoft® Wordで作成したマニュアルのページ数は膨大で、どこから手をつければ良いのか途方に暮れていました。今までマニュアルの修正に時間が作れなかったことを考えると、マニュアル作成、修正の工数を大幅に下げる必要性がありました。そのため、まずはマニュアル作成ツールを探すことから開始。特に、導入の背景でも触れているように、紙のマニュアルそのものに問題点があったため、紙以外でマニュアルを見られる方法も模索する必要がありました。

導入効果

マニュアル作成工数の圧倒的な軽減

もともとMicrosoft® Wordでマニュアルを作った経緯があるので、Dojoでのマニュアル作成は『サクサク感』と表現して良いのか、とにかく楽でした。弊社で利用しているシステムは、かなり広範囲の業務に適用されており、またイレギュラーな対応も多いためフローが非常に複雑です。どこまで対応できるのか・・・正直不安でしたが、『少しのDojo操作レビュー』を受けただけで、かなりゴールが見えてきました。もっと言えば、これら一連の作業をDojoだと『やる気』が出ます。

マニュアルとしての機能が向上

マニュアル作成ツールを導入するきっかけにもなった、「紙で作ったマニュアルの問題点」は、もちろんクリアすることができました。『DHTML』といってもピンと来ない方がほとんどだと思いますが、パソコンの画面上で動画を見る感覚でマニュアルを見ることができます。この仕組は非常に効果を実感する点ですね。これは、当初抱えていた問題をクリアしただけでなく、わかりやすさも劇的に向上しましたので非常に満足しています。また、今回もう一つのマスト条件であった『修正作業が容易』であることも、満足する結果です。どれほど素晴らしいマニュアルを作っても、マニュアルとしての機能を維持するためには、メンテンナンスをし続ける必要があります。その作業に高い負荷がかかってしまえば、結果的に以前と同じ使えないマニュアルになってしまいます。作って終わりじゃない、進化をサポートするマニュアル作成ツールとしても、Dojoは優れた機能を有していると思います。

今後に向けて

弊社では、基幹システムの他に様々な部署で専門的なソフトウェアを使っています。グループウェア、会計ソフト、人事・給与関連のソフト、設計関連のソフトなど。そうしたものでも、Dojoを使えば、スムーズにマニュアルを作れることがわかったので、社内でどんどん横展開をしていきたいです。 そのためには、各部署の担当者のやる気が必要。Dojoの基本操作は1日あれば修得できるので、担当者が「Dojoを使ってマニュアルを作ってみたい!」と思えるような、きっかけを作っていきたいと考えています。将来的には、“ものづくり現場の技術伝承も兼ね備えたマニュアルづくり”として使用していければと思います。

最後に・・・(テンダ視点)

マニュアル作成ツールを検討する際、いくつかの体験版をダウンロードして、実際に使用した結果、Dojoを選んでいただいたこと・・・それは、非常に嬉しくもあり、自信にも繋がりました。 現在実際にDojoを使われるようになってみて、Dojoの新しい利用シーン、例えばカメラで撮影しながら、自動音声認識をさせてマニュアル化をするなど、Dojoの利用者という視点から様々なアドバイスを頂けるなど、Dojoファンとしてのコメントも多数いただきました。 このお言葉を励みに、ますます技術研究に磨きをかけ、新たな利用シーンも視野に入れた開発ができるよう、社員一丸となってに力を入れていきたいと思います。

※Windowsは米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標です。

掲載日：2014年5月12日