業務マニュアル作成ツールDojo導入事例 マニュアルを作成する工数を6割削減することができました!

Dojo導入前の課題

当社では今まで新入社員などに作業を教える際、Excel、PowerPointなどのMicrosoft
Officeを使って作成したマニュアルを利用していました。PC画面のスクリーンショットをExcelなどに貼り付け、吹き出しを挿入して説明文を記載する……と、作成するのにとても手間がかかっていました。また、折角作成したマニュアルを修正するにも、工数がかかるため十分にメンテナンスができておらず、結局、口頭で説明を済ませてしまうこともありました。加えて、マニュアルを各個人がローカルに保存して使用するなど、作成やメンテナンスの工数の多さの他に、共有できていないことも課題でした。

Dojo導入の決め手

そのような折、セミナーで「Dojo」を知りました。他のマニュアル作成ツールも広告や展示会で見かけていたので、導入を検討することになりました。他のツールと比較検討した結果、最終的に2製品が残りましたが、「Dojo」導入の決め手となったのは、操作の容易性です。操作手順は極めて簡単で、一番驚いたことは一度操作したステップが記録されることです。自動で操作内容の吹き出しが記載されたり、クリック箇所に枠線が表示されたりする機能にも衝撃を受けました。その他にMicrosoft Officeや動画、HTML5などの様々なファイル形式で出力でき、操作を疑似体験できる機能も魅力的でした。

マニュアル作成工数を6割削減

「Dojo」の導入で、一番の課題であったマニュアルを作成する工数を6割削減することができました。「Dojo」は誰でも簡単にマニュアルを作成できるので、様々なシーンで活用できます。例えば、PCの初期設定、社内システム操作など、必要なマニュアルを数多く作成しました。さらにPCの操作だけでなく、テレビ会議機器操作などもマニュアル化しているので、社内にはたくさんのマニュアルがあるのですが、修正が簡単なので手順の変更があっても容易にメンテナンスできるようになりました。

一方で、システム操作に関する社内の問い合わせ対応でも「Dojo」を活用しています。以前は都度口頭で対応していましたが、よくある質問をマニュアル化し、問い合わせがあった場合はまずマニュアルを見てもらうようにすることで、対応の工数も減りました。「Dojo」で作ったマニュアルはセキュアで社員のみがアクセスできる場所に保存し、共有化の課題もクリアできました。

テレワークにおける課題

当社では以前から小さなお子さんのいる社員や遠方に住んでいる社員を中心に在宅勤務制度を整えていましたが、新型コロナウイルス感染予防対策のため、急に多くの社員がテレワークを行うことになりました。全社的なテレワーク実施にあたり、社外から社内システムに接続する方法、コミュニケーションツールの使い方を手順化し、テレワークを行う社員に対して手早くかつ分かりやすく説明することが求められました。

テレワークに必要なマニュアルもDojoで迅速に作成

前述の通り、「Dojo」でマニュアル作成を容易に行えることを知っていたので、すぐに必要なマニュアルを用意することができました。特にWeb会議のソフトはセキュリティ強化のアップデートに伴い、画面や操作方法がどんどん変わっていくため、「Dojo」がなければ、大変なことになっていたと思います。

もちろん、各ソフトには付属の操作手順書やWebサイト上に操作手順案内も掲載されていますが、それだけでは理解ができないことがあります。当社では「Dojo」のデスクトップ録画機能を用い、操作方法をそのままHTML5形式の動画コンテンツにして、すぐに説明会を開催することができました。また、作成したコンテンツは、参加者が必要に応じて、説明会後に操作方法を確認する際にも活用してもらいました。

テレワークの浸透で高まるマニュアルの重要性

新型コロナウイルスの終息後(アフターコロナ)でもテレワークの浸透が予想され、社員のための様々なマニュアルが必要になると思います。さらなる業務効率化も求められています。現状の作業を知り、どこを改善するか検討する上でもマニュアルは重要であると考えています。
当社のグループでBPOサービスを提供している会社でも、現在「Dojo」を導入しており、作業手順書の整備を進めています。新入社員や中途入社社員がすぐに担当業務の作業手順を習得できるようになりました。「Dojo」では操作ごとにキャプチャーが取れるので、細かい操作手順も漏らすことなく、初めて作業を行う人に向けて、画像で分かりやすく伝えることができます。

アフターコロナに向けた対策

全社的なテレワークの導入により、日々の業務の計画と実績の報告が必要になったことから、今までの業務を見直す良いきっかけとなりました。出社と在宅では、コミュニケーションの方法を変えなければなりません。テレワークでは些細な事で手を止めることがなく、事務作業や企画考案に集中することができます。その一方で、傍にいればちょっとした会話で解決できることに、時間がかかってしまいます。テレワーク環境で画面共有など、相手と情報を的確に共有できる便利なコミュニケーションツールがありますが使い方が分からない社員も多い状況です。

そのため、「Dojo」でマニュアル整備の強化を計画中で、今年度中を目標に、社内のシステム操作に関するナレッジサイトを開設する予定です。現在は主にPowerPoint形式で作成しているマニュアルを、疑似体験ができるHTML5形式のコンテンツにして、そのサイトで共有していきたいと思います。また、現在のテレワーク環境に関する社内アンケートを行う予定です。アフターコロナにおいても社員の声に応えながら環境を整え、テレワークをさらに効率的に行えるようにしていきたいと思います。

今後、Dojoへ期待すること

今後、動画のマニュアルも作成するため、コンテンツに音声を入れやすくなるとより良くなると思います。動画は音声で補足説明をすることでさらに分かりやすくなるので、キャプチャー中に自身が話した内容も「Dojo」で音声データ化やテキスト化できると便利ですね。
また、今後「Dojo」の応用的な使い方やバージョンアップ機能を説明するウェビナーを開催していただけるとさらに活用の幅が広がると思います。