業務マニュアル作成ツールDojo導入事例 営業デモで効果的な説明動画も自在に作成

煩雑なスクリーンショットの管理

お客様向けのインストール手順書を手作業で作成していました。1画面ずつスクリーンショットを撮り、Wordで作っていたのですが、スクリーンショットが増えれば増えるほど、どの画像がどの手順の画面なのか分からなくなってしまい、スクリーンショットの画像管理が煩雑でした。また、人間が作成する以上、文言や形式を統一することが非常に難しく、個人によってクオリティがバラバラになっていました。

画像のファイル名を変え、どの画面なのか分かりやすく管理したり、先に説明文章を書いてから画像を挿入したりと、色々工夫はしてみました。しかし取扱製品が増え、手順書作成の工数が増加したため、ツールを導入して解決しようと思いました。

一番操作が簡単なツール

ツールの導入にあたり、まずは無料のスクリーンショット保存ツールを試しました。しかし、撮った画像の整理が思うようにならず、作業した手順通りに画像を生成することができませんでした。

その点Dojoは、実作業をそのまま手順書に落とし込める上、さらに補足の文章を簡単につけることができます。今までは、開発知識のある専門のプリセールスのメンバーが手順書や営業資料を作成していましたが、Dojoを使えば専門外の営業メンバーでも、デモ画面を使った資料が作れます。「一番簡単に手順書が作成できるのはDojoだ」という結論になりました。

手順書以外に営業用製品説明動画も作成

Dojoはインストールが簡単で、導入時には操作指導も行っていただき、すぐに使用方法も理解することができました。

現在はお客様向けのインストール手順書だけでなく、リモートツールの設定手順書なども、WordやExcel形式で出力し作成しています。

さらには、当社製品のサーバー設定仕様書自動生成サービス「SSD-assistance（エスエスディー アシスタンス）」の説明もMP4形式で出力しています。こちらは営業メンバーがデモンストレーションを行う時に使用しており、音声を入れて説明動画にしています。Dojoを使えば、営業がさくっと動画を作ることができるので、重宝しています。

15％の作成工数削減と業務効率化

手作業で手順書を作っていた時と比較して、全体の作成工数は約15％削減されました。今までは画像管理に手間取っていましたが、Dojoは操作に合わせて自動的にスクリーンショットが撮影され、作業した手順ごとに編集画面で確認できるので、どこの画像なのか迷うことは無くなりました。

扱う製品数が増えましたが、当社の人員は限られています。Dojoを利用することで、専門の知識を習得しなくても、営業の誰もが効果的な説明動画を作成できるようになりました。現在、増員することなく業務をスムーズに回せているのは、Dojoで業務効率が良くなったことが大きく貢献しています。

Dojoで属人化を改善

テレワーク環境下では、システムトラブルに対する対応手順書が必要になると考えています。システムトラブルに関しては情報システム部門が対応しますが、多くの場合は属人化しています。出社していれば直接担当者に聞いて解決したかもしれませんが、テレワークではすぐに聞いて解決することは難しくなりました。Dojoでシステム操作手順書を作ることで、こうした事態を未然に防ぎ、属人化を脱却し、テレワーク時の社内インフラを整えられるのではないかと思います。

今後はDojoを使って、社内システムの運用手順書の作成を進めていきたいです。当社ではテレワークで業務を行う人が増加していますので、SaaS版Dojoがあったら良いと感じています。また、ハンズオントレーニング用の動画の作成でも、Dojoを使いたいと考えています。属人化の改善だけではなく、引き続き工数を削減していけるよう、Dojoを活用していく予定です。