業務マニュアル作成ツールDojo導入事例 ユーザーサイトの動画コンテンツを100以上作成！

過去にDojoを導入したことも

当社の主な事業内容は、公認会計士や顧問先企業向けの業務アプリケーション開発・導入支援です。事務職・開発・営業・カスタマサポートなど様々な職種があり、私たちカスタマサポートだけでも、400名を超えるメンバーが在籍しています。カスタマサポートは技術者のチームであり、お客様の相談に乗るだけではなく、スキルアップのための研修の開催や会員サービスの企画運営なども担当しています。

マニュアル自動作成ツールは、実は2008年に一度Dojoを導入したことがありました。その際は全社で導入しましたが、実際に使っていたのはカスタマサポートの部署だけだったため、バージョンアップができなくなるなど課題はありましたが、2015年に費用削減を目的として解約しました。解約後も、製品機能に関する動画マニュアルを作成し、ユーザーサイトに掲載していました。

掲載中の動画が一部端末で視聴不可に

ところが、2020年頃からユーザーサイトをご利用のお客様から「動画が視聴できない」と問い合わせを頂くようになりました。確認すると、動画マニュアルが一部の端末から閲覧できなくなっていました。Dojoの販売元であるテンダは、保守サービスの一環として最新バージョンのアップデートを提供していますが、当社は解約していたため、アップデートを適用できません。OSやWEBブラウザなどPC環境が新しくなっていったことで、古いバージョンのDojoで作成した動画マニュアルは、再生できなくなってしまいました。そこで、再びマニュアル自動作成ツールの導入を検討することになりました。

コンテンツ作成ごとの追加料金は不要

いくつかのマニュアル自動作成ツールを調べ、結果的にDojoを再度導入することを決めました。Dojoを選んだ理由としてはいくつかあります。

• 過去に使用していたので親しみがある
• PowerPointから容易に動画化できる
• 作成数に応じて追加費用がかからない

ツールによっては、一つマニュアルを作成するごとに料金が発生してしまうこともあります。追加コストが発生しないのはDojoの大きなメリットと言えます。

ツールの将来性にも期待

また、テンダが発売している「Dojoナビ（ドージョーナビ）」という新しいツールに将来性を感じたことも導入の一因になりました。Dojoナビはシステム画面上に操作方法を案内するナビゲーションが表示できます。例えば、当社のシステムにも説明や操作ヒントが出るのですが、素っ気ない文字だけのヒントなので少し分かりづらいです。結果的にあまり利用されておらず、最終的にカスタマサポートに問い合わせが集中することもあります。Dojoナビなら、ナビゲーションを確認することで、お客様自身に不明点を解決してもらうことができるので、魅力を感じました。DojoはDojoナビとも連携でき、システムを改修する必要もなくナビゲーションを出せるので、今後Dojoナビの利用も視野に入れています。

お客様からのお問い合わせ内容がポジティブに

Dojoを再度導入したことで、お客様からの「動画が視聴できない」というお問い合わせは無くなりました。現在は、過去に作成した動画マニュアルを更新するためにもDojoを使っています。お客様からも「ほかの動画マニュアルも早く見てみたい」「こんな動画が欲しい」といった要望を頂くことも多くなり、お問い合わせの内容がポジティブなものに変化したことが嬉しいです。

2020年に入って動画に関するお問い合わせが増えた背景には、コロナ禍で集合研修ができないため動画の需要が高まったことがあります。現在掲載している動画マニュアルは10分程度のHTML5形式のeラーニングコンテンツが主体ですが、「2、3時間程度の研修用コンテンツは出来ないか」という要望もあったほどです。当社の社内外向け研修はほかの配信ツールなどで対応していますが、こういったコロナ禍における課題解決策として、やはり動画マニュアルの存在は大きいと思います。

旧バージョンと最新バージョンを比較して

Dojoのバージョンアップでは対応端末だけでなく、ユーザビリティ向上もなされています。過去のDojoでのマニュアル作成方法と比較すると、新しいバージョンのDojo導入後は、コメントの一括挿入や一括削除・貼り付けなどの機能が追加され、編集作業がとてもスムーズになりました。ほかにも、データを出力するときに、文字と画像のサイズ比をその都度考えなければならなかったものが、現バージョンでは自動調整され意識する必要もなくなり、作業時間が大幅に短縮されました。編集時の微調整におけるもどかしさが無くなって良かったです。

もはや外部委託の必要は無くなった

Dojoで作成したマニュアルは、簡単に修正・更新できることも魅力の一つです。当社で作成している動画マニュアルでは、会計・給与・税金関係のシステムに関する利用方法を説明しています。システム自体に細かなバージョンアップがあり、必然的にマニュアルも更新が必要です。マニュアル作成を外部に委託すると、更新の都度修正費用がかかってしまいますが、そこを内製化することで、費用面でも工数面でも本当に助けられています。

ユーザーサイトのコンテンツ拡充

今後も引き続きユーザーサイトでの動画マニュアルに力を入れていこうと思っています。運営側としてもさらにスキルアップしながら、より見やすいコンテンツを作成していきたいです。ユーザーサイトに掲載している動画は100以上あり、社内向けの説明動画も含めると200以上のコンテンツを有しています。今は更新作業を進めていますが、継続してDojoを活用し新規動画を作り、さらなるコンテンツの拡充を図っていきたいですね。