分かりにくい経理業務のマニュアル
私たちが所属しているのは、100名ほどで構成される経理業務部門です。Dojo導入前は、手作業でマニュアルを作っていました。Excelへスクリーンショットを貼り、コメントや説明文を追加、それから装飾をして仕上げていくような作業でした。そのため、書き漏れが発生し、作成する人によってフォーマットにバラつきがあるなど、課題が沢山ありました。会計処理は、様々なシステムを組み合わせて行う業務が多く、担当者ごとにやり方が異なることもあります。さらには扱うシステムの知識があることを前提に作成されているマニュアルもあり、知識や経験のない人にとっては理解が難しいものもありました。先輩社員から「マニュアルに従ってできるところまで業務を進めてみよう」と言われても、新任者にはそのマニュアルのどこを見たらいいのか分からないことも多く、困ることがありました。
その解決策として、担当者同士でフォーマットを策定し、過去のマニュアルと照合して修正してみたり、新しくマニュアルを作る時には初心者でも理解できるよう、細かい部分まで作り込んだりしてみましたが、分かりやすいマニュアルを作るのは難しく、限界を感じていました。
誰でも簡単に利用できる日本製のツール
Dojoを知ったのは、イベントで展示されていたことがきっかけです。イベント内では、外国製のツールが多く紹介されていましたが、Dojoは日本製ということもあり、使いやすそうだと感じました。経理部のニーズに最も合っているのではと思いデモンストレーションを見たところ、ツール自体が分かりやすく、誰でも簡単に利用できると感じました。Excelのような静的なマニュアルを作成するだけでなく、動的なコンテンツも作成できるので、活用の幅も広そうだということで、導入を決定しました。
フローティング方式で少ないライセンスをどこでも使えるようにして効率アップ
コロナ禍の影響でテレワークが広がっていったので、フローティングライセンスが役立っています。現在、経理部でDojoをインストールしているのは30名程度で、アクティブに利用しているのは5～10名です。他社のツールの場合は1つのライセンスにつき1台にのみインストールが許可されている場合が多いですが、Dojoは複数台にインストール可能で、マニュアルを作るのに適した人が、いつでもマニュアル作成に取り掛かれるのが便利です。
HTML5（動）とExcel（静）のマニュアルを使い分ける
Dojoを使った具体的な作成手順ですが、まずは一通り操作のキャプチャを撮り、一連の手順を記録します。次にそのキャプチャしたデータから不要なステップ（手順）を削除し、さらに補足して説明したい内容をササッと追加しています。途中でマニュアルに不必要な操作をすると余分なキャプチャが入ってしまうため、事前に流れを確認してからDojoで作成することがポイントです。
出力形式はHTML5をメインで使っていますが、Excel 形式でも出力しています。初めに全体の操作を確認する時には動きのあるHTML5を見てもらい、手順をゆっくり復習したい時にはExcelのマニュアルを見てもらうように、使い分けています。
マニュアルの質が向上、作業効率もアップ
Dojoでマニュアルを作成することで、当初の課題であった書き漏れの発生を防ぐことができ、フォーマットが統一されたマニュアルを多く生み出すことができました。さらに、マニュアルを作る際には、どのような内容がマニュアル化に適しているかを話し合い、キャプチャ時の工夫やステップの添削などをみんなで相談しながら作成しました。分かりやすいマニュアルの作成ノウハウが共有されたことで、質が改善していると感じています。また、マニュアルの作成者側だけでなく、読む側にとっても良いことがありました。動的なHTML5のコンテンツは、実際に動画を再生しながら作業を進行できるので、作業効率が上がりました。引継ぎ時などに、静的なマニュアルでは読み飛ばしてしまうところも、動画なら流れに沿って簡単に確認できます。うっかり重要なメモを見落としてしまうことが無くなりました。一つ一つの作業を素早く丁寧に行えることが、Dojoの強みですね。
Dojoが生み出す人との繋がり
Dojoの運用に関しては、異なる部署でもマニュアル作成に活用できるように、サークルのような形で有志を募り進めています。どんなマニュアルが作れるか話し合い、実際に作ったマニュアルを添削しました。今では月一回程度ミーティングを行い、ノウハウを共有しながらみんなでマニュアル作成を行っています。普段業務をしていると、自分の業務と関わりのある人としか会話をしなくなる傾向にありますが、こういった活動により部署内外問わず交流できます。
品質が一定したマニュアルを手軽に作成できるDojoですが、それだけではなく「みんなで作り上げ、シェアし合う」という、部署や課を越えた人と人との繋がりのきっかけを生み出してくれています。コロナ禍で繋がりがいっそう薄くなってしまっている現在、こういったきっかけは非常に大切です。個人だと解決できることは限られていますが、人と関わり相談することで解決の糸口が見つかることはよくあります。この７月で本社も新しい場所に移転し、より多くの人々との対話やコラボレーションがしやすい環境になりま
した。Dojoを社内のコミュニケーションの架け橋として活用し、従来以上の人との繋がりの機会をこれからも設けていきたいと考えています。
