動画活用が急遽課題に
当社は、主に製造業向けの情報システムサービスを販売している会社です。新型コロナウイルスの影響により、海外企業へのシステム導入支援が大きく制限される状況になりました。直接訪問して操作教育することができなくなることは大変問題でした。そこで、動画などを利用した遠隔での操作教育を考え始めたのですが、自社で動画を作った経験がありませんでした。いきなり高品質なものを作るのも難しく、大きな課題になってしまいました。そこで、動画も作ることができるマニュアル作成ツールを探し始めました。
操作性に優れたツール探し
WEB上でマニュアル作成ツールを検索し、複数の製品を比較検討しました。Dojoの導入を決めたのには、以下の点がポイントとなりました。
- 操作性：誰でも簡単に扱える
- サポート面：電話・メール・チャットで対応可能
- 開発地：日本製
今回、マニュアル作成ツールを選定する上で特に大切にしたのは、操作性です。マニュアルや動画を作る上で、専門的な知識がないと使えないツールは望ましくありません。「誰でも簡単に使える」「初めてでも作業しやすい」ことを基準にツールを選びました。その点以外には、安心して長期間使えるように、日本製でサポート面が充実していることを重視しました。
簡単なセットアップ、簡単な操作
実際にDojoを導入してまず感じたことは、セットアップがものすごく簡単だったことです。多くのシステムは、使い始める前の準備に1ヶ月程度かかってしまうこともありますが、それに比べてDojoは一日どころか1、2時間程度でセットアップが終わってしまい、まずはその面で使いやすさを感じました。
その上、一週間もあれば基本的な使い方は誰でもマスターできます。例えばキャプチャーは自動取得されますし、編集自体も直感的に操作できるので、すごく簡単です。出力もしやすいし、本当に誰でも気軽に使えるツールだと感じました。
迅速なサポート
色々作業していると、複雑な編集もしたくなります。操作上で分からない部分が出てきても、ヘルプデスクのサポートがとても迅速で助かりました。一両日中には必ず返事が返ってきて、しかも詳細に説明してもらえました。
理解度の高いマニュアルを効率良く作成可能
Dojoを活用した製品マニュアルは、繊維業向けの生産管理システムに関するマニュアルです。時勢柄、海外工場への訪問対応ができず作成したマニュアルのPDFを渡すのみでは操作説明が足りないため、お客様に満足にシステムを利用いただけないと判断しました。Dojoを導入し動画マニュアルを提供することで、コロナ禍の海外出張問題が解消できました。さらに、いつでも好きなタイミングで動画を視聴できることで、以前より格段に理解度を高められていると思います。
マニュアルは項目が幾重にも分かれており、動画数で言えば既に100個くらいは出来上がっています。ちなみに1つの動画につき3分間くらいで、約20手順が収められています。最終的には150動画くらいで完成の予定になっています。基本的にはMP4形式での作成が主なのですが、1つのデータから複数の形式に出力できてしまうことが驚きです。効率良く簡単に、誰でも一定水準の動画を作ることができています。
サンプルを渡した先方の担当者の方からも「とても分かりやすい」と言っていただいています。また、既存の顧客や展示会などの出展者にもDojoを紹介してみましたが、やはり一番多い声は「使いやすそうだね」という反応です。
コロナ禍における安全の確保
海外工場へ訪問し説明を行うところを、動画を使って遠隔での説明に切り替えるというのは本当に大きいです。時間や金銭面の利点も大きいのですが、コロナ禍において社員の安全を確保できたということは最大のメリットです。
他の部門でも活用したい
現在はDojoをソリューションシステム本部だけで使っていますが、今後は他の部門にもどんどんDojoの導入効果を普及させていきたいです。例えば総務部では、社内向けマニュアルを拡充させ、社内の業務効率に貢献できそうです。交通費の精算や有給取得の申請などの日常の細かな業務も動画にできますし、新人教育用のeラーニングコンテンツも作れます。アイデアを出していきながらDojoを活用したいと思います。