業務マニュアル作成ツールDojo導入事例 スムーズな業務の引継ぎを実現するDojoのマニュアル作成支援

暮らしのさまざまな場面においてデジタル化を積極的に推進し、誰もが快適で幸せに暮らせる「まち」の実現を目指している安城市役所様に、Dojoを導入した経緯と効果などについて話を伺いました。

DXへの取り組み

デジタル推進係と情報システム係で推進

安城市は1952年5月に市制を施行し、愛知県下13番目の市として誕生しました。その安城市では、ICTを活用したDXの取り組みを以前から行っていましたが、本格化したのはデジタル庁が発足した2021年（令和3年度）のタイミング。現在はデジタル推進課を設置し、情報政策およびIC T 関連のハードウェアやソフトウェアにおける総合的な企画・調整・整備を通じて庁舎内と市民サービスのDXを推進するデジタル推進係と、情報システムの管理・標準化・共通化を推進する情報システム係が安城市のDXを担っています。
我々デジタル推進係は広く情報収集を行いながら、スピード感をともなったDXを推進していると考えています。例えば、税や各種料金の納付における口座振替（自動払込み）の申込手続きをPCやスマートフォンなどから行えるWeb口座振替受付サービスや、市役所窓口ほか、公民館やスポーツ施設など市が運営するさまざまな公共施設で利用できるキャッシュレス決済などは市民の皆様からご評価いただいております。

課題とDojoの導入理由

業務引き継ぎ時のマニュアル作成が負担

職員が異動する際の業務の引き継ぎにともなうマニュアル作成に、手間と時間がかかっていたことが課題でした。まず、自治体の職員は「不正の防止」「職員の能力開発」「職場の活性化」という観点から、数年で部門を異動するのが一般的です。その際、口頭だけで業務を引き継ぐことは困難ですから、既存のマニュアルを更新するか、新規のマニュアルを作成して業務の引き継ぎを行います。
マニュアル作成にテンプレートやルールはありません。異動する本人が操作に合わせて画面をキャプチャーし、Word、PowerPoint、Excel などに貼り付け、文字を挿入するなどしてマニュアルを作成していきます。職員はマニュアル作成に慣れているわけではありませんから、手間と時間がかかるのは否めません。しかも、異動前の慌ただしいときに作成する場合が多いため、業務に慣れた職員であればあるほど一部手順を省略したりしている場合があり、異動する職員と異動してくる職員の双方にとって負担が増している状況でした。

4つの要件を満たしていたDojo

2023年10月、ICTに関する情報収集のために訪れた展示会でDojoに出会いました。ブースのスタッフに話を伺ったところ、操作した画面を自動的にキャプチャーし、画面とコメント枠を配置した状態まで行ってくれるとのことで、Dojoに感銘を受けたのを覚えています。そこで、Dojoのようなマニュアル作成ツールを導入するため、さらなる情報収集を実施。マニュアル作成ツールに関する知識を蓄えつつ、導入に向けて入札のための公示を行いました。
その際、我々がマニュアル作成ツールに求めた要件は以下の4つ。この要件を満たし、かつ入札を通じて落札したテンダさんのDojoを導入させていただきました。
＜物理サーバーを必要としないこと＞
物理サーバーが必要となると、コストも運用の負担も増加します。そこで、デジタル推進係で用意できるWindowsの仮想サーバーで運用できることを要件としました。
＜サポート体制が整備されていること＞
デジタル推進係は優先しなければならない業務が多数あり、導入後の職員からの問い合わせに対応するのは困難であったため、メーカーやベンダー側において、メールや電話で対応いただけることを要件としました。とくに電話での対応を重要視しました。
＜複数のセグメントで使えること＞
事務作業が多いLGWAN系とマイナンバー系で利用できることを要件としました。
＜トライアルを実施できること＞
導入前にトライアルを実施し、利用した職員の意見をキャッチアップしたいと考えていました。また、トライアル後はそのまま本番環境に移行できることも要件としました。

導入プロセスと利用者の声

トレーニングセミナーにも参加

2023年12月から約1カ月間、トライアルを行いました。アンケートに回答することを条件に部門を問わず参加者を募ったところ、計54名がトライアルに参加。そのトライアルを経て、2024年3月からDojoが本稼働しています。ライセンスについては、LGWAN系とマイナンバー系それぞれ1ライセンスずつ導入しました。
この他、各部門のDX推進リーダーを集めたデジタル推進係主催の導入説明会を3月に実施。さらに5～6月にかけては、テンダさんが主催するトレーニングセミナー（無料）への参加を促し、初級編に50名、中級編に37名が受講させていただきました。

トライアルの満足度はどの項目もほぼ80％以上

トライアル後のアンケートでは、① 使ってみた感想（便利さ）、② 使ってみた感想（操作のしやすさ）、③Doj oを導入したいか、④業務効率化につながるか、⑤マニュアルの標準化が進むか、⑥オペレーションのミス低減につながるか、⑦マニュアル作成時間削減につながるか、の観点で評価してもらいました。結果、満足度はどの項目もほぼ80％以上を達成。実際、1カ月間のトライアルで100を超えるマニュアルを作成したという回答があり、この反響の大きさがデジタル化を推進する部署にとって導入に向けた原動力になりました。

Dojoの導入効果・評価

数年後にはかなりの効果が期待できる

庁舎の全体においては、図1のような効果を感じています。導入して1年ほどですから、まだまだ大きな効果というわけでありませんが、正のスパイラルが醸成されていけば、数年後にはかなりの効果が見込めると考えています。また、課題の改善にもつながっています。定量的な数値はありませんが、マニュアル作成という全職員のストレスフルな業務は、間違いなくDojoによっ て軽減できていると感じてます。
Dojoの機能面については、やはり自動的に画面をキャプチャーしてくれるのが便利です。また、WordやPowerPoint、Excel など、出力先を自由に選べるのもポイントです。作成する職員によって好みはありますから、個々に合わせて出力できるのは多様性への配慮や、利用に対する心理的なハードルを軽減することにもつながります。
テンダさんのサポートデスクも好評です。Dojoをよく利用している職員にサポートデスクの品質を聞いたところ、非常に誠実な対応とのことでした。解決できない場合でも、代替できる方法などを示してくれたそうです。テンダさんはトレーニングセミナーも充実していますから、導入後のサポートは手厚いと感じます。

利用状況の可視化に期待

現在、Dojoを利用する際は、会議室の予約と同様のスタイルとなりますが、利用状況が可視化できていないため、正確な利用状況が分かりません。混み合っている状況であればライセンスの追加、空きがある状況であれば利用を促進する啓蒙活動といったステップに踏み出すためにも、テンダさんには、利用状況を可視化できるようなバージョンアップを期待しています。引き続きよろしくお願いいたします。