業務マニュアル作成ツールDojo導入事例 マニュアルで間接部門の属人化解消

間接業務改革で属人化が課題に

当社の事業は、金属材料および機能部材の製造と販売です。「持続可能な社会を支える、高機能材料会社」をめざし、特殊鋼製品をはじめ、自動車・産業インフラ・エレクトロニクス関連市場に向けて、特色ある材料・製品を生み出しつづけています。

当社は2019年から働き方改革の一環として間接業務の合理化をめざしています。「間接業務改革プロジェクト」と称し、間接部門の業務を分析・合理化・標準化し、労働時間の短縮や価値を生む業務へのシフトを狙い活動しています。このプロジェクトの中で業務が属人化していることが課題に挙がり、業務マニュアル整備が不十分な状況だったこともあり、まずはマニュアルを整備することで業務を可視化することとしました。

安心の実績とコストパフォーマンス

Dojoのことは、他社からの紹介がきっかけで知りました。作成したマニュアルを見たところ、非常に分かりやすくできていました。他社のツールと比較しても、リーズナブルであり、世間の評判も良く、実績を評価し導入を決定しました。

1,000点以上のマニュアルを作成

現時点において、Dojoで完成させた成果物の本数は、日々増え続けており、金属グループ全体ですでに1,000を超え、日々活用されています。

• 業務の引継ぎマニュアル
• 稀にしか行うことのない業務の備忘録
• 基幹業務システムや、製造設備の操作マニュアル

中でも一番多いのは、部門間における事務処理作業などの手順書やマニュアル化ですね。Dojoは本社をメインに100名ほどが利用しており、個々人でのマニュアル作成の他、業務担当者が操作を記録し、マニュアル整備担当者にDojoのデータを渡してマニュアルを作る運用も行っております。Dojo専用のチャットグループも作っていて、システムの状態や利用に関する各種情報も共有しています。

シンプルな操作で誰もが簡単に利用

導入時に1時間程度の教育を行っておりますが、ほとんどの方がすぐに操作している様子です。今では経験者も増え、なおかつシンプルな操作性なので、操作法の引き継ぎなどで時間を割かれる心配もなさそうです。仮に各自が操作に関して困った場合も、まずは情報システム本部に、それでも解決しない場合はDojoユーザサポートに連絡という手順をとっていますが、今のところDojoユーザサポートに連絡するようなケースは発生していません。

人間特有の“クセ”を防いでくれるDojo

Dojoの導入で手早くマニュアルが作成できているのは間違いありませんが、量的効果よりも質的効果に着目しています。

1. 属人化の軽減
2. 社内問い合わせ件数の減少

人が作ったものは、どうしても担当した個人特有の“クセ“が出てしまいます。たとえば、本来ならば省略すべきではない手順を自己裁量で省略してしまったりするものですが、Dojoの場合は表示される画面が自動的にすべてキャプチャーされます。実はここがとても大事な部分で、ケアレスミスや初心者的ミスを防げますし、業務の属人化を防ぐためのマニュアルが属人化してしまっては、本末転倒になってしまいます。Dojoで作り上げたマニュアルは”属人化“しないのです。これがDojoを利用する上での一番のメリットだと考えています。分かりやすいマニュアルのおかげで、社内の問い合わせ件数が少なくなっていることも嬉しく思います。

ユーザー視点のマニュアルが必要

現在は（本社・支社支店を中心に）８割以上の社員がテレワークを行っています。テレワーク中は業務について疑問を感じても、問いかける相手がすぐ隣にいません。これもDojoを導入した効果と言えますが「答えを共有しておけば効率的」と、つまずいた部分などを自主的にマニュアル化している社員もいます。特に初心者の場合は、「ITに精通した人間が作った専門的なマニュアルよりも、実際に使っている人が作成した、操作フローを漏れなく画面キャプチャーで確認できるマニュアルの方が分かりやすい」という声もあります。1手順ごとに操作を明確に確認できる、ユーザー視点のマニュアルが求められていると感じます。

現場作業の標準化にも

今までは、とにかく不透明で属人化する作業が多く、その解決のためにマニュアルを作るにしても、手作業だったのでかなり非効率でした。現状の属人化を解決するまでの道のりはまだまだ長いのですが、Dojoの力を借りながら地道に頑張って行きたいと思います。

今後は事業所展開に合わせて、RPA推進での利用と共に、動画マニュアル作成にも積極的に取り組んでいく予定です。たとえば工場の製造現場の様子を録画し、検査手順などの作業をマニュアル化しようと考えています。同じ目的の作業なのに事業所ごとに異なる手法を取っていることもあります。業務の標準化でもDojoの活躍を期待しています。