業務マニュアル作成ツールDojo導入事例 教材の内製化とeラーニング環境の構築

Dojoと学習管理システムをご採用いただき、eラーニングをはじめられた、とみんコンピューターシステム株式会社様に導入背景と運用についてお話をお伺いしました。

導入の背景

• プライバシーマークの教育に関わる作業と管理を全体的に効率化したかった
• 教材やテスト問題を内製したかった
• eラーニング環境で効果的な教育と管理を行いたかった

具体的な利用について

現状と課題

従業員へのプライバシーマークに関する教育や管理をメインに、効果の高い教育環境を整備することが目的でした。特に管理側としては、一般的な知識だけでなく将来的には自社の運用に沿った教育と、それらの理解度をスコア管理して把握したいという希望がありました。それまでの紙ベースの教材を使った集合研修では、教材作成作業だけでなく実際の教育からテストまでの管理が膨大なものでした。

課題解決の検討

そこで、管理側だけでなく受講側にもメリットのあるeラーニングを検討し、教材とテスト問題の作成に『Dojo』、eラーニング環境として『学習管理システム』を採用しました。一般的なASPサービスでの教材ではなく、自社のプライバシー・マネジメント・システム(PMS)の周知徹底を図るには、内製による独自の教育環境の整備が有効だと考えていたのでフィットしました。

採用したポイント

Dojo

①高度な知識やテクニックを必要としない簡単な操作性
②動的な教材やテストなどの多用なアウトプット形式
③既存のMicrosoft® PowerPoint®教材が利用可能

学習管理システム

①OS、各種サーバー類をフリーソフトで揃えられ初期導入費用を抑えられた
②自社にオープンソースに対してのスキルがあった

導入効果

1. 教材とテスト問題を簡単に作成できた

はじめに、過去に作成したMicrosoft® WordやMicrosoft® Excel®の教材資料を有効利用することを考えました。それらをMicrosoft® PowerPoint®に手直しすることで、DojoにはMicrosoft®
PowerPoint®のスライドショー画面を取り込むことができる「キャプチャー機能」があります。これは、いちから資料を作成する手間が省け、時間の大幅な短縮となりました。次に、テスト問題の作成がとても簡単だったことです。例えば選択式の問題であれば、正解の選択肢を囲むように枠線を配置するだけで完成します。後は、合格とする基準値をパーセンテージで指定するだけでテスト形式に自動で変換してくれるので、面倒な作業は必要ありませんでした。また、規制変更などがあったときの修正も簡単で助かっています。

2. eラーニング環境を手間とコストを抑えて構築できた

学習管理システムは、Linuxを利用したサーバータイプを検討し、もともと自社にスキルがあったことから導入をスムースに行うことができました。OSのLinuxをはじめ、サーバー環境などにもフリーのものを利用できる点は、システム導入の多くの場合にネックとなる初期費用を抑えることができました。また、リモート環境でのメンテナンスも可能なので、インストール作業はメーカー側からリモートで行い完了しました。この点は各種調査やアップデートなどにおいてもはやい対応ができるので、サポート面でもメリットがあります。

3. 受講しやすく管理しやすい教育環境が整備できた

eラーニングを始めるにあたって、『いつでも、どこでも、好きなときに』をキャッチとして社内展開しました。今までの集合研修では、管理側には、日程調整から、教材の印刷や配布、テストの回収、集計、結果のまとめなど手間のかかる作業が山積みでした。受講側には、参加のための時間の拘束と、その時間確保のための業務の調整や中断などがネックとなります。また、全体で行うと業務に支障が出ることから部門単位で行っていたため、管理側の負担は大きいものでした。それをeラーニングにしたことで、各自で受講時間を調整できるようになりました。これは管理側だけでなく、業務の中断などによるロスを最小限に抑えられ受講側への負担も軽減できたので、全体的な業務の効率化にも繋がったと言えると思います。

4. 受講結果の管理で外部審査もクリア

毎年必須で行うプライバシーマークの理解度テストは全20問で90点を合格ラインとしています。不合格の場合は合格するまで再テストを行い、確実に全員がテストを受けています。受講状況や点数は学習管理システムに蓄積され、全社だけでなく個人や部門毎に結果を即座に集計できます。これらの受講情報と集計結果は、プライバシーマークの外部審査時にはそのまま見せることができ、評価がよかったことも満足しています。

今後に向けて

今後は、より業務に沿った内容や弊社独自の内容を盛り込んだものを作成できればと考えています。Dojoの操作手順をそのまま教材にできる特性は業務ノウハウを残すためのツールとしても有効です。その他、個人目標やキャリアパスを考える上で有効な教材などをeラーニングで実現できれば、全社的な教育水準の向上に繋がっていくのではと期待しています。その他、動画や音声を組み合わせた教材も作成できるので、効果的な手法を試していきたいと思います。また、同じように教育面で課題を抱える企業は多いので、提案できる新しいビジネスモデルとしても将来性を感じています。