2025年1月15日に、「マニュアル作成のための作業時間 確保できていますか？ ～マニュアル作成の工数を削減し、業務改革を実現する秘策を事例ベースで解説～」というセミナーを開催しました。今回はその講演内容のポイントについてご紹介します。
INDEX
1.業務改善を実現する「マニュアル作成」のDojoシリーズとは？
株式会社テンダが提供する「Dojoシリーズ」は、業務改善のために必要不可欠なマニュアル作成を効率化するソリューションです。まず、この「Dojoシリーズ」がどのように業務改善を実現するのかをご紹介します。
「Dojoシリーズ」は、業務フローの整理やマニュアル作成のプロセスを最適化するために設計されています。このシリーズでは、業務に特化したマニュアルを簡単に作成できるツールを提供し、ユーザーが業務を迅速に理解できるようサポートします。特に、業務フローを視覚化することで、社員が直感的に業務を進められる環境を構築し、業務の効率化を図ることが可能です。
さらに、マニュアル作成に関わるリソースの削減にも注力しています。例えば、マニュアル作成に必要な時間を短縮するための機能が充実しており、必要な情報を迅速に整理し、分かりやすい形で提供することができます。このようにして、企業は業務の標準化を促進し、生産性の向上に寄与します。
また、弊社は、業務改善のためのコンサルティングサービスも提供しています。具体的には、お客様のニーズに応じて、マニュアル作成の支援や業務フローの整備を行うことで、企業の課題解決をサポートします。その上、リソース不足でマニュアル作成が進まない企業に対しては、弊社が代行してマニュアルを作成するサービスも展開しています。これにより、企業は人材不足の問題を解消し、業務改革を迅速に進めることができるのです。
「Dojoシリーズ」を活用することで、業務改善のプロセスは大きく変わります。その結果、企業はマニュアルを効率的に作成することで、社員の業務理解を深め、業務の標準化を進めることができるため、結果として全体の業務効率が向上します。このほか、業務フローを見直すことで、無駄な作業を削減し、コストの削減にも貢献します。
2. 工数削減につながる業務改善とマニュアル作成の考え方
次に、効率的な業務改善を実現するためのマニュアル作成の考え方について解説します。マニュアルの有効活用が工数削減にどのように繋がるのかをご紹介します。
業務改善を進めるためには、効果的なマニュアル作成が不可欠です。マニュアルには、会社の規定や業務フロー、製品の取り扱い説明書、システムの操作手順書、新人研修に用いるコンテンツなど、さまざまな形式があります。これらはすべてマニュアルに含まれ、業務の標準化や効率化を図る上で非常に重要な役割を果たします。その中でも、新人教育や技術の伝承、システム導入、業務の引き継ぎなどの場面で、マニュアルが欠かせないことは周知の事実です。マニュアルが整備されていない場合、教育担当者に直接確認する必要が生じ、時間の浪費や生産性の低下を招く恐れがあります。
マニュアル作成は、必要性が高いにもかかわらず、実際には面倒な作業として敬遠されることが少なくありません。その理由として、多くの企業では、マニュアル作成に時間やコストがかかること、コンテンツの維持更新が難しいこと、詳細になりすぎるリスク、利用者の適応力に依存すること、一度作成したものの活用不足といった具体的な課題が存在します。なかでも、マニュアル作成にかかる時間や管理コストは業務全体に影響を及ぼし、作成することがゴールになってしまうケースが多く見受けられます。
多くの企業がマニュアル作成に充てる時間が不足していると回答しており、通常業務の後回しにされがちな状況が続いています。そのため、業務が属人化し、整備されないまま放置される企業も少なくありません。さらに、マニュアルが整備されていないと、従業員が業務を遂行できなくなるリスクが高まります。このような状況を打破するためには、マニュアルの必要性を再認識し、整備を進めることが重要です。
また、調査結果によると、多くのマニュアルが十分に活用されていないと感じる企業が多いことが明らかになりました。例えば、テキストのみや写真に簡単なコメントを添えたものでは、情報が伝わりきらず、ユーザーの理解を深めることができません。このことから、動画を使ったマニュアルが必要だという声も高まっています。しかし、動画マニュアルを作成するには、撮影や編集にかかる手間や時間が必要です。その上、編集に熟練したスキルを持つ人がいなければ、効率的に作成することが難しいという現実があります。
これらの課題を克服するためには、マニュアル作成のプロセスを見直し、標準化と効率化を図ることが求められます。その一つとして、システムの画面をマニュアル化する際に、簡潔にわかりやすく作成することが重要です。加えて、業務は常に変化するため、マニュアルも定期的に更新し続ける必要があります。このように、マニュアルの品質向上と適切な更新は、業務効率化に直結するのです。
理想的なマニュアルは、誰もが理解でき、業務を円滑に進めるためのツールとして機能します。特に、初心者がマニュアルを見ながら業務を遂行できる必要があります。そのため、写真やテキストだけでなく、動画を利用することで情報伝達の精度を高めることが望ましいとされています。しかし、これには時間と労力がかかるため、作業効率を上げる方法を模索することが大切です。
3.Dojoシリーズで業務改革を実現し、操作習熟度を向上させる方法
つづいて、業務改革を実現するために、Dojoシリーズがどのように役立つか、具体的な機能と効果に着目して解説します。
Dojoシリーズは、PC操作を自動で記録し、簡単にマニュアルを作成できるツールです。操作習熟度を高め、効率的に業務改革を進めるための方法をご提案します。まず、PC上の操作を記録し、マニュアル化が可能なソフトウェアであるDojoシリーズを活用することで、手動でのマニュアル作成にかかる時間と労力を大幅に削減できます。
ユーザーは、ソフトを起動し通常通りに操作するだけで、操作履歴やスクリーンショットが自動的に記録されます。記録された内容は編集でき、動画マニュアルやWord、Excel、PowerPointなど、さまざまな形式で出力可能です。このように、Dojoシリーズは操作手順書の作成を簡素化し、業務の標準化を効率的に支援します。
Dojoシリーズは20年以上にわたり、多くの企業に愛用されており、累計3000社以上で導入されています。これは、業界を問わず幅広い分野での活用が可能であることを示しているところがポイントです。また、マニュアルの作成においては、一般的な文書に加え、体験型のシミュレーションマニュアルやテスト形式のマニュアルも作成することができるため、習熟度向上に向けた具体的なトレーニング手段としても機能します。
記憶に関する研究によれば、人は20分後には42%の情報を忘れてしまい、1日後には74%を忘れるとされています。このため、業務の習熟には反復練習が重要です。Dojoシリーズで作成される体験型マニュアルは、単に見るだけではなく、実際の操作を体験しながら学ぶことができるため、繰り返しの学習が可能になります。これにより、操作を定着させやすくなり、業務の理解を深めることができます。
Dojoシリーズは業務改革を進める上で非常に有効なツールであり、操作習熟度の向上に寄与します。その結果、自動記録機能によりマニュアル作成が容易になり、体験型マニュアルを通じて反復練習が促進されることで、より効果的な学習が実現できるのです。
4.現場作業のDXを加速するDojoウェブマニュアル
最後に、現場作業で求められる効率的なマニュアル作成を支援する「Dojoウェブマニュアル」をご紹介します。Dojoウェブマニュアルは、現場作業に特化したマニュアル作成ツールであり、製造業をはじめとするさまざまな業界での利用が期待されています。
小売業であるヒューマン・ネットワーク様は、店舗の現場作業に関するマニュアル作成を行なっています。作業のマニュアル化や、DXの取り組みとしてペーパーレス化をテーマとされていました。マニュアルのデジタル化やウェブ化に取り組むことで、全てのマニュアルを一箇所に保存することが可能です。
これにより、作成したマニュアルの散在を防ぎ、どこに何があるのかを明確に把握できます。共有がうまくできないと、作成にかけた工数が無駄になってしまうこともあるため、一体型のサービスを利用することには大きなメリットがあるのです。
また、外国人の方がいる場合は、自動翻訳ボタンを使用すれば、さまざまな言語に対応できるため、国際的なチームでの活用にも適しています。これにより、言語の壁を超えて、情報の伝達がスムーズに行えます。
マニュアルは教育やトレーニングに欠かせない要素であり、PCの操作や現場作業など、さまざまな分野での学びにおいて重要な役割を果たします。今後もマニュアルは業務を継続する限り、必要とされ続けるコンテンツになるでしょう。ただし、わかりやすいマニュアルを作成するためには、時間と工数を確保することが必要です。この点で、Dojoウェブマニュアルはその手間を軽減します。実際に、このツールを導入したお客様の中には、大幅な工数削減や業務効率化を実現した事例も報告されています。
ぜひ、Dojoウェブマニュアルを活用し、効率的で効果的なマニュアル作成を実現していただければと思います。詳細については、オンラインでの説明やトライアルも可能ですので、興味のある方はお気軽にお問い合わせください。
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テンダのマニュアルトータルソリューション
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