労働人口減少などの社会問題を背景に、人材不足の課題を抱えている企業は少なくありません。そこで近年注目され始めているのが「多能工化」の施策です。従業員が多様な業務スキルを身につけることで組織の柔軟性が高まり、さまざまなメリットが期待できます。ただし、企業が多能工化を推進する際は、注意が必要な部分もあります。
この記事では、ビジネスシーンで注目が高まる多能工化の基礎知識をお伝えします。メリットやデメリットのほかに、施策の失敗を避けるポイントまで解説するので、ぜひお役立てください。
INDEX
1.多能工化とは？
ビジネスシーンにおける「多能工化」とは、1人の従業員が複数の業務を担当できる状態を目指して教育や訓練を行うことです。または「マルチスキル化」とも呼ばれます。
そもそも「多能工（たのうこう）」とは、1人で多数の技能を持ち、複数の工程を受け持つ職人や技術者などを指す用語です。主に建設業や製造業などの現場で用いられていました。それに対して、1人で1つの技能を持ち、1つの工程を受け持つ職人は「単能工（たんのうこう）」と呼ばれます。
初めに、ビジネスシーンにおける多能工化の基礎知識を解説します。単能工化との違いや、多能工化が求められる理由をご紹介するため、あらためて確認してみましょう。
1-1.単能工化との違い
「多能工化」と「単能工化」は、1人の従業員が担当する業務の範囲が異なります。多能工は1人の従業員が複数の業務を担当するのに対して、単能工は1人の従業員が1つの業務を担当するのが大きな違いです。
もともと建設現場や製造現場では、1人が複数の作業工程を受け持つことによる生産性向上の効果が重視されてきました。完成までに多数の工程が必要な場合、1人で複数の工程を担当すれば人員の交代によるムダが減少し、業務効率を高められます。そのため、これらの業界では多能工化の取り組みが推進されてきた背景があるのです。
ただし、昨今のビジネスシーンでは、こうした多能工化の考え方が業界を越えて広まりつつあります。工事現場や工場の製造ラインだけでなく、オフィスの人員配置もマルチスキル化する傾向にあります。
1-2.多能工化が必要な理由は？
近年のビジネスシーンでは、建設業や製造業に限らず、多能工化が注目されています。その理由は、さまざまな業界で多能工化によって生産性向上が期待できるためです。
多能工化を推進すると、社員の労働生産性が向上し、より効率的な働き方を実現できます。例えば、組織内で繁閑の差がある部署の忙しさを平準化すれば、適正かつ効率よく業務を進めやすくなるでしょう。また、業務の属人化解消にも効果的です。特定の従業員にしかできない業務を減らせるため、担当者の休暇や異動・転勤にともなう業務上のリスクを軽減できます。担当者の不在時に他の従業員が業務を担当できるので、業務が停滞せずスムーズに進行することが可能です。
このような背景から、多くの企業で働き方改革や人手不足解消へ向けて多能工化を推進する動きが見られます。多能工化は近年のビジネスシーンにおける組織づくりで押さえておきたい考え方の一つです。
2.多能工化のメリット
社内で多能工化を推進して、複数の業務を担当できる従業員が増えると、組織には具体的にどのような変化がもたらされるのでしょうか。ここでは、多能工化で期待できるメリットをご紹介します。
2-1.従業員にかかる業務負担を均一化できる
多能工化を実現すると、従業員の業務負担が均一化されます。これにより、現状の業務負荷が高い従業員の業務を、ほかの従業員と分担して対応できるようになるのがメリットです。特定の従業員のみに負荷が集中し偏りが生じている状況を改善すれば、繁忙期の残業時間を削減できます。従業員の不満の軽減も期待できるでしょう。また、業務を遂行できる人が複数人いる状態を維持すれば、担当者の不在時や引継にもスムーズに対応でき、常に安定して業務を継続しやすくなります。
2-2.チームワークの向上につながる
多能工化は会社のチームワーク向上にも良い効果をもたらします。1人が複数の業務を担当することで、従業員同士で連携する機会が増え、コミュニケーションの活性化によりチームワークが高まると期待されているのです。従来は限られた業務内容のみ担当していた従業員が、多様な業務を経験するようになります。こうして一人ひとりが多くの部署と接点を持つようになると、幅広い業務への理解が深まり、社内のあらゆる仕事を多角的な視点で見られるようになるでしょう。
2-3.業務を整理して把握できる
多能工化を推進する過程で業務フローの洗い出しをすると、仕事の全貌を把握できるようになります。施策では、最初に現状の業務を可視化するプロセスが必須です。そこでは、あらゆる業務の手順を整理するとともに、誰がどの業務を担当しているかを明確にします。これにより、多能工化へ向けてどのような業務スキルを教育するか、スキルセットを検討する意味合いがあるのです。また、業務の可視化によって作業が停滞しやすい業務やトラブル発生率が高い業務を確認し、課題を特定できるのもメリットです。
3.多能工化のデメリット
多能工化を推進する施策に取り組む際は、注意したいポイントもあります。新たな施策を実施すると、人材育成や社内制度の整備で一定のコストがかかる点に留意しましょう。ここでは、多能工化のデメリットを解説します。
3-1.人材育成に時間がかかる
多能工化を実現するには、通常よりも多くの教育コストがかかります。従来の業務スキルに加えて新たな業務スキルを習得し、担当者として仕事をこなせるレベルに達するまでには、多くの時間と手間がかかるのがデメリットです。さらに多能工化の場合は、最終的に複数の業務スキルをマスターしなければならないので、必然的に教育期間が長くなります。会社側は定期的に研修やOJTなどの機会を提供するとともに、長い目で見て従業員を教育する必要があるのが注意点です。
3-2.人事評価制度の整備が必要となる
1人が複数の業務を遂行する場合は、従業員の能力を適切に評価する人事制度が求められます。仕事を評価し報酬に反映させると、従業員が多能工化に取り組むモチベーションにつながります。そこで重要なのは、従業員が担当するすべての業務のパフォーマンスを評価することです。多数の業務を担当するからこそ、各スキルの習熟度や業務への貢献度を正当に評価しなければ、モチベーション低下が懸念されます。従業員の意欲を高く保つためにも、多能工化に適した評価基準の導入を検討しましょう。
3-3.モチベーションの低下につながるおそれがある
多能工化の施策では従業員の協力が不可欠です。複数の業務スキルを学ぶには従業員自身にも負荷がかかります。単に企業の都合で多くの業務を担当させると、モチベーション低下を招くおそれがあります。従業員からの理解を得た上で、コミュニケーションを図りながら施策を推進しなければなりません。従業員の支持を得るためにも、多能工化の目的や業務範囲、評価制度などの情報をあらかじめ説明しておくのが望ましいといえます。対象となる従業員のフォローにも力を入れましょう。
4.多能工化に失敗する要因は？
多能工化の施策では、さまざまな失敗が想定されます。施策に取り組んでも十分な成果をあげられない場合は、あらためて取り組み方を見直してみましょう。ここでは、多能工化に失敗する要因として考えられることをご紹介します。
4-1.教育体制が整っていない
従業員が複数の業務スキルを身につけられなくて失敗してしまうケースでは、社内の教育体制が整っていないことが原因と考えられます。多能工化へ向けた教育や訓練の計画性が不十分であったり、スキル習得に必要な勉強の機会が不足していたりすると、そもそも新たな業務スキルを身につけられません。多能工化が上手く進まない事態に陥ってしまうので、現状の指導方法を見直してみましょう。
多能工化に適した教育体制を整備するには、まず従業員がどんなスキルを身につけるべきか、必要なスキルセットを明確にします。その後は、必要なスキルセットを着実に習得させるために、教育やスキルアップ訓練の計画を立てます。立案した計画に従って、一人ひとりの目標達成までの進捗状況を管理しながら、従業員の成長をしっかりとサポートしていきましょう。
4-2.従業員の理解や協力が不足している
従業員が多能工化の施策に不満をおぼえ、社内の協力を得られずに失敗してしまうケースでは、コミュニケーション不足が主な原因と考えられます。そもそも多能工化の施策では現場の従業員に負担がかかるのを避けられません。場合によっては、これまでよりも仕事の負担が増える従業員もいるでしょう。そのため、企業が一方的に施策を推進しようとすると不満が発生しやすいのです。
そんな中で多能工化を推し進めるには、従業員から理解を得るために、企業側が積極的にコミュニケーションを充実させる必要があります。自社が施策に取り組む理由を丁寧に説明するほか、従業員の能力を適切に評価する人事評価制度の変更点、教育や研修の機会などについても説明すると良いでしょう。従業員のモチベーションにつながる魅力的な情報を伝え、協力を促すことで問題解決が期待できます。
4-3.従業員の適性を理解していない
多能工化を推進しても業務を効率化できず、却って効率が低下して失敗してしまうケースでは、従業員の適性を理解していないことが原因と考えられます。業務の向き不向きは人によって異なるため、適性を考慮せずに多能工化を進めると、作業効率や生産性が下がるおそれがあるでしょう。一人ひとりの得意・不得意な業務を踏まえて育成計画を立てる必要があります。
多能工化へ向けて従業員の育成計画を立てる際は、事前に本人へのヒアリングを実施して意思を確認しておくことが大切です。従業員それぞれの適性を生かした業務配置を意識すると良いでしょう。また、育成後は定期的な振り返りを実施して、適性やモチベーションに問題がないか確認し、場合によっては配置を見直すなど柔軟に対応するのが望ましいといえます。
5.失敗しない多能工化の進め方
失敗のリスク回避をしながら多能工化を進めるには、どのようなステップで施策に取り組めば良いのでしょうか。最後に、失敗しない多能工化の進め方をご説明します。各ステップで推進する方法から注意点まで確認してみましょう。
5-1.【Step1】多能工化する業務を洗い出す
初めに現状の社内の業務を棚卸しして、各従業員の業務量、各業務に必要な工数やスキルなどを調査します。業務の洗い出しが完了したら、全体の中で特に重要性の高い業務や優先順位の高い業務を明確化して、具体的に多能工化を検討していきましょう。例えば、属人的になっている業務や、人手が足りていない業務などを優先して多能工化するのが効果的です。どの業務を対象に、どの従業員を多能工化するのかを決めていきます。
5-2.【Step2】業務を可視化する
続いて、多能工化の対象となる業務をさらに詳しく見直して、現状のやり方に無駄な手順・足りない手順がないか、あらためて確認します。多能工化するにあたり、誰でもスムーズに対象の業務を習得できるよう、業務の作業手順を可視化して整理しましょう。そこで有効なのが、業務の手順を客観的にわかりやすく整理した業務マニュアルを作成することです。
業務マニュアルを作成すると、多能工化へ向けた業務の可視化に役立ちます。さらに、業務マニュアルの作成によりさまざまなメリットも期待できます。例えば、マニュアルによって作業手順が均一化されると、新人からベテランまで同じ手順で作業できるようになり、業務品質の安定につながるでしょう。また、業務マニュアルでノウハウが共有されると、属人化を解消しやすくなります。
一般的に業務マニュアルの作成には多くの手間がかかるものの、専用のツールを活用すればマニュアル作成自体を効率化することが可能です。多能工化の施策の一環としてマニュアル作成を進めたい場合も、わかりやすい業務マニュアルを簡単に作成できます。マニュアル作成の工数を削減するなら、専用ツールの導入を検討するようおすすめします。
関連記事：わかりやすい業務マニュアルの作り方とは？作成手順とポイント
5-3.【Step3】育成計画を策定する
多能工化する従業員の育成計画を策定します。その際は、「いつ」「誰が」「誰に」「何を」「どのように」指導するのかを明確に記載した計画書を作成しましょう。育成計画のスケジューリングでは、現場の状況に合わせて無理のない目標や期日を設定するのがポイントです。また、スキル習得の計画が従業員のレベルに適していることも確認しましょう。計画書が完成したら、多能工化する従業員へのヒアリングを実施して、認識のズレがないかすり合わせを行ってください。
5-4.【Step4】評価や振り返りを行い定着させる
多能工化へ向けて従業員の教育がスタートしたら、その後は定期的な評価と振り返りを繰り返します。進捗状況を管理し、育成が計画通りに進まない場合は、迅速に見直しと改善へ取り組みましょう。スケジュールを調整したり、教育側の人材配置を再度検討したりと、状況に応じて改善策を講じます。また、失敗の要因を避けるために「育成コストがかかりすぎていないか」「想定した通りに業務負荷の均等化が進んでいるか」「従業員のモチベーションは低下していないか」などのポイントもチェックしましょう。
6.多能工化の成功・推進のためにはツールの活用がおすすめ！
ここまで多能工化の基礎知識を解説しました。多能工化の施策では、1人の従業員が複数の業務を担当できる状態を目指します。これにより社内の業務負担が均一化され、組織のチームワーク向上が期待できます。ただし、多能工化へ向けて従業員を育成するには一定のコストがかかるのが注意点です。また、企業が一方的に施策を推進すると、従業員からの協力を得られず失敗が懸念されます。施策を成功へ導くためにも、企業側からの丁寧なコミュニケーションや社内体制の整備が不可欠です。
多能工化の準備で業務マニュアルの整備が必要なら、業務マニュアル作成ツール「Dojo」がおすすめです。「Dojo」にはマニュアル作成の工数を大幅に削減する便利な機能が搭載されています。画面キャプチャ―や操作説明文の自動作成をはじめとして、手間のかかる作業を自動化する機能が豊富です。多能工化へ向けた準備で業務マニュアルを整理するとき、担当者の工数を削減し、プロジェクトのスムーズな進行をサポートします。サポート体制が充実しているので、初めてのマニュアル作成でも安心です。多能工化を推進するなら、マニュアル作成は「Dojo」にお任せください。
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