マニュアルと手順書は、業務を整理し、効率化するものとしてよく混同して扱われてしまいますが、実はそれぞれ別のものであることはご存知でしょうか。本記事ではこれらの違いについて紹介した後、それぞれの作成のポイントや便利なツールについて解説していきます。
マニュアルと手順書の違いとは？作成のステップとポイント
初めての業務であっても円滑に進めることができるように作成されるのがマニュアルや手順書です。これらを導入することで、誰でも迷わずに業務を進められるほか、業務効率化や生産性の向上にもつながります。
ただし、マニュアルと手順書は似て非なるものです。実際の業務にあたっては、マニュアルと手順書を区別して作成する必要があります。マニュアルと手順書は内容が似ていることもあり、違いを知らない方も多いです。
そこで本記事では、マニュアルや手順書の違いや作成が必要な理由についてご紹介しますので、参考にしてください。
1.マニュアルと手順書の違い
マニュアルも手順書も、どちらも業務や作業に関する内容が掲載されますが、掲載する「情報の範囲」に違いがあります。基本的にはマニュアルの方が範囲は広く、手順書の方が狭い範囲の業務について記載されます。
中には、マニュアルが必要だと思っていたが、実は手順書で十分だったというケースもあります。マニュアルと手順書の役割や目的の違いを把握することで、目的にあったドキュメントを作成できます。
1-1.目的
マニュアルの目的は、業務の全体像を把握させることです。作業内容や手順だけではなく、周囲の環境や関連する業務、先のことなどを考えながら行動するための情報を幅広くまとめます。
一方で、手順書の目的は、決まった作業を安定してこなすことが一番の狙いです。手順書に沿って作業することで社員が同じ結果が出せるようにし、バラつきが少なくなるように導きます。
1-2.役割
目的と通ずるものではありますが、マニュアルの役割は、作業の手順以外にも概要や背景など、多岐にわたって業務について説明することです。業務が必要な理由や背景まで知ることで、作業前後のプロセスについて配慮しながら行動できるように促します。
手順書の役割は、作業の手順を具体的に説明することです。作業の詳細を示し、見れば誰でも同じ作業ができるレベルまで具体的に書きます。
1-3.情報量・内容
マニュアルは情報の範囲が広く、業務等に関する全体のノウハウや作業方法を記入するため、少なくても冊子くらいのボリュームになります。
一方、手順書は情報量の範囲は狭く細かくまとめるのが基本です。1人でも完結できるような小規模な作業工程が記入されるため、数枚の用紙に収まってしまうことが多いです。
2.マニュアル・手順書の作成ステップ
マニュアルや手順書の違いについて紹介してきましたが、実は作成方法についてはそこまで大きな違いはありません。マニュアルでは目的に重点を置き、手順書では作業工程に重点を置くといった違いがあるだけです。
以下の作成ステップに沿って実際に作成してみましょう。
2-1.構成案を作成する
構成とは、マニュアル・手順書の骨組みのことです。先に構成を決めておくとスムーズに作成を進められるほか、内容の統一感も意識しやすいです。
マニュアルは、目的を決めたら、記入する情報を関係者で話し合って洗い出していきます。情報範囲が広くなるため、書くことをあらかじめリストアップしておくと整理しやすくなるため、おすすめです。
手順書では作業を工程ごとに整理し、時系列ごとに並べて記載していきます。不要な作業や文章は削り、シンプルで分かりやすい構成を意識しましょう。また、マニュアル・手順書の作成に必要な期間や工数を考慮して逆算スケジュールを決めておくとスムーズに進めることができます。
2-2.内容を作成する
構成が決まったら、実際にマニュアルや手順書の形に仕上げていきます。マニュアル・手順書の内容にあったフォーマットをあらかじめ準備しておくと効率よく進められます。特にテンプレートを利用することで、ゼロからフォーマットを作成する手間がなくなるため、作成に必要な時間を短縮することができます。
本作成を進めていく時のポイントについては後述する項目でご紹介します。
2-3.仮運用し、修正する
マニュアル・手順書が完成したら仮運用し、実際に業務を依頼してみましょう。どんなに注意深く作成していても、はじめから完璧なものを作り上げることは困難なので、完璧ではなくても仮に導入して試して用法の過不足や改善箇所の洗い出しが大事です。複数回の改善を経て、完成度の高いマニュアル・手順書に仕上がっていきます。
そのためにも仮運用の後は実際に現場で作業している人からフィードバックをもらいましょう。マニュアル・手順書の想定読者を伝え、記載漏れやわかりにくいところがないかを本格運用前に再確認するようにしてください。
2-4.改善・アップデート
マニュアル・手順書は一度作成しても改善やアップデートが必要になります。業務内容が変化したり、新商品やサービスが生まれたりするのに合わせて改善・アップデートしましょう。
また、運用しているとトラブルや担当者との認識のズレなど必ず想定外の出来事が発生します。想定外の出来事が発生するごとに、マニュアル・手順書の内容を更新し、非常事態にも対応できるものに仕上げていきましょう。
3.マニュアル・手順書を作成する時のポイント
マニュアル・手順書の作成の流れは以上の通りでしたが、本作成時に意識しておきたいポイントについて紹介していきます。
3-1.初心者でも理解できるものにする
まず、マニュアル・手順書を読む人はその業務においては初心者ということを意識しましょう。初心者にもわかるよう、5W1Hを意識して具体性を出すことが大事です。
「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「なぜ」「どのように」が分かると、初めて業務に当たる人にも理解しやすくなります。
また、専門用語の使用も控え、どうしても必要な場合は説明を添えるなど工夫する必要があります。読んでもよく分からない内容になってしまわないよう、作成後は5W1Hの要素が含まれているか確認し、初めて業務に当たる人にも伝わるかチェックしてみましょう。
3-2.デザインに時間をかけ過ぎない
デザインは見やすさ、わかりやすさといった観点からも重要ですが、製作に時間をかけ過ぎてはいけません。本来、業務効率の向上のために作成するマニュアルや手順書にリソースを割き過ぎてしまうのは本末転倒です。
スケジュールを決め、決められた期間の中でデザインやレイアウトにこだわって作成するようにしましょう。
3-3.時系列や担当者を意識する
時系列順に並べ、担当者ごとに分けることで誰がどの業務を行えば良いのかがわかりやすくなります。時系列を揃えれば業務の流れがわかりやすくなり、担当者を分ければ自分が担当するのか他の従業員が担当するのかが一目瞭然です。
マニュアル・手順書に記載する際は時系列や担当者がわかりやすくなるようまとめておくと親切な設計となります。
3-4.画像や動画といった視覚情報を利用する
マニュアル・手順書は文章だけではなく、画像や動画といった視覚情報を用いると業務内容がより伝わりやすくなります。文章のみのマニュアル・手順書も理解はできますが、読み手にとっては読みにくくなってしまいます。
また、難しい業務を文章で表現する場合、読み手が理解できないという事態も想定されます。文章よりも画像や動画を使った方が読み手がわかりやすのではないか考えながら作成を進めるようにしましょう。
3-4.マニュアル作成ツールを使用して作成する
マニュアル作成ツールを使用することことで、作成時間の大幅な短縮やレイアウトの統一が可能になります。豊富なテンプレートが用意されており、検索機能等の便利な機能が備えられていることもあるため、作成者にも読み手にも利点があります。
「マニュアル・手順書が必要だけれど、時間がない/綺麗に作る自信がない」といった場合にはマニュアル作成ツールを使用することで解決できます。
4.マニュアルも手順書作成も、無料のツールならはじめやすくて効果的
マニュアルと手順書の違いやそれぞれの作成のポイントについて紹介してきました。多少の範囲や目的の違いはあれど、どちらも業務を進める読み手のことを考えて作成することが大切です。
しかし、誰でも先に挙げたようなポイントを網羅し、マニュアル・手順書の作成がスムーズに進められる訳ではないでしょう。そこで、無料で使用できるマニュアル・手順書作成ツールとして「Dojoウェブマニュアルフリー」がおすすめです。
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