マニュアルが必要になった際にどのように作成を進めれば良いのか迷う方は非常に多いです。しかし、マニュアルは作り方さえ知っていれば、思っているほど難しい作業ではありません。
そこで本記事では、押さえておきたいポイントやコツについて解説しています。
わかりやすいマニュアルの作り方-押さえておきたいポイントについて
わかりやすいマニュアルとは、読み手が理解しやすく業務に必要な手順や方法が漏れなく書かれているものです。理想的なマニュアルを作成できれば業務の効率化や生産性の向上にもつながり、引き継ぎ業務や新人教育といった手間を減らすことができます。
本記事では、使いやすくて読み手が理解しやすいマニュアルを作成するためのコツやポイントについて紹介していきます。
1.マニュアルと手順書の違いについて
マニュアルの書き方を押さえる前に、マニュアルと手順書の違いについて知っておきましょう。
仕事においてマニュアルとは「業務全体をまとめた文書で、業務をスムーズ行うための手順やルールなどが網羅的に記載されているもの」です。マニュアルには業務の流れ以外にも、経営方針や経営理念、組織構成といった内容も記載されます。
一方、手順書は業務を遂行するにあたり確実な手順がまとめられた文書で、マニュアルの中の一工程をより具体化して書いたものです。
2.マニュアル作成の目的
マニュアルと手順書の違いを確認したところで、ここからはマニュアル作成の目的についいて紹介していきます。
マニュアル作成時は、この目的に沿って情報を記載するようにしましょう。
2-1.工数の削減
業務フローや進行方法がまとまっていて、それを見れば業務を理解できるマニュアルがあれば、業務にかかる工数を削減することができます。
また、新入社員教育や業務の引き継ぎの時間や手間を削減することができるだけでなく、理解不足によるミスを防止することが可能です。初めて作業に取り掛かる社員はマニュアルを理解することで、自身が担う業務の必要性と重要性を知り、早期のうちから戦力になってくれます。
2-2.業務内容の共有
マニュアルによって他のメンバーに業務を共有することができるため、特定の個人しかできない業務を無くすことができます。
例えば、急に業務を担当している人が休む、異動する、退職するといったことが起きたとします。
そのような事態であっても、マニュアルがあれば業務内容を再現できます。
担当社員がスペシャリストとしてレベルアップすることは属人化のメリットですが、特定の従業員しか行えない業務が発生することは問題です。よって、業務手順やナレッジを共有できる環境を構築するためにもマニュアルは必要なものと言えるでしょう。
2-3.業務品質の保持
マニュアルがあることによって、業務品質を均一化することにもつながります。
人によって手順や方法が異なるような現場では、業務品質や作業に必要な時間に差があることが想定されます。仮に、業務品質が不安定になると、他社との競争力を弱めてしまうことや業務効率を悪化させてしまうといった危険性も。
マニュアルに沿って作業を進めることで品質を保ちつつ、作業時間についても大きな差が出ないようになります。
3.マニュアルを作る前に
マニュアルをスムーズに作成するために準備としていくつか決めておくべきことがあります。
マニュアルを作るのにもリソースが必要になることを踏まえ、以下のことに気をつけるようにしましょう。
3-1.作成スケジュールを決める
まずは、マニュアルを完成させるまでのスケジュールを決めましょう。
無計画でマニュアル作成に取り掛かると、作成を後回しにしてしまい、途中まで作成したまま放置されていることも珍しくありません。マニュアルをリリースしたい時期から逆算して、作成に必要な期間やリソースを考慮してスケジュールを決めていきます。
仮に新入社員の4月入社に合わせて作成する場合は、遅くとも3月中には完成している必要があります。繁忙期ではマニュアル作成をするのは難しい部分があるので、余裕があるときに進めておくのがおすすめです。
マニュアル作成にかけられる時間を計算し、スケジュールを決めましょう。
3-2.注意点をまとめる
手順を整理する際に、業務に必要な工程が漏れていないかを入念に確認した後には、作業を行ううえで注意しなければならない点や、問題点などについてもまとめましょう。
特に、マニュアルを見ている人にとって解決が難しい問題であれば、マニュアルに詳細を記入する必要があります。反対に、作業に慣れていない人でもわかるような内容であれば、わざわざマニュアルに書き込む必要はないでしょう。
余計な情報を書き込まないことも、わかりやすいマニュアルの要素であることを念頭に作成を進めましょう。
3-3.誰が使うのかを考える
業務内容や作業手順の整理が完了した後は、マニュアルの使用者を決めましょう。
利用者と業務内容を想定して作成すれば、業務を円滑に行うサポートができるマニュアルを作ることができます。さらに、ターゲットが明確になればマニュアルのデザインや構成、テーマを決める上でも役立ちます。
読み手の視点で内容が難解にならないよう、読み手に合わせたマニュアルの内容を決定しましょう。
3-4.目的・範囲を明確にする
導入前や導入後のサポートが充実しているかも重要な選定ポイントのひとつです。
マニュアルは伝えることや説明したいことを明確にすることが大切です。
マニュアルの目的を明確にし、構成やデザインを工夫して読み手に伝わりやすく作成することで、読み手の理解を促進させることができます。さらに、目的や範囲を明確にすることでマニュアルが煩雑になってしまうことを防ぐ効果もあるため、必要な情報だけに絞ったマニュアルを作ることができます。
4.マニュアル作成の手順
ここからは、実際にマニュアル作成の手順やコツについて紹介していきます。
作ったマニュアルが実際に目的に沿っていてわかりやすいものになるよう、以下の手順を踏むようにしましょう。
4-1.見出し・構成案の作成
構成案とは、マニュアル全体の骨組みを考えたものです。
マニュアル作成は、構成案を作成してからマニュアルの内容に着手することで、本来の目的から情報がズレてしまうことを防ぐことができます。
具体的な方法として、マニュアルの全体像を作成し、目次として並べてみましょう。目次に目を通し、逸脱した内容がないかを確認したら、そのまま実際の目次としてマニュアルの冒頭に記載しておきましょう。
マニュアルに目次があると、どこに何が書いてあるのかが一目でわかり、読み手にも優しいものになります。
特にマニュアルのボリュームが増すほど、不要な情報を書き込んでしまうことが多いです。実用的なものを作るためにも、構成案を作成し、目次や見出しを付けることが非常に重要となります。
4-2.作業内容を担当者別で時系列に沿って記載
マニュアルを作るときは、仕事の流れに沿って時系列に並べていくと読み手にも手順が的確に理解できます。
さらに、関わるメンバーが複数人いる場合は担当者ごとにタスクを分け、混同しないように分類して記載しましょう。誰がどの作業を、どの手順で進めていくのかが、明確かつわかりやすく表現してあることが重要です。
やるべき作業が順番に並んで作業内容が記載されていていれば、誰が見ても作業を再現することが可能なはずです。
4-3.画像や動画をうまく活用
マニュアルは、文字だけでなく図解や写真などの画像をうまく使用して視覚化することで、読み手の理解を助けることができます。画像がなく、文字だらけのマニュアルは読み手にとっても理解が難しく時間がかかるものになってしまいます。
途中で見るのを辞めてしまったり、正しく伝わらなかったりするおそれがあるので、読み手にいかにして理解させるかという観点も重要です。また、音や実際のスピードを伝えるといった作業を伝えるのが難しい場合は、画像よりも動画を用いると伝わりやすく効果的です。
図解や写真などに置き換えられる部分は画像で表現できないか検討し、写真に文字を書き込む方法なども活用してわかりやすくなるように工夫しましょう。
4-4.実際に作業を依頼する
マニュアルが一度完成したら、修正や改善によってバージョンアップしていく必要があります。読み手となる業務担当者にマニュアルを渡して、実際に作業を進めてもらいましょう。
実際の作業の中でマニュアル利用者がわかりにくかった箇所、情報に不足がある箇所、イレギュラーな対応が想定される箇所などがあれば、その都度マニュアルを更新します。
これらのフィードバックをもとに、マニュアルの修正や改善を行っていき、マニュアルは完成です。
5.効率的にマニュアルを作成するには専用ツールの利用がおすすめ
マニュアルの作成時には読み手のことを第一に考え、誰でも業務を再現できるということが重要です。マニュアル作成者の自己満足にならないよう、作業担当者や上司の方と意見や情報を擦り合わせて作成を進めていきましょう。
しかし、何もないところからマニュアルを作成するのが手間というのも事実です。
そこで、マニュアル作成ツールというものが役に立ちます。
マニュアル作成工数を大幅に削減し、見やすいマニュアルのフォーマットが既に用意されているほか、誰でも簡単に高品質なマニュアルが作れるように様々な機能が充実しています。
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