わかりやすいマニュアルには必ずと言ってよいほど、表や画像といった視覚的な情報で理解を促すものが活用されています。ただ画像を数多く使えばわかりやすくなるというものでもありません。最適な画像の使い方のポイントを押さえて、わかりやすいマニュアル作成を心掛けましょう。
INDEX
マニュアルをわかりやすくする画像の使い方とは
マニュアルは業務効率に深く関わってくるものなので、作成する際はわかりやすいものにすることが非常に大切です。しかし、わかりやすいマニュアルを作成するためには、情報の取捨選択やマニュアルのデザイン、フォーマットなど、さまざまなことを考えながら作成する必要があり、慣れていないとすべてのポイントをおさえるのは簡単ではありません。
その中でも、今回はマニュアルにおいて重要な役割を担う、マニュアルの画像に焦点を当てて解説していきます。
1.わかりやすいマニュアルとは
そもそも、わかりやすいマニュアルとはどのようなものとお考えでしょうか。視線の導線を意識することやレイアウトのデザインなど、重要なことは多いです。
そこで、ここからは読み手に配慮したマニュアル作りで考えておきたい項目について紹介していきます。
1-1.視認性が高い
わかりやすいマニュアルは視認性が高くなっています。視認性とは「目で見たときの確認のしやすさ」であり、視認性が高いというのは見てすぐ理解できるような状態のことです。
逆に視認性が低いと、目で見ても簡単に理解することができず、隅々まで読み込む必要性が出てきてしまいます。
たとえば、文字のフォント形式や情報の位置がバラバラで、不必要に装飾が施してあるマニュアルなどは視認性が低いものに該当します。煩雑なイメージを与えないためにも余白を活用し、予めフォーマットをきちんと整え、情報を見つけやすい状態にしておくのがよいでしょう。
その際、関連する情報がまとめてあると、よりわかりやすく、読み手に配慮したマニュアルと言えます。
1-2.フォーマットが統一されている
フォーマットがいくつもあると、マニュアルを切り替えるたびに読み手の負担が増えてしまいます。それぞれが読みやすいフォーマットであっても、数多くを作るのではなく、わかりやすいもの一つを使い回す方が読み手に親切です。
フォーマットが統一されることで、読み手もそのマニュアルから必要な情報を探して、理解することに慣れてくるものですし、さらに新しく作成するときも手間が省けて作り手としても嬉しいポイントでしょう。
ただし、最初のフォーマット作成やルール決めが重要になってくるので、初めてのマニュアル作成の場合は慎重に行いましょう。
1-3.読み手のレベルに合わせて作成されている
マニュアル使用者に合わせたレベルで作成することも非常に重要です。マニュアルを読み、実際に作業するのは新人社員やその作業が初めての従業員が多いです。
まず分野に精通していないことを前提に、難しい単語や専門用語の使用は控えた方が良いでしょう。
また、すでに作業を行ったことがある人には簡単な作業で当たり前なことでも、初めて作業する人にとっては当たり前ではありません。
簡単なことでも省略せずに説明することや、場合によってはその作業を行う意味なども記すことが必要です。
1-4.画像や動画といったものが活用されている
視認性の観点から、文章だけのマニュアルというのは見づらく、理解しづらいものと言えます。文章を全て読まないと理解できないマニュアルは、読むことが負担になってしまうので、次第に読まれなくなってしまいます。
表や図、画像、動画などの視覚的に理解できるものを活用することで、マニュアルの視認性を格段に上げることができます。
特に操作手順など文字だけでは伝わりにくい内容である場合にはこれらを活用し、読み手が迷わないように工夫しましょう。
2.マニュアルに効果的な画像の使い方とは
しかし、無闇に画像を使ったとしてもわかりやすいものになるとは限りません。画像が多過ぎれば逆に読みづらいマニュアルになってしまい、読み手の理解を妨げてしまいますし、場合によって容量や印刷コストの面で課題になります。
マニュアルに画像を使う際、どのように活用するのが効果的なのでしょうか。
2-1.視覚的に情報を補う
画像を見たときに理解できるものにするために、ある程度の編集作業が必要になることがあります。例えば、操作手順が画像を見ただけではわかりづらい場合に矢印や吹き出し、アイコンを使って情報を補うことで注目すべき点がわかりやすくなります。
見た人が迷っていてはマニュアルの意味がないので、当たり前と思わず注目するポイントには目印をつけるようにしましょう。
操作手順に数字を使う
マニュアルでは操作手順を表記することが多くなりますが、その際、情報の羅列だけでは伝わらないこともあります。操作手順に数字を振ることで、どのような順番で作業を進めれば良いのかが一目瞭然になります。
画像内で文字を使って操作手順を指示する際は必ず番号を振るようにしましょう。
省略しない
先ほどから何度か記述していますが、画像内でも省略しないことが大切です。誰でもわかりそうなことでも明記し、しっかりと手順の番号を振りましょう。
枠で囲む
画像内にいきなり文字や吹き出しがあってもどの範囲を指しているのかが不明瞭な場合があります。そのような場合では、作業に関わる範囲を枠で囲み、操作位置や読む場所を明確にするようにしましょう。
2-2.見やすい画像にする
当然ですが、マニュアルに使用する画像は見やすいものにする必要があります。せっかく画像を用意して、編集までしたにも関わらず、見づらくて理解に時間がかかるものになってしまってはいけません。
編集の際に、わかりやすさと見やすさの両方を意識して画像を作成するようにしましょう。
見やすいフォント・色を選ぶ
画像内では文字のフォントをマニュアルの本文とは別のものにした方が良い場合があります。吹き出し等で囲っていてもフォントはできるだけ、太くて画像内にあっても読みやすいものにしましょう。
また、フォントも統一することで読みやすさが増します。カラフルな装飾にすると手の込んだ感じがしますが、読み手には負担となってしまうので、無闇に文字の太さや色を変えないようにしましょう。
吹き出しの中を工夫する
吹き出しの中は整えられていることが理想です。極力、吹き出し内の文章は一行で収めるのが理想ですが、配置次第では二行以上になってしまうことも多々あります。
その場合、不自然な配置を避けるようにし、文字は上下中央に配置しておくと読みやすい吹き出しとなります。
吹き出しの位置を工夫する
吹き出しは必ずしも画像内にある必要はありません。吹き出しが邪魔にならないよう、指定の場所から位置を少し離して記載した方が望ましいレイアウトになることもあります。
以上の点に注意して編集を進めて、マニュアルで効果的に画像を使うようにしましょう。
3.マニュアルのデザインを考える時の注意点
画像についてだけではなく、マニュアルのデザインについても、マニュアルを作る際には重要な項目の一つです。基本的には視認性を大切に作成すれば良いですが、簡単にデザインに取り掛かる際に意識しておきたいポイントについて紹介します。
3-1.こだわり過ぎない
マニュアル作成は進めていくと、こだわり過ぎてなかなか終わらないことがあります。読み手のことを考えて作成を進めることは大切ですが、マニュアルに独創的なデザインは不要です。
作業効率を上げるためのマニュアルにリソースを割き過ぎないよう注意しましょう。
3-2.大まか過ぎ・細か過ぎに注意
読みやすい文章にするために内容を抽象的にすることはありますが、やりすぎるのはよくありません。読み手が作業を再現できるレベルまでは具体化することを意識するようにしましょう。
4.【無料版】Dojoウェブマニュアルフリーを使えば効果的な画像を簡単挿入
マニュアル作成における視認性が重要であることと、わかりやすい画像の作り方について紹介してきました。業務効率の向上や改善にマニュアルは必要不可欠なものです。
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