マニュアル作成ツールのメリット・デメリットを比較する

近年、マニュアルを作成するためのさまざまなツールが登場しています。ワードやエクセル、パワーポイントなど、以前から存在するオフィスツールでもマニュアルを作成することもできますが、マニュアル作成のための専用ツールも多数リリースされています。

そこで今回は、ツールを活用してマニュアルを作成するメリットとデメリットや、マニュアル作成ツールの種類などについて解説します。

ツールを活用してマニュアルを作成する際のメリット

マニュアルを作成する際、ツールを活用することでさまざまなメリットがあります。

マニュアル作成の時間や手間を削減できる

最初に挙げられるのが、マニュアル作成ツールを活用することで作成にかかる時間や手間を削減できるという点です。例えば、システム画面の説明を記載する際に画面をキャプチャしてマニュアル内に配置する場合、通常はトリミングや画像の縮小・拡大といった作業が必要です。マニュアル作成ツールにはこのような画像調整を自動で行ってくれるツールもあり、細かな調整が必要だった画像調整がなくなることで作成時間を短縮できます。

また、マニュアル作成ツールを使うことによって作業手順が標準化されるというメリットもあります。担当者がどのように作成を進めたらいいのか迷う時間が削減されるので、この点からも時間短縮につながります。

一定の品質を担保できる

マニュアル作成ツールにはさまざまなテンプレートが用意されています。「どのような構成にするか」をイチから考える場合、どうしても作成する担当者それぞれの個性が出てしまい、品質のバラつきにつながってしまう可能性があります。マニュアル作成ツールに収録されているテンプレートを活用することで、品質のばらつきを抑え、一定の品質を担保することが可能です。

内容の更新や情報共有が簡単になる

業務内容に変更が発生した場合、該当のマニュアルを探して少しずつ修正することになりますが、マニュアル作成ツールはシステム上にまとめて保存でき、マニュアルの内容を変更するだけで簡単に更新できるようになります。さらに、システム上から更新されたマニュアルを従業員全員へと共有することも可能です。

ツールを活用してマニュアルを作成する際のデメリット

マニュアル作成にツールを利用することでデメリットが生じることもあります。

例えば、自社のニーズに合わないツールを導入してしまうと、使いにくかったり、うまくマニュアルが作成できなかったりする可能性があります。マニュアル作成ツールの導入時にはある程度のコストがかかるため、ツールが使われなくなるとそのコストが無駄となってしまいます。マニュアル作成ツールを導入する際は、「自社が求めている性能を備えているかどうか」を第一に考えて導入するツールを決めていきましょう。

マニュアル作成ツールの種類

マニュアルを作成できるツールは、ワードやエクセル、パワーポイントなどのオフィスソフトのほか、手順式マニュアルツール、動画式マニュアルツールなどの種類が存在します。

オフィスソフト

マニュアルを作成する際、まず思い浮かべるツールとしてワードやエクセル、パワーポイントなどのオフィスソフトを挙げる方が多いかもしれません。

オフィスソフトは大抵の会社ですでにインストールされているため、導入コストや運用コストがかかないというメリットがあります。また、普段からさまざまな業務で使用するツールのため、使用方法自体を理解している従業員も多く、操作の仕方を新たに習得する必要もありません。

ですが、オフィスソフトの操作に対する理解度は担当者によって違うため、マニュアルの品質にばらつきが出てしまう可能性があります。あらかじめフォーマットを作成しておき、それをもとにマニュアル作成をしてもらうなど、品質のばらつきが出ないようにする対応が必要になるでしょう。

手順式マニュアルツール

ひとつのフローを細かく分けて、作業工程ごとの進め方をまとめたマニュアルのことを「手順式マニュアルツール」と呼びます。作業の工程ごとに手順や注意するべきポイントが記述されるため、フロー全体と作業工程ごとの細かな視点を併せて理解できることがメリットです。

ですが、作業工程を一つずつ丁寧に解説するとページ数が多くなってしまう傾向があるため、マニュアルをチェックしたい人物にとっては心理的ハードルになってしまう可能性があります。要点を押さえたシンプルな構成にして、ページ数を抑えるといった対応が必要でしょう。

動画式マニュアルツール

作業内容を動画で確認できるマニュアルのことを「動画式マニュアルツール」と呼びます。作業内容を動画で伝えられるため、テキストだけでは伝わりきらない細かな動作などを従業員に理解してもらいやすいマニュアルを作ることができます。

もちろん、動画を使用する場合は対象者にしっかり動画を観てもらわないといけません。重要な動画を目立たせる構成にするなどの対策が必要です。

各マニュアル作成ツールのメリット・デメリット

Dojoによるマニュアル作成のメリット

上記で解説したように、マニュアル作成ツールにはそれぞれメリットとデメリットがあります。それを踏まえておすすめしたいのが、マニュアル自動作成ツール「Dojo」です。「Dojo」にはあらゆるジャンルのマニュアル作成に適した機能を備えており、例えば以下のようなメリットがあります。

知識やスキルがなくても操作方法を取得できる

わかりやすい操作性と自動化機能によって、特殊なアプリケーション知識やPCスキルを持っていなくても、誰でもすぐに使いこなせます。

統一されたフォーマットでマニュアルを作成できる

プリントスクリーンしたキャプチャ画像のサイズやコメントを記載する位置などを同一にできるため、誰が作成しても統一化されたフォーマットでマニュアルを作成できます。

印刷に適した文書ドキュメントも作成できる

マニュアルの目的や配布方法に応じて、オンラインはもちろん、紙に印刷できるファイル形式や静止画・動画形式などにも出力することが可能です。

デザイン性豊かな動画マニュアルを作成できる

テンプレートや動画を豊富に用意していますので、豊かなデザイン性を持つリッチなマニュアルを簡単に作成することができます。

自社のニーズに合ったマニュアル制作ツールを選ぼう

マニュアル作成ツールは導入することでさまざまなメリットがありますが、自社のニーズに合わないツールを導入してしまうと、使いにくかったり、うまくマニュアルが作成できなかったりする可能性があります。もし導入を検討している方がいらっしゃったら、手順式マニュアルと動画式マニュアルの特徴を兼ね備えたマニュアル自動作成ツール「Dojo」を候補に入れてみてはいかがでしょうか。