マニュアルを作成する際に外注を利用するメリット・デメリット

マニュアルを作成する際、自社で内製化するのか、外注したほうがいいのか、悩むことはないでしょうか。今回は、マニュアルを作成する際に外注を利用するメリットとデメリットを解説していくほか、マニュアル作成時に外注できる内容を紹介します。

マニュアル作成を外注するメリットは

マニュアル作成を専門業者に外注することで、以下のメリットが考えられます。

スケジュールが明確

自社でマニュアルを作成する場合、別の仕事を抱えている社員がマニュアル作成を兼任することになります。そのため、スケジュールがずれ込みがちだったり、完成の目処が立たなかったりする可能性が高まります。

対して、専門業者に外注するときには、事前にスケジュールを確認し、納期を決めてからマニュアルの作成に入ります。マニュアル内容の大幅な変更や追加さえなければ、納期通りに仕上げてくれるので、事前に明確にされた納期を厳守してくれるのはメリットだといえます。

マニュアルの品質が高い

自社でマニュアル制作する場合、どうしてもデザインやフォント、カラーなどクオリティに関して不安が残る部分があります。誤字脱字などのチェック漏れも発生するかもしれません。外部の専門業者はマニュアル制作を本業としているため、きちんと要望を伝えれば自社で内製化するよりもクオリティの高いマニュアルを作成してくれます。

コストを抑えることができる

マニュアル作成を自社で行う場合、予想以上の手間がかかり社員の時間がマニュアル作成にとられてしまうことがあります。社員が本来の仕事にかける時間を無駄にしてしまうことになるので、人件費の面から見るとあまり良い状態ではありません。もちろん、マニュアルを紙の冊子として発行する場合の製本費や印刷費といった諸経費もかかってきます。

マニュアル作成を専門業者に外注する場合も依頼費用はかかりますが、無駄のない日程で品質の高いマニュアルを外部で制作できるので、人件費を抑えることができます。結果的には、内製化するよりもマニュアル作成コストを抑えながら仕上げてくれるでしょう。

マニュアル制作にあたって様々な提案を受けられる

専門業者は数多くのマニュアルを制作してきた実績があるため、さまざまな企業のマニュアル制作についてのノウハウがあります。使い勝手が良いマニュアルを作るためにはどのようにしたら良いのか、見やすいマニュアルを作るためにはどのようにしたら良いのかなど、どのようなマニュアルを制作したいか希望を伝えれば、さまざまなアドバイスなどを受けることができるでしょう。

マニュアルのための制作環境が充実している

マニュアルは「パソコンがあればすぐにできる」というわけではありません。見栄えのいいマニュアルにしようとすれば、PhotoshopやIllustratorなどといった画像編集ソフトが必要な場合があります。

もちろん、パソコンに搭載されているソフトやフリーソフトでマニュアルの制作はできますが、どうしても手作り感が出てしまったり作成に手間がかかったりしてしまいます。専門業者の場合は画像編集ソフトなどの制作環境が充実しているところが多いので、自社では対応しきれないデザインなどを発注することができます。

使いやすく分かりやすいマニュアルになる

自社でマニュアルを作成する場合、マニュアル作成にあたる社員がその記述する業務内容のことを熟知ししているあまり、専門用語が多すぎたり、説明が足りなかったりするものになりがちです。外注業者はマニュアルを制作する際、記載する業務内容を客観的に見ることができます。そのため、「マニュアルに記載している内容をよりわかりやすく伝えるためにはどのように記載すれば良いのか」を念頭に置いて、マニュアルを制作してくれます。

マニュアル作成を外注するデメリットは

マニュアル作成を専門業者に外注することで、場合によってはデメリットが生じることもあります。

打ち合わせに手間がかかる

自社でマニュアルを作成するのであれば、担当者との打ち合わせの時間を調整しやすい傾向があります。しかしマニュアル作成を外注する場合は、社外の人と時間や場所を決めて打ち合わせをする必要が生じます。近年はWeb会議ツールを利用してオンラインで打ち合わせをする場合もありますが、それでも社内にいる社員と空いた時間に打ち合わせをする、という風に気軽に始めることは難しいでしょう。

確認手続きに時間を要することがある

専門業者にマニュアル作成を依頼する場合には、社内で作成するよりも校正作業や確認作業で時間を取っておく必要があります。特に、マニュアル作成の途中で内容変更が生じた場合には、変更の指示などで内製化しているよりも時間がかかることもあります。

マニュアル制作のノウハウが社内に残らない

マニュアル制作を外注することで、社内にはマニュアルに対するノウハウが蓄積していきません。専門会社の外注に頼りすぎてしまうと、いつまで経ってもマニュアルを制作する際に外注する必要が出てしまいます。

マニュアル作成時に外注できる内容にはどのようなものがある？

マニュアル作成する際に外注できる内容は、記事を作成してマニュアルを新規作成するだけではありません。既に存在しているマニュアルの更新・リライトやPDFなどの電子化、フォーマット変換だけでも外注が可能です。

新規作成

マニュアルを新たに作成する場合には新規作成となります。新規作成する際には、

マニュアルのコンセプトを決める
↓
目次などマニュアルの構成を決める
↓
掲載する文章を作成する
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グラフや図、イラストなどを挿入する
↓
紙の冊子にする場合には印刷し製本する

という一連の作業があります。マニュアルの新規作成を行う際にはこのすべてを依頼することになります。

PDFなどへの電子化やフォーマットの変換

紙のマニュアルをPDF化したり、Webブラウザで閲覧できるようHTML化したりする際にも、専門業者に外注することができます。WordやExcelで作成しているマニュアルを、PowerPointやPDF、HTMLなどへ変更する、といった内容も依頼できます。

内容の更新やリライト

新しくマニュアルを作成するのではなく、現在使用しているマニュアルの内容を更新したり、文言を書き直すといったリライトも、専門業者に外注できます。

印刷や製本

マニュアルの内容を変えなくても良い場合には、印刷や製本だけでも専門業者に依頼できます。マニュアルの中身には手を加えず、印刷・製本だけを外注することで、コストを低く抑えることが可能です。

マニュアル作成を外注する前にメリット・デメリットの確認を

マニュアル作成を外注することは多くのメリットがありますが、それと同時にデメリットもあります。外注を検討している方は、メリット・デメリットを両方とも確認して、自社に合った方法を選びましょう。

また、社内でスピーディにマニュアルを制作したいと考えている方は、マニュアル作成ソフト「Dojo」もおすすめです。時間をかけずに、低コストで高品質なマニュアルが自社で制作できるので、制作方法を検討している方はぜひチェックしてください。