席次とは、『どの席に誰が座るか』という座席の順序、席順のことです。
特に社会人になると、様々な場面で席次を考慮する必要があります。自由に好きな席を選んで座るのではなく、きちんとマナーとして各人が座るべき場所や順序が決まっているのです。
席次のマナーを知らないと場合により失礼にあたることや、非常識だと思われてしまうこともありますので、シチュエーションごとの席次のマナーをきちんと身につけましょう。
なんのために席次のマナーが存在しているかを考える
学生の頃は席次について指摘されたことは無い人がほとんどで、社会人になりたての頃は、なぜ座る順番にマナーがあるの理解できず、覚えるのが面倒だと感じてしまうかもしれません。しかしながら複数の人が集まる場所では、社内の応接室、訪問先の会議室、社内外の関係者と訪れるレストランをはじめ、移動のための車や飛行機などの乗り物に至るまで、席次がついてまわります。席次を正しく理解するために、まずなぜ席次のマナーがあるのか考えることが第一歩です。
席次や席順は、ただ何となくルールを決めているわけではありません。そこには目上の人や年長者の方に対する敬意や、お客さまに対するおもてなしの心が込められています。礼儀を尽くすための行動なのです。
もちろん席次に関する知識が完璧でも、その場での態度が悪ければ席次に気を配る以前の問題です。むしろ席次により立場が明らかになっているので、「態度が大きい」「上司に対する言動がなっていない」など目立ってしまうかもしれません。
「怒られないように」、「マナーだから間違えたら不信感をもたれてしまう」などとネガティブに考えるのではなく、あくまでも相手に対する敬意、おもてなしだと思えば、自然な流れで正しい席次でお客さまや関係者に席を勧めることができるのではないでしょうか。
スムーズな案内のために必要な2つのポイント
それでは実際にあなたが目上の人やお客さまを案内するときに、スムーズに対応するには何がポイントになるのでしょうか。
まずは、「状況に応じたルールを知ること」です。
先にも述べた通り、席次には様々な状況があります。応接室や会議室、エレベーター、車、列車など、それぞれのシチュエーションに応じて、席次は異なります。また一口に会議室などと言っても、その大きさや形状は様々で、席数や配置、ドアや窓の位置によっても若干違いがあります。
マニュアルを読みながら全てを丸暗記することは難しく、いざという時に出てこなかったり、間違ってしまうリスクもありますので、席毎に順番を暗記するのではなく、まずは大枠のルールをきちんと押さえることが大切です。
そのルールを自社の会議室など、自分の身近にあり頻繁に起こるシチュエーションに当てはめていくことで席次の知識をつけていき、礼を尽くした場を作れるようにしましょう。
次に大切なポイントは、「相手の立場や立ち位置を理解すること」です。
席次の知識を頭に詰め込むだけでは、実際にスムーズな案内をすることはできません。来客などの対応では相手は1人とは限らず、複数名の場合が多くあります。さらに複数名の場合には、同じ会社の上司、部下や、異なる会社の関係者が混じっての来客など、様々なケースがあるでしょう。
つまりは状況に応じて、誰が一番目上にあたるのか、二番目は誰か、自社の立場はどうかなど集まる人の立場や立ち位置を正しく理解することが大切なのです。その場で判断ができないこともありますので、できればどういった立場の人が何名で来社するのか、事前に確認して把握しておくべきでしょう。
席次の基本ルールを押さえる
席次には大きく「上座」と「下座」というものがあります。
目上の人が座る席を上座、目下の人や接待などをする側が座る席を下座といいます。一般的に上座の方が、より安全で心地よい席であるとされています。また、上座は「奥の席」とも言います。お客さまに上座の席を勧める際には、「奥の席にどうぞ」と案内をします。
状況に応じて、上座、下座の位置は変わりますが、原則として出入り口から遠い席ほど上座であり、反対に一番近い席が下座で末席になります。そして、立場が上の人から順に上座に座るのが基本ルールです。また立場の判断としては、一般的に役職、社歴、年齢の順に決まります。
この基本ルールをしっかり押さえておくだけで、ある程度はマナーに則って案内することができるでしょう。
シチュエーション別の席次マナー
シチュエーションごとに席次はどのようになるか、ご紹介します。
会議室／応接室
会議室、応接室では先に挙げたように、出入り口から遠い席が上座で、近い席が下座になります。
テーブルをはさんで椅子が3個ずつ並んでいるような会議室、応接室で、3名の来客があった場合、まず出入り口から遠い側にお客さまが並んで座るようにします。そしてポイントとなるのが、3つ並んだ席の真ん中の席が一番上座の席になるという点です。2名の場合は奥の席から上座ですが、3名の場合異なるので注意しましょう。また議長や進行役がいる場合、出入り口から最も遠く、且つ議長に最も近い席が上座になりますので、同様に覚えておくといいでしょう。
会議室や応接室ではお茶を出す順番も上座からになりますので、自分が会議に参加しなくても席次を知っておく必要があり、社会人が最も多く出会うシチュエーションであると言えます。
エレベーター
次に社会人にとってよくあるシチュエーションとしてエレベーターがあります。エレベーターには席というものはありませんが、その立ち位置において席次のマナーがあります。
まずエレベーターでは、入って左奥が上座にあたります。次いで右奥です。
そして操作盤の前が末席になります。このため、操作盤の位置によって上座の位置は変わりませんが、末席の場所が変わるのが特徴です。また、エレベーターによっては操作盤が2つあるものもあります。2つある場合は一般的に入って右側の操作盤が末席になります。
更にエレベーターには乗る順番のマナーもあります。意外と思われるかもしれませんが、一般的には自分が先に乗り、後で目上の人を乗せる順番になります。
エレベーターに入ったらすぐに操作盤の前に立ち、「開」ボタンを押しつつ片手でドアを押さえて、目上の人に乗ることを促す流れです。
自動車
席次のマナーは社内だけではありません。タクシーなど、移動中の車内にも席次はあります。
自動車はタクシーなど第三者が運転する場合と、メンバーの誰かが運転する場合とで、上座と下座が変わりますので注意しましょう。
まずタクシーや運転手付きの車の場合、運転席の後ろが最も上座になります。そして助手席が最も下座です。また後部座席では3人掛けの場合、一番窮屈な真ん中が下座となります。
一方でメンバーの誰かが運転する場合には、助手席が上座で次に運転席の後ろの順になります。
単純に暗記すると覚えにくいかもしれませんが、タクシーでは助手席は行き先の指示や会計などをすることが多いなど、座る位置による役割を考えるとスムーズに覚えることができるでしょう。
いずれも社会人であればよくあるシーンなので、しっかり身につけておくことをおすすめします。
ビジネスマナーは実践で身につける
ここまで席次のマナーやポイントなどを紹介してきましたが、身につけるには実践あるのみです。自分の身近にあるシチュエーションから実際に意識して対応を行っていくことで自ずと身につくものなので、物怖じせずに率先して対応していきましょう。
自分が案内する立場でなくても、出先でも自社の参加者に適宜座るべき席を勧められるようになりたいものです。
席次だけでなく「やっぱり難しい」「覚えられない」と思うような社会人や仕事に関するマナーがあれば、後輩のためにもマニュアルを作っておくのも良いかもしれません。その場合には紙のマニュアルではなく、実際の対応が確認できる動画のマニュアルがおすすめです。
また冒頭にも述べましたが、一番大事なことは「目上の人や年長者に対する敬意や、お客さまに対するおもてなしの心」です。
「おもてなしの心」は暗記して覚えるものではなく、社会人になりたての人でも誰でも、意識.をすることで持つことができるものです。
たとえ細かい席次を間違えてしまっても、対応の中で相手への敬意やおもてなしの心を感じることができれば相手にもその気持ちは伝わるはずです。
