昨今、目にすることが多くなった動画形式のマニュアル。映像としてマニュアルを閲覧することで、字を読むよりも情報が入ってきやすく活用されたこともあるでしょう。しかし便利な動画マニュアルには、その特徴からデメリットもあるのです。この記事では動画マニュアルに潜むデメリットと解消法をご紹介します。
活用シーンが増えている動画マニュアル
一般的に「マニュアル」というと、冊子などでイメージされる、紙のマニュアルが主流でしたが、現在は動画マニュアルを活用するシーンが増えてきています。
その背景には、動画マニュアルは紙のマニュアルと異なり、実際の動きを確認することができるので、視覚的によりわかりやすく、伝わりやすいという特長が挙げられます。
またナレーションなどの音声での解説も添えることができるので、「見る」「読む」ことでしか情報伝達することができない紙のマニュアルと比較し、聴覚による更に多くの情報を伝えることができる点も大きなメリットと言えます。
特にシステムの操作などは、ナレーション付きの動画を再生しながら実際に同じ操作することで、マニュアルを読むという感覚なしに、スムースに利用することができるでしょう。
動画マニュアルに潜むデメリット
先述のように動画マニュアルのメリットは多いですが、一方で動画形式であるが故のデメリットや注意点があります。ここでは動画マニュアル特有のデメリットをご紹介します。
1．動画に対応した再生環境が必要であること
一口に動画といってもMP4やWMV、AVIなどの、動画再生プレーヤーで再生する動画ファイルだけでなく、ブラウザ上で再生するHTML形式もあります。
どちらの場合も、簡単に閲覧できるという面がありながら、前提としてマニュアルの閲覧者側に動画を再生できる環境が必要であるという点があります。
動画ファイルに関しては、動画再生プレーヤーがインストールされていることはもちろん、作成したファイル拡張子にプレーヤー側が対応をしていなくてはなりません。
PCで閲覧するか、スマホやタブレットで閲覧するかによっても、大きく変わるでしょう。
また、ブラウザで再生するHTML形式も同様で、組み込まれた動画ファイルや音声ファイルによっては、再生可能なブラウザ、または必要なプラグインなどを意識する必要があります。
どのような環境や状況で、マニュアルを閲覧するのか。
作成する前に、作成者側がきちんと考えなくてはならない点といえるでしょう。
2．データ容量に注意が必要であること
動画マニュアルを作成する上で考慮すべき点としてもうひとつ、データ容量があります。
作成方法にもよりますが、動画マニュアルの場合は容量が大きくなりやすく、気付けば数GBを超えてしまっていた、といったことが少なくありません。
容量が大きくなると、動画の保存場所の空き容量の確保が必要になるだけではなく、マニュアル自体が正常に再生ができなくなることが問題になります。
特にWebサーバにアップロードして、Web上で再生を行う場合や、共有ファイルサーバ上で再生を行う場合には、容量に起因した再生トラブルが発生しやすいです。
せっかく立派なマニュアルを作成しても、「重くて開けない」や「再生まで時間がかかる」ということでは、活用されません。
もちろん動画の再生には、再生端末のスペックや、再生場所、ネット回線など、環境面での様々な要素が影響します。
しかし、これら環境面での要素は閲覧者によって異なることが多く、調整がしずらい部分になりますので、まず第一にデータ容量を抑えることを心がけましょう。
具体的に動画マニュアルのデータ容量を抑えるためには、シナリオを精査してマニュアル自体のボリュームを少なくするという方法以外にも、章単位や操作単位で動画ファイルを分割することや、利用ファイルを圧縮する方法が有効です。
3．作成、編集に手間がかかること
Microsoft® Office等で作成する紙のマニュアルと比較し、動画マニュアルではそもそも作成、編集がしづらいということも挙げられます。
動画ファイルであれば動画の編集ツールが必要になりますし、HTML形式で作成する場合、当然作成者にHTMLやWebの知識が必要になり、誰でも簡単に作成できるということにはなりません。
また、マニュアルは作成したら終わりではなく、定期的な更新が必要になります。
外注などで費用をかけて作成を依頼するケースもありますが、納品後に自社で編集ができないと、マニュアルの更新に伴って都度費用が発生することが懸念です。
また既に紙のマニュアルがあり、動画マニュアルへ変換するだけだとしても、シナリオ自体はそのまま活用できますが、素材は新たに用意することになります。
マニュアル作成は、作成後の運用面も事前にきちんと考慮しなくてはなりません。
さて、ここまで動画マニュアルのデメリットを挙げてきましたが、「動画マニュアルの作成はハードルが高い」と諦める必要はありません。
事前にこれらのデメリットや注意点を知り、ポイントを押さえて作成することが、動画マニュアルの作成における大きなカギになるのです。
では、具体的にどのようにすれば良いのか。動画マニュアルのデメリットを解消する『マニュアル作成ソフト』をご紹介します。
マニュアル作成ソフト『Dojo（ドージョー）』ならデメリットも簡単解消
動画マニュアルを検討している場合、マニュアル作成ソフト「Dojo（ドージョー）」を活用いただくことをおすすめします。
Dojoは、マニュアルにしたいシステムやアプリケーションの操作をするだけで、対象の画面と操作説明を自動で取り込むことができ、ボタンひとつで動画マニュアルも、紙のマニュアルも簡単に出力することができます。
もちろんDojoの編集ファイルを一度作成すれば自由に編集、変換もできるので、閲覧者の環境に応じて様々な形式のマニュアルを用意することもできるのです。
出力形式は全16種類*あり、マニュアルだけでなく、eラーニングの教育コンテンツやシミュレーション(擬似体験)コンテンツなど、幅広く作成できるのも大きな特長です。
更に音声ファイルも作成可能で、出力時にはデータ容量に併せて簡単に圧縮することもできます。
操作には特別なスキルなどは一切必要なく、誰でも簡単に作成、編集が始めることができますで、まずは無料の体験版で確認してみるのも良いかもしれません。
情報伝達量が多く、閲覧者にもわかりやすい動画マニュアル。
マニュアル作成ソフトを活用することでデメリットを解消し、ぜひ積極的な導入をご検討ください。
*：2019年4月現在
