自分の仕事を後任者に引き継ぐ際には、業務内容や、業務を遂行する上で必要になるノウハウや注意点などを記載した引き継ぎ資料を作成する必要があります。後任者が着任後すぐに業務を開始できるよう、引き継ぎ資料はきちんと要点を押さえて作成しなくてはいけません。
ここでは引き継ぎ資料に記載すべき内容や、資料作りのポイントなどをご紹介します。
引き継ぎ資料に記載する内容
仕事を引き継いでしまうと、後任者は自分一人で業務を遂行していくことになります。後任者は残された資料を頼りに仕事を覚えていくことになりますので、読んだだけで業務内容がわかるものにしなくてはいけません。
最低限記載しておかなくてはならない項目がありますので押さえておきましょう。
- 担当業務の目的
- 業務全体の流れ（フローチャートなど）
- 作業手順ごとの要点や注意点
- 顧客企業や担当窓口に関する情報
- 顧客連絡先の一覧表（名刺があればそれも添付しておく）
- 業務別や顧客別に発生しやすいトラブルと対処法
- 社内資料や必要資料の保管場所など
- 決済や依頼項目別の問い合わせ先など
上記の項目は最低限必要なものです。業務内容や、仕事の進捗状況によっては別の項目を記載しなくてはならないときもありますので注意してください。
例えば進行中のプロジェクトがあるなどの場合は、締め切り日や予算などといったことも記載しておくといいでしょう。
引き継ぎ資料作成のポイント
引き継ぎ資料の作成は簡単そうに思えて案外骨が折れる作業です。自分はその業務に慣れてしまって気にかけないことも、後任者にとっては難しいことだったりすることもあります。記載内容に抜けが出ないように、スケジュールを立ててしっかり準備しましょう。
引き継ぎ資料の作成は、引き継ぎが必要だとわかったときからすぐに始めます。自分が普段無意識におこなっている作業ひとつひとつに意識を向けて、自分がどのような手順で業務をおこなっているのか明確します。間違いやすい部分が見つかれば、それを随時ノートにメモをしておきましょう。
また、実際に作成する際には、できるだけ簡潔な文章になるよう心がけてください。長文が続いてしまっては、後任者にとって読みにくい資料になりかねません。途中画像や図表を挿入するなど、できるだけ要点のはっきりしたものになるようにしましょう。
引き継ぎ資料の作成にはマニュアル作成ソフトの活用がオススメ
わかりやすい引き継ぎ資料を作成しよう、と言っても、ややこしい業務内容を「わかりやすく」文書にまとめるのは簡単ではありません。画像や図表を挿入するのだって、パソコン操作がそれほど得意でない方にとっては難しいことです。
そのような方には、マニュアル作成ソフト「Dojo（ドージョー）」の使用をオススメします。Dojoは、専門知識や特別な技術がなくても簡単に操作可能です。画面に表示される指示に従って操作するだけで、アプリケーション画面のキャプチャをとったり、文面の編集をしたりすることができます。画像や図表の挿入も楽々おこなえるので、誰でも容易にわかりやすい引き継ぎ資料を作成することができますよ。
引き継ぎ資料は後任者が仕事をスムーズにおこなうために必要不可欠なものです。不備があっては後任者の業務だけではなく、会社全体に影響を与えかねません。
これから引き継ぎをするという方は、ここで紹介したことを参考にして、抜けのない、誰が読んでも理解できる引き継ぎ資料の作成をするようにしてください。
