企業が効率化のために業務を外注するのが「アウトソーシング」と呼ばれる取り組みです。そして、アウトソーシングは目的に応じてさまざまな種類があります。ここでは、アウトソーシングの一種であるBPOの特徴と導入事例、そしてメリットについて解説します。
BPOって何？特徴を理解しよう
企業が業務の一部を外注するアウトソーシングは、ビジネスチャンスを広げる手段として広まりました。また、社内で負担になっていた業務を外部委託することで効率化にも役立ち、健全な社内環境も確立できるようになったのです。そして、アウトソーシングの一種であるBPOも高い注目を集めています。BPOとは「ビジネス・プロセス・アウトソーシング」の略です。一般的なアウトソーシングが外注先に指示を出して業務を遂行してもらうのに対し、BPOでは業務のプロセス、根幹をなすアイデアから外注先に委託をします。場合によっては、商品の立案からマーケティング、生産から販売、宣伝にいたるまで全てのプロセスをまるごと任せることもありえます。BPOの最大の特徴は、委託した業務については主導権を外注先に譲ってしまう点です。業務内容の報告は受けるものの、基本的には外注先が用意したプロセスを信用します。あくまでも自社が計画したプロセスに基づいて業務を委託していた従来のアウトソーシングとは大きく異なるビジネスモデルといえるでしょう。
BPOの導入事例
BPOは適用範囲が広く、業種を問わずさまざまな業務にあてはまります。中でも事務作業のBPOは目立つ導入事例だといえるでしょう。これまで、事務作業をアウトソーシングする際には自社のシステムに外注先が合わせるケースが一般的でした。しかし、BPOにおいては外注先の用意したシステムに任せるのが特徴です。事務に関連するすべての作業を外注先に頼んでしまうため、外注先が自社とは異なるシステムを用いていても問題にはなりません。特定の商品をBPOによって生産販売するビジネスもあります。たとえば、ある大企業が他の中小企業の扱っている商品に強い魅力を感じたとします。そこで、同系統の商品を開発から販売にいたるまですべて委託し、売上をシェアするのです。自社にはないノウハウで商品を増やせるだけでなく、他社のブランドイメージも利用できるなどのメリットが生まれる方法です。また、社員教育の現場でもBPOは採用されています。自社でマニュアルや講師を用意する手間が省けるので、大幅な効率化へとつながります。
BPOにはメリットがたくさん
BPOは的確に行えば数々のメリットを享受できます。中でも、自社の労力を節約できるのは最大のメリットでしょう。ノウハウが確立していない業務に対して、一からプロセスを作り上げていく手間が省けます。そして、必要な人員や設備を新たに追加することなく、新しい分野に進出できます。BPOは多様化するニーズに応えていくため、企業にとって積極的にチャレンジしたい取り組みです。ただし、BPOを成功させるためには社内全体でメリットを理解し、目的を共有する必要があります。そのために重要なのは社内教育ですが、担当者も受講側も時間がない中で、十分な準備ができないままスケジュールをこなしていくだけの内容になりがちでした。しかし、マニュアル作成ソフトを利用したeラーニングシステムによって、社内教育の質は大幅に上げられます。社内教育に向いたソフトを選び、BPOについて深く学べば社員全員で一つの方向を目指せます。業務効率化の第一歩として質の高い教育を実践しましょう。
業務効率化に悩んでいる企業は積極的にBPOを取り入れると、社員のストレスの軽減に役立ちます。BPOの目的・段取りを社内で共有するためには、効果的な研修を助けるマニュアル作成ソフト『Dojo（ドージョー）』を使った社員教育が非常に有効です。
