業務の効率化を検討するとき、アウトソーシングは注目度の高い解決策となっています。しかし、実際の業務を委託する上で、作業マニュアルを作成する時間が取れないこともあるでしょう。また、委託する上での指示など、品質や成果の管理面もまた課題となります。そこで、いかに効果的にアウトソーシングを活用すればいいのか、BPOを交えて紹介します。
BPOとは？
これまで社内で行ってきた業務を社外の組織に委託するアウトソーシングですが、その内容はスポット的な業務や一部の作業に限られていることも少なくありませんでした。なぜなら、委託する際に作業マニュアルを作る手間が負担となり、また、委託する内容を広範囲にしてしまうことで品質面の管理が難しいと懸念されるケースもあったからです。しかし、そんな状況のなかでBPOという新しい業務委託のスタイルが注目されるようになりました。BPOとはビジネス・プロセス・アウトソーシングのことで、長期的な業務委託を担えるアウトソーシングが大きな特徴です。ビジネスの効率化がより長期的なスパンで求められるようになり、委託業務にも専門的なスキルと細やかな連携が求められるようになりました。つまり、アウトソーシングの初期に多く見られた単発的な委託だけにとどまらず、さらに高度なニーズにも対応可能なビジネスのパートナーが求められるようになったのです。
アウトソーシングとBPOの関係
業務委託で結果を出すためには、こちらが求めている成果を的確に伝える必要があります。しかし、それは簡単ではありません。だからといって、分厚いマニュアルを時間を掛けて作成するのは効率的な解決策とはいえないでしょう。アウトソーシングが有効な解決策だと理解していても、より主幹的な業務委託に踏み切れなかった理由は、意思伝達のスピーディさに業務上の限界があったからでしょう。実際にBPOを導入すると、パートナーとなった外部業者が社内のより主幹的な業務を担当します。その内容は単純な業務だけでなく、幅広い専門的な業務も行ってくれるので効果も期待でき、効率的な解決策として注目されるのも納得できるはずです。アウトソーシングからBPOへと業務委託のスタイルが変化していくなかで、うまく稼働させるためにはより密接なパートナーとの連携が重要になります。
BPOで業務を効率化できる
社員育成などの教育プログラムは、企業の業績にも大きな影響を与えます。しかし、短期的に内部組織を構築することは難しく、とくに専門的な業務となればさらに時間的にもコスト的にも負担が増すことでしょう。即戦力が特徴のBPOは、アウトソーシングでは補いきれなかったサポート力も強みを発揮します。また、BPOを上手に活用できれば社内作業を大きく切り分けられ、自社の強みに特化した戦略に力を注ぐことも可能です。このあたりを比べただけでも、かつてのアウトソーシングからBPOへと委託方法を変えるメリットは大きいはずです。ビジネスパートナーを得ることで期待されることは、自社以外の強みを柔軟に取り入れる業務スタイルの変化ではないでしょうか。自社の内部で手が回らないからアウトソーシングを検討するというだけでなく、多角的な意味での解決策が連携を通じて強く求められようとしています。さらに、自社内部だけでは読みきれない局面で、頼れるビジネスパートナーを持つことが解決のヒントにつながるのであれば、BPOの持つ役割はますます拡大されてくることでしょう。そのためには、意思伝達の効率化とビジネススタイルの共有化、ビジネスパートナーとの距離感も重要な要因となってきます。いかに相手の専門的な強みをこちらのスタイルに反映させることができるのか、単なるサポート役ではなく、協力者としての関係性がBPOではさらに重要とされています。
BPOでは、いかにビジネスパートナーとの意識を共有できるのかが重要です。パートナーが見つかっても、相手の強みを生かせなければ、より良い関係とはいえません。そんな時に、マニュアル作成ソフト『Dojo』（ドージョー）を使うのが効果的です。このDojoの特徴は自動作成機能を持ち、時間を掛けずに必要なマニュアルを簡単に作れます。作業の変更にもすぐに対応でき、より密接なパートナーシップには欠かせません。
