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もう慌てない、仕事の引き継ぎを円滑にするポイント

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自分がこれまで担当していた仕事を誰かに引き継ぐということは、仕事をする人誰にでも起こりうることです。業務が円滑に引き継げないと、その後のトラブルの元になり、前任者である自分自身の印象が悪くなる原因にもなりかねません。
では引き継ぎのときにはどんなトラブルが起きやすく、また事前にトラブルを回避するためにはどうすればいいのでしょうか。

仕事を引き継ぐ際に起こりやすいトラブル

引き継ぎをするときに発生するトラブルには、さまざまあります。中でも、よくありがちなトラブル2つをご紹介します。

【後任者に「引き継ぎを受けていません」と言われてしまった】
仕事の引き継ぎときのトラブルの中でも、特に口頭で引き継ぎを行った場合に起こりやすいトラブルです。
仕事の引き継ぎを全て口頭で行うと、たとえ伝える側は「全部教えた」と思っていても、後任者が「全部理解した」とは限りません。後任者側は仕事を覚えることに必死なので、疑問点や不明点が見えづらい状態です。また引き継ぎ資料が残っていない状態で後任者が「引き継ぎを受けなかった」と言ってしまえば、それは前任者の責任になってしまいます。

【引き継ぎの時間が足りない】
良かれと思って丁寧に引き継ぎをする人や、急な異動や退職で引き継ぎまで時間がほとんどないときに起こりやすいとされるトラブルです。
丁寧に引き継ぎをしようとして、仕事を1つ1つ教えた結果、最後は駆け足になり雑な教え方になるケースもあります。こうなると、最初に丁寧に教えてもらえたことは理解していても、ほかが分からずに後任者が困る原因になります。

事前の準備が大切、トラブル予防策

引き継ぐ際のトラブルは、伝える側と伝えられる側の認識の違いによるものや、伝達ミスが原因であることがほとんどです。認識の違いを埋めるための用意や、伝達ミスをできるだけ少なくすることが大切になります。

【必ず文章で伝達を、口頭のみはミスの元に!】
引き継ぎを確実にするためにも、マニュアルは文章化することがポイントです。こうすると、後任者に分かりやすいだけでなく、自身がきちんと仕事を引き継いだという証拠にもなります。職場にマニュアルがすでにあれば、それを活用することで効率的にマニュアルを作成できます。自分が仕事をする中で得た知識を含めたものを用意すれば、後任者にも喜ばれます。
また、説明の要点を絞りやすくなるので、後任者がきちんと仕事内容を理解できたかまで確認する時間の確保につながります。

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マニュアル専用ソフトを使って、より効果的な引き継ぎを

マニュアルを自分で作る場合には、マニュアル作成ソフト「Dojo(ドージョー)」の使用をおすすめします。専門的な知識を必要とせず、簡単な操作だけで効果的なマニュアルを作ることが可能です。画像や図表の挿入も容易ですから、後任者が未経験者であっても簡単に業務内容を理解できるマニュアルにすることができるでしょう。

引き継ぎは仕事場を離れるときにおこなう、とても重要な仕事です。きちんと引き継げていないと、後々まで会社で噂になったり、後任者に負担がかかり過ぎて退職の原因になったりすることもあります。
急な引き継ぎにも対応できるように、年に1度は業務をマニュアル化して振り返るなど、事前に準備しておくのもおすすめですよ。

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