業務をスムーズに遂行するために必要な社内マニュアル。あるとないとでは業務の効率に大きな差が出るものです。
しかし社内マニュアルはただ作ればいいというわけではなく、ポイントを押さえて読みやすいものにする必要があります。
ここでは読みやすい社内マニュアルの作成をする際のポイントをご紹介します。
その業務の目的を明確にする
社内マニュアルは、ただ業務の手順を箇条書きのように書き連ねるだけではいいものであるとは言えません。なぜその作業を行うのか、未経験の社員が分からなければ、ただロボットのように書かれていることに従って動くだけで、業務が効率化しないからです。
社内マニュアルには、その業務の持つ意味や目的を明確に記載しておく必要があります。何のためにこの業務をするのか、それが会社にとってどのような意味があることなのか、この業務は誰に引き継がれて、どのように処理されるのかといった、業務の全体像がわかるようなマニュアルにすることで、社員ひとりひとりの意識も高まり、業務がよりスムーズに遂行されることでしょう。
作業のチェックリストを作る
社内マニュアルには、当然作業工程や仕事の流れを記載します。そこに書かれている手順に沿って作業をしながら、仕事を覚えていくことになるわけですが、ただ読み進めているだけでは、そのノウハウが確実に定着しているかどうかがわかりません。
作業ごとにチェックリストを作り、きちんと覚えたらチェックをつけるようにします。そうすることで業務品質を安定させられ、チェックできなければ次へ進めない、という形にすることで、業務上のミスを大幅に減らすことができるようになるでしょう。
読みやすい文章、構成にする
社内マニュアルは基本的に、文章で業務工程を説明することになります。作業の手順が多いと、長い文章で説明したくなってしまいますが、文章は長くなると読みづらくなってしまいます。一般的に名文と呼ばれるものが短い文章であることからも分かるように、入ってきやすい文章というのは短いものです。一文は長くても40～50文字以内に抑え、文法構造もシンプルなものになるよう心がけましょう。
また、業務上必要な単語は仕方がありませんが、過度な専門用語の使用も避けたほうが無難です。どうしても必要な専門用語については意味の説明を併記しておくなど、未経験者でも難なく読める文章にすることが重要になります。
マニュアル作成ソフトを使い、画像や図表を挿入する
分かりやすいマニュアルを作成するのであれば、どうしても文章による説明だけでは限界があります。画像や図表を挿入することで、マニュアルの理解しやすさは格段に向上します。
パソコンのソフトウェア操作の説明をする場合も、実際の操作画面のキャプチャをとってマニュアルに挿入するだけで、文章だけでは伝わりにくかった部分がより明確に理解しやすくなるでしょう。
画像や図表を挿入するのは難しそう、と不安に思う方もいるかもしれません。そのような方には、マニュアル作成ソフト「Dojo（ドージョー）」の使用をオススメします。専門知識を必要とせず、簡単な操作だけでパソコン画面のキャプチャをとって、マニュアルに挿入できます。誰であっても簡単に、読みやすいマニュアルを作ることができるソフトウェアです。
社内マニュアルは業務の効率化に必要不可欠です。まだ整備していないのであれば、ここで紹介したことを参考にして、読みやすいマニュアル作成をしてみてください。
