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社内マニュアルで業務効率化!社内マニュアルの重要性

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業務のやり方を標準化し、業務の効率を向上させるために必要な社内マニュアル。社内マニュアルが整備されているのとされていないのとでは、業務の効率だけではなく、仕事の成果にも差が出ます。

社内業務を標準化し、社員が業務をスムーズに遂行できるようにしましょう。ここでは業務を効率化するうえで欠かせない社内マニュアルの重要性についてご紹介します。

社内マニュアルを作る重要性

社内マニュアルとは、会社内の業務について、その手順や方法などを文書化し、誰でもその作業に必要なノウハウを共有できるようにするための手引書のようなものです。
社内マニュアルを作ることにはいくつかのメリットがあります。いずれも会社を運営するうえで重要な意味を持つメリットです。

  • 未経験者でもすぐに仕事を覚えらえられるようになる
  • 業務を標準化し、よりよい仕組みになる
  • 業務の成績評価がしやすくなる

未経験者でもすぐに仕事を覚えられるようにする

社内マニュアルを整備しておくことで、その業務の経験がない新入社員であってもすぐにその仕事を覚えることが可能になります。そのため、社内マニュアルを作る際は、その業務に関する専門的な知識を持っていない人でも理解できるよう工夫して作ることがポイントです。

また、未経験者が社内マニュアルを使って仕事を覚えられるようになれば、先輩社員や前任者がその業務について教育するという時間が削減できます。育成にかかる時間やコストを大幅に削減することにもつながるでしょう。

業務を標準化し、よりよい仕組みにする

社内マニュアルを作るには、まず業務内容を1からまとめて標準化する必要があります。作業をひとつひとつ確認しながらの作業になりますので、それまで感覚的に行っていた仕事の進め方を見つめなおすきっかけになります。

よりよい作業の進め方を業務の標準にすることで、前項で紹介した通り未経験者であってもすぐに前任者と同じように業務を行えるようになったり、マニュアル作成のために作業を見つめなおすことで、無駄やムラの少ない、よりよい作業手順が見つかったりするのです。

業務の成績評価がしやすくなる

業務が標準化されていないというのは、仕事に対する評価基準がないということになりますので、成績評価が難しくなってしまいます。標準がないと、ただ単に「よりよい方法」を知る機会がなかっただけの可能性も出てくるからです。しかし社内マニュアルで標準化することで、皆が同じ知識を持ったうえで、同じ方法により業務を遂行することになります。それにより、ひとつの業務に対する成績評価がしやすくなり、誰がどの業務に適しているかどうかがわかるようになるのです。適材適所に人員を配置しやすくなり、会社全体の仕事が効率化することでしょう。

社内マニュアルを作成するなら、マニュアル作成ソフトを使おう

社内マニュアルを作るのは骨の折れる作業だと思っている人も多いと思います。しかし、マニュアル作成ソフト「Dojo(ドージョー)」を利用すれば、誰でも簡単に読みやすい社内マニュアルを作ることが可能になります。簡単な操作でキャプチャを取り込んだり、動画やアニメーションをマニュアルに落とし込んだりすることができますよ。

社内マニュアルは業務の効率化をはかる上で欠かせないものです。まだ整備していないというのであれば、ここで紹介したことを参考にして作成してみてください。

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