業務上の作業を効率化するには、その作業に関する手順が記されたマニュアル（操作手順書）の存在が必要になります。操作手順書があることで、例えばコンピューターやソフトウェアを取り扱う業務の担当者が変更になったとしても、後任者は操作手順書を読むことで業務の手順を把握できるようになるのです。その結果前任者と後任者との仕事の精度に差が生じにくくなり、常に一定の成果を上げられるようになります。
ここでは、作ることで作業の効率化を図れる操作手順書の重要性についてご紹介します。
操作手順書の目的
操作手順書というのは、システムマニュアルとも呼ばれる、機械やコンピュータシステム、ソフトウェアなどの操作方法についての説明が記載されているマニュアルのことです。
システムの基本的な使い方をはじめ、間違いが起こりやすい場面についての注意喚起なども併記されており、利用者がどのような状況になっても迷わずに作業を遂行できるようにすることを目的としています。
操作手順書の重要性
操作手順書を準備しておくことは、システム操作上のミスを少なくするために必要なものになります。ただ、操作手順書は、個人や部署内におけるミス防止対策になるだけではなく、会社全体で考えても重要度の高い存在です。
操作手順書を整備し、あるシステム操作における作業手順を標準化させておくことで、誰でも同じ操作を行えるようになります。当然、そこから得られる仕事の成果も担当者の違いによる差が生まれにくいものになるでしょう。
仮にシステム操作の担当者がその場にいなかったとしても、別の人が操作手順書を見ながら作業することができるなど業務を滞らせることなく、会社を運営し続けることが可能になります。また、急遽担当者が変わってしまうような場合でも、教育にかける時間や費用を削減できるなど、スムーズな育成が可能となります。
操作手順書は読み手を意識して作る
操作手順書の作成は、システムについて知識が豊富なシステム設計の担当者などがあたることが一般的です。しかし、自分がシステムに精通しているからと言って、難しい専門知識をそのまま書き出してはいけません。
操作手順書を作る際に忘れてはいけないのが、「読み手は知識を持っていない」という点です。そのため操作手順書は、システムについて詳しくない人が読んでも理解できるように作成する必要があります。
ただ単に手順を書き連ねるのではなく、専門的な用語が登場した際には注釈をつけたり、ほかの言い回しがあるような単語はひとつの書き方に統一したりするなど、何度も同じところを繰り返し読まなくては理解できないようなものにならないよう工夫しましょう。
また作業の手順について書くときは、すべてを言葉のみで説明しようとすると限界があり、文量を増やせば増やすほどややこしく複雑になってしまいます。画像や図表を入れるなどすることで、より読みやすい操作手順書になります。
操作手順書を作るならDojoを使おう
操作手順書の作成には、マニュアル作成ソフト「Dojo（ドージョー）」の使用がおすすめです。専門的な知識を必要とせず、簡単な操作だけで、ソフトウェアの操作方法やキャプチャを自動で取得し、編集することができます。画像や動画の挿入も容易に行えますよ。
操作手順書があることで個人の業務を効率化することができます。会社全体にとってもメリットが多い操作手順書。まだ整備していないというのであれば、ここで紹介したことを参考にして作成してみてください。
