残業して仕事を終えたら、また次の仕事で残業。こんな生活から早く抜け出したいと思っても、なかなか抜けられないのが残業地獄の辛いところですよね。残業続きで疲労が蓄積されていては作業効率も下がる一方です。そんな残業の日々に終止符を打つために取るべき業務の効率化と改善策をご紹介します。
マルチタスクの徹底管理
グループで複数の大きな仕事をこなす場合は、一人ひとりに複数の仕事を割り振るマルチタスクが効率的です。仕事を細かくすることで、一つの仕事に対する責任やリスクを減らし、作業の能率をあげることができます。しかしながら一方では、一人に対して与えられる業務の数や情報が多すぎるとミスを招きやすくなるというデメリットもあります。毎日仕事の前に今日の業務を確認できるように、マルチタスクの管理は部署・グループ全体できちんと行うようにしましょう。頭の中にスケジュールを詰め込んだだけでは、仕事をしているうちに必ず混乱してしまいます。個人ごとに手書きのメモやTo Doリストを作らせ、一日の仕事内容を管理させるようにしましょう。手書きにすることを習慣化させることが大切です。スケジュール帳や付箋などを有効活用するようにしましょう。
朝から前倒しで仕事
そこまで頑張りたくないと、始業前から仕事をすることに残業以上に抵抗感が感じる人も多いかもしれません。しかし、朝一というのは仕事の能率が一番上がりやすいお得な時間帯です。寝ている間に脳に詰め込まれた情報がリセット＆整理されているため、朝は頭の中がクリアになって集中力が上がります。始業前のわずかな時間に溜まった仕事の整理をしたり、机周りの掃除をしたりして、一日の仕事の能率を上げると良いでしょう。結果的に残業がなくなったり、早めに退社できたりと、時間にゆとりが持てるようになります。個人単位で実践するのが難く会社全体の取り組みとする場合、社員一人ひとりに始業前に働くメリットを理解してもらうことが大切です。時間外労働を押し付けられたと感じてしまうと、上がるはずだった能率も逆に下がってしまいかねませんので気をつけましょう。
「残業＝恥ずかしい」という意識を持とう
日本の社会においてこれだけ残業が横行しているのは、根底に「残業＝偉い、評価される」という価値観が根強く残っていることが原因としてあります。
時間外労働をするということは、それだけ個人の能力が低いか、企業が過剰な仕事量を社員に押し付けていることが原因です。残業は今すぐ改善すべき問題であり、決して褒められることではないので、残業は悪いことだという認識を強く社内で共有することが大切です。どうしても残業することになったら、何がいけなかったのか業務を見直す反省会を開く、定時前にその日の仕事を提出させる、残業したらペナルティを課す、定時以降はパソコンに触らせないなど、改善できる工夫をするようにすると良いでしょう。また、残業がダメだからといって、自宅に仕事を持ち帰らせるのも当然してはいけません。個人に決められた仕事量以上を押し付けてしまうことは、会社の体制に根本的な問題があります。上の地位にいる社員ほど、会社全体の仕事量をきちんと把握できるようにしましょう。
残業に関する新しい社内ルールを作るときは、「Dojo（ドージョー）」のマニュアル自動作成ソフトを使ってみてはいかがでしょうか。テンプレートも豊富で画像の貼り付けやテキストの変更など簡単にできます。最初は簡易的なものを作り、徐々に密度のあるマニュアルにできるでしょう。
職場環境の改善は人や働き方を良くする
一人ひとりの力が合わさることで、会社という巨大な組織は動いています。そのため、今まで当たり前だった働き方を少し見直すだけで劇的な改善が生まれることもあります。「残業して頑張ればなんとかなる」という考え方を、「頭を使って効率を上げる」という考え方に切り替えて、働く環境を積極的に変えていきましょう。
仕事の能率が上がれば、結果的に人件費を削減でき、光熱費などの無駄を抑えることにも繋がります。何より、社員一人ひとりの心にゆとりが生まれるため、社内の雰囲気が明るくなる可能性もあります。残業続きのネガティブな循環を断ち切り、ゆとりのあるポジティブなワークスタイルを獲得することで、素敵な人生を送ってください。
