会社の都合で部署を異動や退職する際、必要な作業に業務の引継ぎがあります。引継ぐ人が責任を持ってきちんと行わなければ、会社に迷惑をかけることになります。ここでは、引継ぎの際に起こりがちなトラブルと、効率的な引継ぎ作業の方法についてご紹介いたします。
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よくある業務の引継ぎトラブル！その内容は？
会社員なら多くの人が経験する可能性の高いのが業務引継ぎ作業です。自分が今までやっていた業務を後任者へ引継ぐことですが、思っている以上にトラブルが多く見受けられます。なぜなら、自分が知っている内容を他人に教える場合には、伝達漏れが起こりがちだからです。特に後任者が経験の浅い人であれば、十分に時間をかけて一緒に業務を行いながら引継ぐことが望ましいでしょう。しかし、往々にして「引継ぎ時間が足りない」「前半丁寧に教えすぎて後半時間切れが起こる」など、スケジュールに問題があることが考えられます。さらに、「マニュアルがない」「引継ぎ資料が分かりにくい」という問題もあるでしょう。前任者がいなくなった後には、後任者は残されたマニュアルに頼るしかありません。なるべく、分かりやすく明確な資料作りを心がける必要があります。
テンプレートがあれば引継ぎ時間が短縮できる！
引継ぎ時間が限られている場合には、業務内容を時系列に教えるよりも、アウトラインを説明してから細かいところはマニュアルを読んでもらうという方法の方が効率的です。しかし、一方で、引継ぎ者は自分の業務をこなしながら、引継ぎ作業を行うために負担が大きくなるでしょう。マニュアル作りにも工夫が必要で、後任者が読んだだけで業務ができるようにしなければいけないため、責任重大です。内容はもちろんのこと、見やすいレイアウトであることも大切といえます。そのため、マニュアルを作る場合に、あらかじめテンプレートがあるとスムーズな資料作成ができ、結果的に引継ぎ時間を短縮することができると考えられます。マニュアル作成のテンプレートを会社として用意し、社員へ利用を推奨すれば、組織全体の業務効率アップにつながるでしょう。
テンプレートがあれば伝え漏れを防止できる！
前述のように、引継ぎ業務トラブルの代表的なものは伝達漏れです。教える側がうっかり説明に不備があっても、その業務を知らない人にとっては「何が抜け漏れか」気づけないからです。「何か質問ある？」と言われても、そもそもの知識が浅いと何を質問していいか分からないということもあるでしょう。この場合、実際に業務を始めてからいろいろ質問したいことが出てきてしまいます。そんなときに、分かりやすいマニュアルがあれば、引継ぎ時に説明を受けた内容を思い出しながら、スムーズに業務を進めることができます。マニュアルは図解やグラフなど視覚的にも分かりやすいものが求められます。マニュアル作成時にテンプレートがあれば、伝えなければいけないすべての内容を網羅することができるため、伝え漏れを防止することができるでしょう。
マニュアル作成ソフトDojoならマニュアルを自動作成可能！
自動マニュアル作成ソフト「Dojo（ドージョー）」は、マニュアル作りの工数を最大96パーセント削減できるとして、業界、規模問わず多くのクライアント企業からの支持を集めています。誰でも手軽に質の高いマニュアル作成ができるため、引継ぎ作業に無駄な時間をかけることもありません。
従来のマニュアル作りは、「画面のキャプチャーを文書作成ソフトに貼って」というテキストで指示を記載の作業の連続でした。しかし、Dojoを利用することで作業が自動化されるため、大幅な工数削減になります。また、できた資料を配って終わりではなく、更新も簡単にできるので常に最新の情報を共有することが可能です。さらに、分かりやすいマニュアル作成のための機能が数多く搭載されており、動画やエフェクト、スマホで撮影した写真の取り込みなども手間なくできます。Dojoを使って引継ぎの作業工数をおさえ、後任者に感謝されるマニュアル作成をしましょう。
