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仕事を効率よく進める「業務マニュアル」作成の手順

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仕事の内容がマニュアル化されていれば、社員間での業務内容の共有や手順確認などが容易になり、正確で効率的な作業の実現に役立ちます。

しかし、業務マニュアルの必要性を感じていたとしても、業務内容を把握してマニュアル化するというのは片手間でできる仕事ではありません。マニュアルを作成したいがどのように制作を進めたら良いかわらかないと感じている方もいるのではないでしょうか。ここでは、業務マニュアル作成の手順とポイントをご説明します。

手順1業務マニュアル制作の概要を決める

業務マニュアル制作において、最初に明確にすべきなのはマニュアル制作の目的および対象者です。何のためのマニュアルを、誰のために制作するのかがしっかりと決まっていないと、必要な内容が記載されていなかったり不要な内容が記載されていたりといったことが起こりがちです。

目的や対象者が確定したら、合わせてマニュアルの仕様についても大まかに決めておきます。オンラインマニュアルなのか、印刷物なのか。マニュアルのボリュームについては、制作を進めてみないと正確にわからない部分もあるかもしれませんが、制作進行の目安として見積もっておきましょう。仕様がまとまったら、それに応じた制作スケジュールや制作メンバーについても最初に決めておく必要があります。

手順2ヒアリングで業務内容を把握する

制作の概要が決まったら、スケジュールに沿って制作を開始します。

まずは業務に関する情報収集を行います。管理者や責任者に対して業務全体の概要のヒアリングを行った後、各業務の担当者に対して具体的な作業内容などのヒアリングを行いましょう。合わせて必要な資料なども収集します。

手順3情報を整理し、業務マニュアルの構成を決める

ヒアリングした内容をまとめ、情報を整理します。工数や業務フロー図を書き出しつつ、改善点がないかもチェックします。業務フローと集めた資料の関連付けなども合わせて行いましょう。

整理した情報にもとづいて、業務マニュアルの構成を決めます。作業の手順だけではなく、業務の目的やコツなどについても共有できる構成にするのが大切です。

手順4原稿を作成する

構成に従って、マニュアルに掲載する原稿を作成します。テキストおよびフロー図、写真などを用意し、各ページのレイアウトを決定しましょう。

手順5内容チェックおよびブラッシュアップ

原稿が完成したら、その業務にかかわる人たちに共有して内容のチェックを行います。不足事項や改善点などを出し合い、反映すべき内容については加筆・修正して仕上げます。

一通り反映できたところで、制作した業務マニュアルの運用を開始しましょう。

業務マニュアル作成の手順とポイントをお伝えしました。一度きちんとした業務マニュアルを作れば、今後はそれをベースに改定や改善を加えていくことができます。

マニュアル作成のためのメンバーや期間を決めて、プロジェクトとして業務マニュアル作成に取り組むことをおすすめします。

業務マニュアル作成におすすめなソフトは?

業務マニュアルの作成を始める前には、メリットやデメリット、更新性なども鑑みてどのソフトで作成するのが良いかも決定する必要があります。文書作成ソフトやDTPソフトを使用するのも良いですが、使いこなすためには専門知識が必要なソフトも多く、編集のためにあらたな人材のアサインや外注が必要になることもあるでしょう。

おすすめは、マニュアル作成に特化した専用ソフト「Dojo(ドージョー)」です。自動化されたシステムで誰でも手軽に使えるうえに、誰が作っても高品質なマニュアルに仕上がるのが魅力です。

マニュアル作成に取り組む際は、ぜひマニュアル作成ソフトの導入もご検討ください。

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