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使いやすいマニュアルを作ろう!マニュアル作成のコツ!

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業務を円滑に遂行するために必要なマニュアル。しかし、ただ作ればいいというものでもありません。業務の効率化を目指したいのであれば、使いやすいマニュアルを作る必要があります。

ここでは、より役に立つマニュアルを作るための、マニュアル作成のコツをご紹介します

マニュアル作成のコツ1:読みやすい文章で書く

基本的にマニュアルは、その業務経験のない人が読むことになります。書き手(マニュアル作成者)にとっては当然分かることでも、読む側の人間にとっては分からないということがあるものです。

読み手の側に立って、読みやすい文章で書くように心がけましょう。例えば、一文を無駄に長くしすぎない、専門用語を多用せず、どうしても必要な場合は意味をその都度説明するなどです。

また、表記にルールを作り、同じ用語は表記を統一する(例:「おこなう」と「行う」など、表記のブレがないようにする)ことも、読みやすい文章を書くコツのひとつでしょう。

マニュアル作成のコツ2:チェックリストを作る

文章だけが続いていると、読む側はどうしても読み飛ばしてしまいがちです。

使いやすいマニュアル作りのコツのひとつに、重要なポイントに関してチェックリストを作るというものがあります。重要な作業工程に関してチェックリストを作っておくことで、読み飛ばしを防止し、なおかつ業務をきちんと行えているかどうか、読む側にとっての指標にもなります。

マニュアル作成のコツ3:注意点やポイントを記載しておく

業務の工程を羅列するだけでは使いやすいマニュアルであるとは言えません。全体の流れのほかに、工程ごとの注意点(よくある失敗など)や、スムーズにその工程を遂行するためのポイントを記載しておくといいでしょう。

イレギュラーな事態が発生したときの対処法(誰に聞くといいか、など)があると、より円滑に業務を遂行しやすくなります。

また、注意点やポイントのほかにも、その工程の目的(どうしてその工程が必要か)なども併記しておくことで、業務工程の重要性も把握しやすくなり、マニュアルとしての効果が増大するでしょう。

マニュアル作成のコツ4:画像や表を使う

文章だけで説明することには限界があります。シンプルな作業であっても、文章だけの説明では理解しにくくなってしまうこともあるでしょう。画像や表などを挿入することで、無駄な文章を省略でき、より見やすく、使いやすいマニュアルになります

例えば、パソコンの画面上で行う作業であれば、実際にその画面のキャプチャ画像をとっておき、その画像にコメントを添えて解説するなどしておくことで、シンプルで分かりやすくなるでしょう。

マニュアル作成ツールDojoを利用する

マニュアル作成を効率よくおこないたいのであれば、マニュアル作成ツールの『Dojo(ドージョー)』がおすすめです。編集機能が豊富にそろっており、操作マニュアルを作成したいアプリケーションをDojo上で操作するだけで重要な部分の画面キャプチャが自動撮影されますので、画像付きで分かりやすいマニュアルを、誰でも簡単に扱うことができます。

使いやすいマニュアル作成のコツを4つご紹介しました。これからマニュアルを作ろうと考えている方は、ここで紹介したコツを参考にして、誰にとっても使いやすいマニュアルを作るようにしてみてくださいね。

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